Ajankohtaista

Yhteishankinta on kunnille hyvä tapa säästää sekä rahaa että työtunteja toiminnanohjausjärjestelmää hankittaessa. Masku, Mynämäki ja Nousiainen kilpailuttivat varhaiskasvatuksen järjestelmän yhdessä. Yhteinen kilpailutus tuntui selvästi kevyemmältä kuin se, että jokainen kunta ... Lue lisää »

Yhteishankinta on kunnille hyvä tapa säästää sekä rahaa että työtunteja toiminnanohjausjärjestelmää hankittaessa. Masku, Mynämäki ja Nousiainen kilpailuttivat varhaiskasvatuksen järjestelmän yhdessä. Yhteinen kilpailutus tuntui selvästi kevyemmältä kuin se, että jokainen kunta olisi vienyt hankintaprosessin yksin läpi. Yhteishankinnan tuloksena kunnat valitsivat Päikky-järjestelmän.

 

Yhteishankintaa veivät eteenpäin kolmen kunnan varhaiskasvatusjohtajat: Hanna Rousku (Masku), Erja Santanen (Mynämäki) ja Minna Halonen (Nousiainen). He olivat tehneet yhteistyötä varhaiskasvatuksen tiimoilta jo aiemminkin, joten hankinta oli luontevaa toteuttaa yhdessä.

 

 

Toiveena moderni varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmä

 

Järjestelmähankinta oli ollut kuntien budjetissa esillä jo vuosia. Uutta varhaiskasvatusjärjestelmää alettiin kartoittaa, koska halusimme toimivamman ja kokonaisvaltaisen varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmän.

 

— Meillä kaikilla oli sama järjestelmä käytössä aiemminkin, emmekä olleet siihen tyytyväisiä. Lähdimme etsimään modernia varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmää. Yhteistyö oli luontevaa, koska olemme vierekkäisinä pieninä kuntina tehneet muutenkin paljon yhteistyötä varhaiskasvatuksen saralla, Hanna Rousku kertoo.

 

Varhaiskasvatusjohtajat kiittelevät myös vertaistuen merkitystä.

 

— Esimerkiksi järjestelmäkoulutuksissa oli hyötyä useasta näkökulmasta. Joku huomasi aina kysyä jonkin asian, joka koskee lopulta meitä kaikkia, Erja tähdentää.

 

Kilpailutusvaiheen eteneminen

Hanna Rouskulla oli päävastuu hankkeen toteutuksesta, ja hän sai omasta kunnasta vahvan taustatuen hankinnan läpiviemiseen.

 

Ennen kilpailutusvaihetta varhaiskasvatusjohtajat tutustuivat eri järjestelmiin: miten ne toimivat ja mitä niillä on tarjota. Näin hanketta oli helpompi edistää.

 

— Teimme tarjouspyynnön Claudiaan ja kokosimme kriteeritaulukon pakollisista ja toivottavista vaatimuksista. Matkalla tuli yksi käytännön mutka: ensimmäinen kierros keskeytettiin lomakepohjan virheen vuoksi, ja kilpailutus piti tehdä uudelleen. Se siirsi käyttöönoton keväästä syyskuun alkuun, Rousku kertoo.

 

Kunnat valitsivat Päikyn, koska se täytti parhaiten laatu- ja kriteerivaatimukset.

 

Päikky selkeyttää varhaiskasvatuksen arkea

Päikyn käyttökokemukset ovat olleet kunnissa myönteisiä. Aiemmin asioita hoidettiin useissa kanavissa, mutta nyt Päikky kokoaa varhaiskasvatuksen asiat yhteen järjestelmään. Erityisesti sähköiset lasten asiakirjat, raportointi, huoltajien sovellus ja hallinnon toiminnot saavat kiitosta.

 

Näin Päikky helpottaa varhaiskasvatuksen arkea

 

Abilita kartoitti asiakaskokemusta laajalla kyselyllä marras-joulukuussa 2025. Tutkimus keräsi kattavan määrän vastauksia järjestelmiemme käyttäjiltä. Tulokset osoittavat, että Abilitan asiakaspalvelu on vahva kilpailuvaltti ja asiakkaat arvostavat järjestelmiemme konkreettista hyötyä päivittäisessä työssä. ... Lue lisää »

Abilita kartoitti asiakaskokemusta laajalla kyselyllä marras-joulukuussa 2025. Tutkimus keräsi kattavan määrän vastauksia järjestelmiemme käyttäjiltä. Tulokset osoittavat, että Abilitan asiakaspalvelu on vahva kilpailuvaltti ja asiakkaat arvostavat järjestelmiemme konkreettista hyötyä päivittäisessä työssä.

 

Päikky täyttää varhaiskasvattajien tarpeet

Tutkimuksessa kävi ilmi, että varhaiskasvatuksen ammattilaiset rakastavat Päikkyä. Päikky-järjestelmän Net Promoter Score (NPS), eli suositteluluku, on erinomainen +57. Tämä kertoo, että Päikky vastaa loistavasti käyttäjien tarpeisiin ja herättää vahvaa luottamusta.

Asiakkaat arvostavat Päikyn käytännönläheisyyttä ja sitä, miten se tukee varhaiskasvatuksen ammattilaisten työtä. Asiakaspalvelun ammattitaito ja nopeus tukevat positiivista käyttäjäkokemusta.

 

Asiakaspalvelu on Abilitan vahvin kilpailuetu

Tekoälyhaastattelussa 22 vastaajaa nosti asiakaspalvelumme esiin omin sanoin, ilman että siitä kysyttiin erikseen. Kaikki nämä 22 mainintaa olivat 100 % myönteisiä, ja ne tulivat lähes pelkästään suosittelijoilta (tärkeysaste 97,68 %). Nämä arvot tarkoittavat, että asiakaspalvelu on suoraan yhteydessä siihen, miksi asiakas suosittelee Abilitaa muille.

 

Erityisen korkeita arvioita asiakaspalvelussa saivat seuraavat osa-alueet:

• Tukipyyntöihin vastaaminen: 4,07/5
• Joustavuus kiiretilanteissa: 4,01/5
• Tekninen ammattitaito: 3,99/5

Asiakkaamme tietävät, että apua saa silloin kun sitä tarvitaan. Henkilökohtainen palvelu ja tutut tukihenkilöt luovat luottamusta ja turvallisuuden tunnetta. Me emme ole vain järjestelmätoimittaja – olemme kumppani.

 

Järjestelmämme tuottavat todellista arvoa

Vastaajista 86 % arvioi käyttämänsä järjestelmän hyödyllisyyden työssä arvosanalla 4 tai 5 (keskiarvo 4,26/5). Tämä on vahva osoitus siitä, että Abilitan ratkaisut vastaavat todellisiin tarpeisiin ja tekevät kuntasektorin ammattilaisten arjesta sujuvampaa ja tehokkaampaa.

 

Käyttäjät korostivat erityisesti:

• Joustavuutta – järjestelmät mukautuvat asiakkaiden tarpeisiin
• Monipuolisuutta – laaja valikoima toimintoja tukee erilaisia hallinnollisia tehtäviä
• Jatkuvaa kehitystä – Abilita panostaa uusiin ominaisuuksiin ja pitää järjestelmät ajan tasalla

 

Aina on myös parannettavaa

Tutkimustulos vahvistaa Abilitan aseman luotettavana kumppanina suomalaisille kuntaorganisaatioille. Yli 40 vuoden kokemus kunta-alasta, yhdistettynä jatkuvaan kehitystyöhön ja henkilökohtaiseen palveluun, muodostavat ainutlaatuisen kokonaisuuden, jota asiakkaamme arvostavat.

 

Tutkimus antoi arvokasta tietoa myös kehitettävistä osa-alueista, joita olivat:

• Proaktiivisuus asiakasyhteydenpidossa – asiakkaat toivovat mm. enemmän tietoa uusista palveluista ja mahdollisuuksista.
• Käyttäjäkokemuksen jatkuva parantaminen – helppokäyttöisyyden tulee olla keskeinen prioriteetti kaikessa kehitystyössä jatkossakin.

Olemme kiitollisia asiakkaillemme rehellisestä palautteesta. Se auttaa meitä kehittymään entistä paremmaksi kumppaniksi.

 

 

Varhaiskasvatuksen työvuorosuunnittelu on monimutkainen palapeli, jossa lasten vaihteleva määrä ja erilaiset hoitoajat, henkilöstön toiveet sekä muut arjen yllätykset asettavat omat haasteensa suunnitteluun ja seurantaan. Päikky Työvuoro helpottaa suunnittelua konkreettisesti: tieto ... Lue lisää »

Varhaiskasvatuksen työvuorosuunnittelu on monimutkainen palapeli, jossa lasten vaihteleva määrä ja erilaiset hoitoajat, henkilöstön toiveet sekä muut arjen yllätykset asettavat omat haasteensa suunnitteluun ja seurantaan. Päikky Työvuoro helpottaa suunnittelua konkreettisesti: tieto kulkee yhdessä järjestelmässä kaikille osapuolille. Työvuorojen suunnittelu selkeytyy ja nopeutuu, kun näet saman näkymän kautta sekä suunnitelman että toteutuneen työajan. 

 

Tammelan kunnan Tammitarhan päiväkodin johtaja Emmi Sundqvistin mukaan työvuorojen ja päivystysaikojen suunnittelu on helpottunut huomattavasti Päikyn myötä. ”Aiemmin työvuorot suunniteltiin Excelillä, mutta nyt ne tehdään sähköisesti, mikä on paljon vaivattomampaa. Lisäksi palkkasiirrot toimivat automatisoinnin ansiosta nopeasti ja sujuvasti,” hän summaa.

 

 

Päikky Työvuoro on moderni, selainpohjainen ohjelma, joka on suunniteltu nimenomaan varhaiskasvatuksen henkilökunnan työvuorojen suunnitteluun ja työajan laskemiseen. Ohjelma mahdollistaa yksinkertaisen ja tehokkaan työaikasuunnittelun toimipaikan koosta riippumatta. Työvuorojen suunnittelua helpottaa, kun lasten hoitoajat ja työntekijöiden työajat näkyvät samassa järjestelmässä.

 

Suunnitelma ja toteuma samassa näkymässä

Varhaiskasvatuksen arjessa tulee tilanteita, joissa kaikki ei mene kuten olet suunnitellut: huoltaja myöhästyy, lapsimäärä kasvaa, sijainen tulee toisesta toimipisteestä paikkaamaan tai työntekijän työpäivä pitenee. Päikky Työvuorossa suunnitelmat ja toteutuneet työaikakirjaukset näkyvät samassa näkymässä, mikä yksinkertaistaa sekä kokonaisuutta että yksityiskohtien hallintaa. Työntekijä voi kirjoittaa syyn esimerkiksi ylityöhön suoraan järjestelmään, jolloin se löytyy aina oikeasta paikasta.

 

Päikky Työvuorossa vastuu ei kasaudu yhden pääkäyttäjän harteille, vaan käyttäjiä voidaan lisätä ohjelmaan roolipohjaisesti. Tämä helpottaa työtaakkaa, sillä esimerkiksi esihenkilöt voivat käyttää samaa työkalua omilla oikeuksillaan, jolloin merkinnät ja hyväksynnät tehdään siellä, missä tieto tapahtumista on. Kun käyttäjiä on enemmän, prosessi ei kaadu yhden ihmisen harteille

 

Työvuorokoodit voit merkitä eri väreillä, mikä helpottaa visuaalista hahmottamista. Voit myös valita, haluatko näkyviin kerralla yhden ryhmän tai vaikka koko toimipaikan henkilöstön.

 

 

Memo-sovellus helpottaa työntekijöiden viestintää

Jos työvuorojen suunnitteluun liittyvä tieto kulkee paperilapuilla, sähköpostissa tai suullisesti kahvitauon lomassa, joutuu työvuoron suunnittelija metsästämään tietoa eri paikoista samalla kun inhimillisten virheiden riski kasvaa.

 

Päikky Työvuorossa tieto kulkee samassa järjestelmässä. Työntekijällä on käytössä Memo-sovellus, josta hän näkee omat vuoronsa, ryhmät ja työajat. Kun työntekijä haluaa kirjata esimerkiksi työvuorotoiveen, hän voi avata kalenterista kyseisen päivän ja kirjoittaa viestin, joka tulee näkyviin suoraan työvuorosuunnitelmaan.

 

Jos työaikapankki on käytössä, Memo näyttää myös oman työaikasaldon. Työntekijä näkee heti, paljonko tunteja on kertynyt, eikä kyselyillä tarvitse kuormittaa esihenkilön työtaakkaa.

Karstulan kunta uudisti varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmänsä, kun käytössä olleen Wilma-järjestelmän ylläpidon ilmoitettiin päättyvän vuoden 2025 lopussa. Karstulan tavoitteena oli löytää nykyaikainen, kokonaisvaltainen ja kustannustehokas ratkaisu, joka tukee varhaiskasvatuksen arkea, tiedonhallintaa ja ... Lue lisää »

Karstulan kunta uudisti varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmänsä, kun käytössä olleen Wilma-järjestelmän ylläpidon ilmoitettiin päättyvän vuoden 2025 lopussa. Karstulan tavoitteena oli löytää nykyaikainen, kokonaisvaltainen ja kustannustehokas ratkaisu, joka tukee varhaiskasvatuksen arkea, tiedonhallintaa ja lakisääteisiä velvoitteita.
 
Avoimessa hankintamenettelyssä Karstula kilpailutti järjestelmän, jonka tuli kattaa koko varhaiskasvatuksen prosessi aina hakemisesta ja päätöksenteosta maksatukseen ja Varda-tiedonsiirtoihin. Lisäksi vaatimuksina olivat vahva tietoturva, GDPR:n mukaisuus, mobiilikäyttö sekä sujuvat integraatiot kunnan muihin järjestelmiin.
 
Kokonaisarvioinnin perusteella Karstulan kunta valitsi Abilita Oy:n Päikky varhaiskasvatusjärjestelmän, joka tukee varhaiskasvatuksen arjen suunnittelua ja hallintaa. Erityistä arvoa toi myös suoraan Wilma-järjestelmästä optimoitu tiedonsiirto, joka keventää järjestelmänvaihdokseen liittyvää työmäärää varhaiskasvatuksen henkilöstölle.
 
Päikyn myötä Karstulan varhaiskasvatus saa käyttöönsä selkeän, mobiilisti toimivan ja toimintaa aidosti tukevan järjestelmän, joka helpottaa arjen työtä, parantaa tiedonkulkua huoltajien kanssa ja varmistaa sujuvan viranomaisraportoinnin nyt ja tulevaisuudessa.

 

 

Pirstaloituuko kuntasi taloushallinto useaan eri järjestelmään? Ostolaskuille on oma järjestelmänsä, toinen myyntilaskuille, kolmas kirjanpidolle ja raportointiin on omat työkalut. Jokaisen järjestelmän välissä on rajapintoja ja tieto siirtyy, jos siirtyy ja ... Lue lisää »

Pirstaloituuko kuntasi taloushallinto useaan eri järjestelmään? Ostolaskuille on oma järjestelmänsä, toinen myyntilaskuille, kolmas kirjanpidolle ja raportointiin on omat työkalut. Jokaisen järjestelmän välissä on rajapintoja ja tieto siirtyy, jos siirtyy ja usein sama tieto joudutaan syöttämään moneen eri järjestelmään.

Abilitan asiakkaat ovat luopuneet parhaimmillaan yli kymmenestä eri järjestelmästä siirtyessään käyttämään Unit4 ERP -toiminnanohjausjärjestelmää, joka keskittää koko taloushallinnon yhteen kokonaisuuteen. Suurin hyöty näkyy kunnan työntekijöiden arjessa, kun manuaalinen työ vähenee ja raportointi nopeutuu.

 

Unit4 ERP on Pohjoismaiden käytetyimpiä julkisen sektorin toiminnanohjausjärjestelmiä, vaikka Suomessa se on vielä suhteellisen tuntematon. Ruotsin julkishallinnon organisaatioista 92 prosenttia ja Norjan julkishallinnosta 70 prosenttia käyttää Unit4 ERP -toiminnanohjausjärjestelmää.

 

Manuaalinen työ helpottuu Unit4 ERP:n myötä ja kunnan työntekijöiden resurssit voidaan ohjata sinne, missä niitä eniten tarvitaan.

 

 

Helppoa peruskäyttäjälle, tehokasta taloushallinnon ammattilaiselle

Kunnissa on totuttu taloushallinnon järjestelmiin, joissa jokaiselle osa-alueelle on oma sovelluksensa. Unit4 ERP eroaa monesta kilpailijastaan siinä, että se on alun perin suunniteltu julkisten organisaatioiden talouden toiminnanohjaukseen, ei vain yksittäisen osa-alueen hoitamiseen. Käyttäjät kirjautuvat selainpohjaiseen järjestelmään ja näkevät rooliinsa sopivan näkymän. Peruskäyttäjä saa yksinkertaisen arjen työtä tukevan käyttöliittymän, talousammattilainen puolestaan syvemmät työkalut analysointiin.

 

Esimerkiksi ostolaskuja hyväksyvälle esimiehelle käyttöliittymä on yksinkertainen. Laskut tulevat selkeästi näkyviin, hyväksyminen onnistuu parilla klikkauksella ja tarvittava taustatieto löytyy samasta näkymästä. Talousammattilaiselle järjestelmä tarjoaa laajemman näkymän. Tapahtumiin voi pureutua rivitasolle asti ja yhdistää taloustietoa eri näkökulmista.

Unit4 ERP -toiminnanohjausjärjestelmä yhdistää taloushallinnon, henkilöstöhallinnon, palkanlaskennan, projektit sekä hankinnat ja ostot samaan järjestelmään.

 

Yhden kunta-asiakkaamme talousjohtaja kuvaa Unit4 ERPin mukanaan tuomaa muutosta näin:

 

— Aiemmin mietin, mihin järjestelmään kirjaudun, kun etsin tietoa. Nyt kirjaudun vain yhteen paikkaan. Sama tieto palvelee kirjanpitoa, laskujen käsittelyä ja raportointia.

 

Abilita tuo tämän Unit4 ERP -toiminnanohjausjärjestelmän kuntien tarpeisiin valmiiksi hiottuna ja kuntasektorin käytännön arjessa testattuna kokonaisratkaisuna.

 

 

Raportointityökalut osana järjestelmää

Raportointi on monen talousihmisen arjessa aikaa vievää ja hermoja koettelevaa työtä. Excel-taulukoita voi olla kymmeniä, ja yksikin väärä solu voi johtaa virheelliseen lopputulokseen.

 

Unit4 ERP:ssä raportointi on integroitu osaksi järjestelmää. Esimerkiksi kunnan tilinpäätökseen, osavuosikatsauksiin tai lautakuntaraportointiin tarvittavat luvut löytyvät samasta tietolähteestä. Eräs asiakkaamme kertoi, kuinka yli sata Excel-tiedostoa ja viikon työ tiivistyi muutamaan kymmeneen minuuttiin ja muutamaan klikkaukseen, kun raportointi rakennettiin Unit4 ERP:n varaan.

 

Taloushallinnon asiantuntijat huomaavat eron käytännön työssä: raporttien laatiminen ja tietojen tarkastelu nopeutuvat. Kun poikkeama havaitaan, siitä pääsee suoraan taustalla olevaan tositteeseen. Työ sujuu tarkemmin, nopeammin ja vähemmällä vaivalla.

 

Yhdessä kunnassa työarki muuttui näin:

 

— Täsmäytykset tehdään nyt huomattavasti nopeammin. Ohjelmassa on monta tapaa hakea lukuja ja tarkistaa tapahtumia. Ja mikä tärkeintä, voin itse rakentaa raportteja ilman, että tarvitsen erillistä raportointijärjestelmää tai IT-osaajaa.

 

Enemmän aikaa kunnan talouden johtamiseen

Unit4 ERP -toiminnanohjausjärjestelmän avulla kunnan taloushallinnon osaajilta vapautuu aikaa myös talouden johtamiseen. Järjestelmä mahdollistaa kattavan taloussuunnittelun: sen avulla laadit keskipitkän aikavälin talousstrategian, budjetit ja ennusteet, suunnittelet investoinnit ja hankkeet sekä seuraat henkilöstösuunnittelua ja sen kustannusvaikutuksia.

 

Moderni toiminnanohjausjärjestelmä tukee juuri niitä haasteita, joita julkinen sektori kohtaa tänä päivänä: niukkenevia resursseja, kasvavaa raportointivelvoitetta ja tarvetta kertoa läpinäkyvästi, mihin eurot käytetään.

 

 

Uskalla kilpailuttaa

Kunnissa pelätään usein kahta asiaa: kilpailutusta ja käyttöönottoprojektia. Molemmat mielletään raskaiksi ja riskialttiiksi.

 

Abilita profiloituu nimenomaan julkishallinnon järjestelmätoimittajaksi, joka tuo kuntaan valmiit, toimiviksi todetut järjestelmät nopealla ja sujuvalla käyttöönotolla. Käyttöönottoprojektiin tulee Abilitan puolelta asiantuntijoita, jotka ymmärtävät kirjanpitoa ja kuntataloutta. Projektissa ei ainoastaan konfiguroida järjestelmää, vaan samalla sparrataan kuntaa tarkastelemaan omia prosessejaan. Puhumme kuntien kanssa samaa kieltä.

 

Jotta pääset kartalle siitä, mitä tietojärjestelmiä on markkinoilla, kannattaa sopia markkinavuoropuhelu toimittajien kanssa, vaikka kilpailutus ei olisikaan vielä ajankohtainen. Näin pysyt ajan tasalla, millaisia tietojärjestelmiä kunnille on tarjolla. Vapaamuotoinen markkinavuoropuhelu ei sido mihinkään, eikä vie kuin pari tuntia omaa työaikaasi.

 

Varaa aika markkinavuoropuheluun

Naantalin varhaiskasvatus kilpailutti yhdessä hankintapalvelujen kanssa varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmän tammikuussa 2025. Kilpailutus toteutettiin varhaiskasvatuksen toiminnan tarpeiden pohjalta ja sen tueksi oli laadittu minimivaatimukset varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmälle. Kaksi toimittajaa täyttivät tarjouspyynnön vaatimukset ja ... Lue lisää »

Naantalin varhaiskasvatus kilpailutti yhdessä hankintapalvelujen kanssa varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmän tammikuussa 2025. Kilpailutus toteutettiin varhaiskasvatuksen toiminnan tarpeiden pohjalta ja sen tueksi oli laadittu minimivaatimukset varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmälle. Kaksi toimittajaa täyttivät tarjouspyynnön vaatimukset ja voittajaksi valikoitunut ratkaisu on Abilitan toimittama Päikky kokonaisuus.

 

Selainpohjaisen Päikky Hallinnon ja mobiilijärjestelmä Päikky Päiväkodin avulla Naantalin varhaiskasvatuksen työt nopeutuvat ja kommunikointi huoltajien kanssa helpottuu. Lisäksi Naantalissa otetaan käyttöön Päikky Työvuoro-ratkaisu perhepäivähoitajien työvuorosuunnitteluun ja työajan toteutumien seurantaan.

 

Päikyn tuotantokäyttö alkoi syksyllä. Kiitos luottamuksesta Naantali!

 

 

Pitkään Abilitalla toiminut talous- ja henkilöstöhallinnon yksikön johtaja Malin Blomqvist siirtyy uusiin haasteisiin, ja tilalle astuu henkilöstöhallinnon tuotepäällikkönä toiminut Sanna Kaasinen.   Malin Blomqvist siirtyy Pietarsaaren talousjohtajaksi Malin Blomqvist aloittaa ... Lue lisää »

Pitkään Abilitalla toiminut talous- ja henkilöstöhallinnon yksikön johtaja Malin Blomqvist siirtyy uusiin haasteisiin, ja tilalle astuu henkilöstöhallinnon tuotepäällikkönä toiminut Sanna Kaasinen.

 

Malin Blomqvist siirtyy Pietarsaaren talousjohtajaksi

Malin Blomqvist aloittaa uudessa roolissaan talousjohtajana Pietarsaaren Kaupungilla. Tämä on luonnollinen jatkumo hänen työlleen julkisen taloushallinnon kehittäjänä.

 

Malin on työskennellyt sekä Abilitan oman taloushallinnon järjestelmän että Unit4 ERP -järjestelmän parissa.  Hän on ollut Abilitalla arvostettu kollega sekä taloushallinnon asiantuntija ja visionääri.

 

Sanna Kaasisesta uusi Tahe-yksikön johtaja

Malinin tilalle yksikönjohtajaksi astuu Sanna Kaasinen, joka on toiminut Abilitalla henkilöstöhallinnon  ja palkanlaskennan tuotepäällikkönä.

Sanna on ollut Abilitalla avainhenkilö, kun Unit4 ERP -järjestelmän HR- ja palkkamoduuleja on kehitetty ja lokalisoitu Suomen kuntien tarpeisiin. Sannan työkokemus antaa hänelle hyvät lähtökohdat luotsata Tahe-yksikköä eteenpäin yhdessä muiden yksikön asiantuntijoiden kanssa.

 

Abilita kiittää Malinia hänen merkittävästä panoksestaan yhtiössämme: hänen johdollaan Unit4 ERP-järjestelmä on saanut jalansijaa kuntapuolen sektorilla Suomessa.

 

Sannan johtajuudessa yksikkömme jatkaa innovointia ja asiakaslähtöisten talous- ja henkilöstöhallinnon palveluiden kehittämistä. Abilita vastaa jatkossakin kuntien kasvaviin odotuksiin digitalisaation, automatisoinnin ja joustavan toiminnan suhteen.

 

Toivotamme Malinille onnea uudessa roolissaan Pietarsaaren kaupungilla ja Sannalle lämpimästi tervetuloa uusiin tehtäviin!

 

Kunnat voivat ulkoistaa palkanlaskennan tai tehdä sen itse. Kun se tehdään kunnissa tehokkaan ja joustavan toiminnanohjausjärjestelmän avulla, säilyy kaikki tieto samassa järjestelmässä henkilöstöhallinnon ja taloushallinnon tietojen kanssa. Abilitan asiantuntijat avaavat, ... Lue lisää »

Kunnat voivat ulkoistaa palkanlaskennan tai tehdä sen itse. Kun se tehdään kunnissa tehokkaan ja joustavan toiminnanohjausjärjestelmän avulla, säilyy kaikki tieto samassa järjestelmässä henkilöstöhallinnon ja taloushallinnon tietojen kanssa. Abilitan asiantuntijat avaavat, miten kuntien toiminnanohjausjärjestelmä Unit4 ERP:n palkanlaskentamoduuli sujuvoittaa kuntien palkanlaskentaa.

 

Kun palkkahallinto, henkilöstöhallinto ja taloushallinto on samassa järjestelmässä, ei palkanlaskijan työaika kulu enää tietojen metsästämiseen eri järjestelmistä. 

 

 

Taloushallinto, HR ja palkanlaskenta samassa järjestelmässä

 

Unit4 ERP toiminnanohjausjärjestelmä sisältää Abilitan tarjoamana taloushallinnon, henkilöstöhallinnon ja palkanlaskennan. Sanna Kaasinen ja Sami Svanbäck kertovat, miten palkanlaskentamoduuli yksinkertaistaa kuntien palkkahallintoa: yksinkertaistetusti kaikki tieto on yhdessä paikassa ja muutosten toteuttaminen sujuu joustavasti. Kaasinen vastaa Abilitalla palkka- ja HR-moduulien lokalisoinnista ja Svanbäck on pitkän linjan käyttöönottokonsultti, joka on tämän vuoden alusta siirtynyt työskentelemään tuen puolella.

 

Kunta-alan työehtosopimusten muuttuessa organisaatiot tarvitsevat ketteryyttä. Unit4 ERP mahdollistaa sen, että sopimusmuutokset saadaan nopeasti muutettua järjestelmään konfiguroimalla, eli ohjelmoijan tekemiä koodimuutoksia ei tarvita.

 

— Kun sopimukset muuttuvat, pystyy joko asiakas itse tai Abilitan konsultti tekemään muutoksia järjestelmään, Svanbäck selventää.

 

Myös takautuvasti voimaan tulleet sopimusmuutokset saadaan helposti muutettua järjestelmään. Svanbäck muistelee, miten erään asiakkaan käyttöönottoprojektissa sopimus ehti muuttua kesken matkan, mutta määritykset päivitettiin järjestelmään, eikä muutoksesta koitunut asiakkaalle ylimääräistä vaivaa.

 

Palkanlaskentamoduuli skaalautuu pienen kunnan tarpeista aina suuriin kuntaorganisaatioihin. Isoissa ympäristöissä hyödyt kumuloituvat: mitä enemmän tapahtumia ja palkansaajia, sitä enemmän yhdestä järjestelmästä saatava läpinäkyvyys, kapasiteetti ja automaattinen kirjanpito tuovat mitattavaa hyötyä.

 

— Ohjelma on tehokas ja sen kapasiteetti riittää isojen palkkamäärien laskemiseen, Svanbäck vakuuttaa.

 

 

Järjestelmä löytää virheet automaattisesti

 

Unit4 ERP on kokonaisuus, jossa henkilöstöhallinto ja palkanlaskenta ovat osa samaa dataa ja samoja prosesseja taloushallinnon kanssa.

 

— Se on käyttäjän kannalta helpotus, että kaikki tieto löytyy samasta järjestelmästä. Kun palkka vahvistetaan, kirjanpidon tapahtumia ei tarvitse erikseen muodostaa, tiivistää Abilitan Unit4 ERP käyttöönotto- ja tukikonsulttina kymmenisen vuotta toiminut Svanbäck.

 

Poissaolot, matkalaskut ja muut palkanlaskentaan liittyvät tiedot siirtyvät järjestelmässä suoraan palkanlaskentaan joko Unit4 ERP:n muista moduuleista tai rajapinnoista. Palkanlaskijan rooli on koota aineisto, tarkistaa poikkeamat ja varmistaa prosessin sujuvuus sen sijaan, että hän metsästäisi tietoa eri järjestelmistä.

 

Järjestelmän sisäiset tarkistukset tukevat laadunvarmistusta tehokkaasti. Esimerkiksi virheraportti nostaa esiin tilanteet, joissa työntekijämaksuja puuttuu tai palkka on 0 €, jolloin voidaan nopeasti varmistaa, johtuuko se palkattomasta poissaolosta. Tarkistettavia asioita voidaan kätevästi lisätä virheraportille. Kun käsiteltäviä henkilöitä on satoja, selkeä koonti tukee sujuvaa tarkistamista ja ehkäisee virheitä.

 

 

Sami Svanbäckin mukaan Unit4 ERP palkanlaskentamoduuli mahdollistaa suurien palkkamäärien käsittelyn joustavasti. 

 

 

Palkanlaskentaa viranomaisvaatimusten mukaan

 

Abilita tuntee suomalaisten kuntien arjen ja sitä määrittelevät säädökset. Järjestelmään määritellään viranomaismääräykset ja työehtosopimukset.

 

— Varmistamme, että palkanlaskenta toimii kunta-alan työehtosopimusten tai muun asiakkaalla käytettävän TES:n ja viranomaisten vaatimusten mukaan, Kaasinen sanoo.

 

Raportointi tehdään asiakkaiden tarpeiden mukaan. Käyttöönoton yhteydessä järjestelmän mukana tulee perusraportit, mutta asiakas voi rakentaa ja muokata omia raporttejaan vapaasti. Abilita kouluttaa raportointityökalujen käyttöön.

 

— Tavoite on, että asiakkaat pystyvät itse tuottamaan raportteja ja muokkaamaan niitä. Me olemme taustalla auttamassa, kun tulee kysymyksiä, Kaasinen kertoo.

 

Abilitan tuki puolestaan huolehtii siitä, että häiriötilanteet hoidetaan nopeasti.

 

— Näitä hommia on tehty 30 vuotta ja aina palkat on saatu lähtemään ajallaan, Svanbäck toteaa.

 

Järjestelmää kehitetään jatkuvasti. HR-puoli toimii Unit4 ERP:ssä jo pitkälti selaimessa, ja palkanlaskentaa viedään samaan suuntaan. Tavoitteena on lisätä asiakkaan muokkausmahdollisuuksia: näkymiä ja työnkulkuja voi rakentaa aiempaa ketterämmin.

 

 

Järjestelmä helpottaa palkanlaskijan arkea muun muassa näin: 

 

1. Valmiit syötteet, vähemmän virheitä. Työntekijät kirjaavat poissaolot itse järjestelmään. Hyväksytyt poissaolot siirtyvät ohjelma-ajolla palkkatapahtumiksi. Matkoissa päivärahojen tulkinta TES:n tai verohallinnon säädösten mukaan ja hyväksytyt matkalaskut viedään palkka-ajoon. Tunnit ja lisät tulevat työnkululla tai integraatioista.

 

2. Prosessi diginä alusta asti. Työsopimus sähköisellä lomakkeella, hyväksynnän jälkeen palvelussuhde aukeaa järjestelmässä. Sähköinen allekirjoitus, tilan seuranta raportilla ja valmis sopimus arkistoon.

 

Kattavat palkanlaskennan työkalut. Takautuvat laskennat, palkkakauden ajot, maksuehdotus/-vahvistus ja palkkaerittelyt (verkkopalkka/web). Lisäksi lomalaskenta, loppupalkka, tulorekisteri-ilmoitukset (myös poissaolot), ammattiliittojen jäsenmaksut, ulosotto, tilastot, lomapalkkavelka sekä valmiit tarkistus- ja täsmäytysraportit.

 

Tutustu Unit4 ERP toiminnanohjausjärjestelmään 

Abilita saavutti keväällä 2025 kansainvälisen tietoturvastandardin: ISO/IEC 27001:2022 -sertifikaatin. Se myönnetään organisaatiolle, joka todistetusti käsittelee tietoja turvallisesti ja vastuullisesti. Sertifioidun yrityksen täytyy osoittaa, että prosessit ovat kunnossa ja että jokainen ... Lue lisää »

Abilita saavutti keväällä 2025 kansainvälisen tietoturvastandardin: ISO/IEC 27001:2022 -sertifikaatin. Se myönnetään organisaatiolle, joka todistetusti käsittelee tietoja turvallisesti ja vastuullisesti. Sertifioidun yrityksen täytyy osoittaa, että prosessit ovat kunnossa ja että jokainen työntekijä tietää oman roolinsa osana yrityksen tietoturvaa.

 

Abilitan tietoturvapäällikkö Matias Wärnå kertoo, että jokaisella yksittäisellä työntekijällä on merkittävä osuus yrityksen tietoturvakulttuurissa. 

 

Lupaus luotettavasta kumppanista

Asiakkaille sertifikaatti tarkoittaa lupausta luotettavasta kumppanista, jonka toiminta on arvioitu riippumattoman tahon toimesta. Asiakkaan tiedot pysyvät turvassa, olivatpa ne henkilötietoja, talouslukuja tai muita arkaluonteisia tietoja.

 

— Asiakkaalle tämä luo ennen kaikkea luottamusta ja varmuutta. Sertifikaatti osoittaa, että meillä on selkeät ja valvotut toimintamallit, ja että pystymme käsittelemään heidän tietonsa turvallisesti ja vastuullisesti. Olemme sitoutuneet kansainvälisesti hyväksyttyyn standardiin, riskiperusteiseen lähestymistapaan ja jatkuvaan parantamiseen,” kertoo Abilitan tietoturvapäällikkö Matias Wärnå.

 

Riskiperusteinen lähestymistapa tarkoittaa, että Abilita tunnistaa ja arvioi toimintaan liittyvät riskit, priorisoi ne merkittävyyden mukaan ja kohdistaa resurssit sekä toimenpiteet sinne, missä riskit ja mahdollisuudet vaikuttavat eniten tavoitteiden saavuttamiseen.

 

Jatkuva parantaminen merkitsee pitkäjänteistä ja systemaattista tapaa kehittää toimintaa niin, että prosessit, tuotteet ja palvelut tehostuvat, laatu paranee ja organisaatio pystyy joustavasti vastaamaan muuttuviin vaatimuksiin.

 

— Se ei ole kertaluonteinen toimenpide, vaan osa yrityskulttuuria, jossa oppiminen, palautteen hyödyntäminen ja pienetkin parannusaskeleet luovat pysyvää kilpailukykyä, Wärnå kertoo.

 

Ulkopuolisen tahon säännöllisesti suorittamassa auditoinnissa tarkastellaan esimerkiksi riskienhallintaa, toimintaa poikkeustilanteissa ja sitä, miten jatkuva parantaminen näkyy käytännössä.

 

Tietoturvakulttuuri osana yrityksen arkea

Sertifikaatin saavuttamista edelsi noin vuoden pohjatyöt, jonka aikana Abilita kävi omat tietoturvaprosessit perusteellisesti läpi. Käytännössä se tarkoitti, että koko henkilöstö kävi läpi oman roolinsa tietoturvaan liittyen.

 

ISO/IEC 27001:2022 koskee jokaista Abilitan työntekijää. Kaikilla täytyy olla selkeä käsitys omasta roolistaan ja vastuustaan tietoturvassa: mitä täytyy tehdä, mitä ei saa tehdä ja miten toimitaan, kun jokin menee pieleen.

 

Sertifikaattia myönnettäessä tarkastellaan yrityksen prosesseja ja toimintatapoja. Abilitan tietoturvavastaava Matias Wärnån mukaan kyse on ennen kaikkea yrityksen sisäisestä kulttuurista, ei vain teknologiasta. Ihminen on tietoturvassa hyvin keskeisessä roolissa ja sertifioinnin ideana on varmistaa, että tietoturva kulkee prosesseissa ja työntekijöiden arjessa.

 

— Ihmiset ovat suuri osa kokonaisuutta. Siksi on tärkeää, että toimintamallit ovat kunnossa. Luomme Abilitalla tietoturvakulttuuria, joka on luonteva ja kiinteä osa kaikkea yrityksen toimintaa" Wärnå painottaa.

 

ISO/IEC 27001:2022 -sertifikaatti tukee Abilitan lupausta olla Suomen luotettavin julkishallinnon järjestelmätoimittaja. Sertifikaatti on jatkuva sitoumus kehittää toimintaa niin, että asiakkaat voivat luottaa tietojensa olevan turvassa.

 

Rovaniemen kaupunki päätti toteuttaa taloushallintopalvelut omana toimintana vuoden 2026 alusta alkaen ja kilpailutti taloushallinnon järjestelmänsä keväällä 2025.  Kilpailutuksen myötä hankinnan kohteeksi valikoitui SaaS-palveluna toimitettava Unit4 ERP -toiminnanohjausjärjestelmä. Järjestelmätoimituksesta vastaa suomalainen ... Lue lisää »

Rovaniemen kaupunki päätti toteuttaa taloushallintopalvelut omana toimintana vuoden 2026 alusta alkaen ja kilpailutti taloushallinnon järjestelmänsä keväällä 2025.  Kilpailutuksen myötä hankinnan kohteeksi valikoitui SaaS-palveluna toimitettava Unit4 ERP -toiminnanohjausjärjestelmä. Järjestelmätoimituksesta vastaa suomalainen Abilita Oy Ab, joka on Unit4:n pitkäaikainen kumppani Suomessa. Käyttöönotto alkaa vuoden 2025 aikana, ja tavoitteena on, että järjestelmä on käytössä vuoden 2026 alkupuolella.

 

Aiemmin Rovaniemen kaupungin taloushallinto nojasi useisiin eri järjestelmiin ja palveluntarjoajiin. Talouden ammattikäyttäjillä oli käytössään useita erillisiä ohjelmistoja, mikä aiheutti päällekkäistä työtä ja hallinnollista kuormitusta.

 

Uuden hankinnan tavoitteena on yhdistää koko taloushallinnon prosessi taloussuunnittelusta tilinpäätökseen yhteen kokonaisuuteen. Unit4 ERP -ratkaisu kattaa muun muassa kirjanpidon, käyttöomaisuuskirjanpidon, konsernitilinpäätöksen, taloussuunnittelun, -raportoinnin ja -ennustamisen, osto- ja myyntireskontrat, maksuliikenteen sekä kirjanpitomateriaalin arkistoinnin.

 

Siirtyminen yhtenäiseen taloushallinnon palvelukokonaisuuteen vähentää manuaalista työtä, parantaa tiedolla johtamista ja helpottaa käyttäjien arkea. Samalla varmistetaan, että järjestelmä tukee kaupungin tarpeita pitkälle tulevaisuuteen.

 

Abilitan Unit4 ERP -ratkaisu täytti kaikki Rovaniemen hankinnan vaatimukset ja tarjoaa kaupungille kokonaistaloudellisesti edullisen ja laadukkaan ratkaisun. Abilitalle taas Rovaniemen hankinta on merkittävä avaus Lapin alueella.

 

Unit4 ERP:n käyttöönoton myötä Rovaniemi liittyy kasvavaan kuntien joukkoon, jotka hyödyntävät modernia, kokonaisvaltaista ja pilvipohjaista ratkaisua tehostaakseen toimintaansa.

 

EU:n kestävyysraportointidirektiivi (CSRD) laajenee vuonna 2026 koskemaan myös keskisuuria ja listattuja pk-yrityksiä, jotka täyttävät tietyt kriteerit. Kuntia direktiivi ei suoraan velvoita, mutta sen vaikutukset voivat ulottua kuntien hallintoon, jos kunnalla ... Lue lisää »

EU:n kestävyysraportointidirektiivi (CSRD) laajenee vuonna 2026 koskemaan myös keskisuuria ja listattuja pk-yrityksiä, jotka täyttävät tietyt kriteerit. Kuntia direktiivi ei suoraan velvoita, mutta sen vaikutukset voivat ulottua kuntien hallintoon, jos kunnalla on omistuksessaan yhtiöitä, jotka kuuluvat raportointivelvoitteen piiriin.

 

Uusi kestävyysdirektiivi CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive) herättää Abilitan TAHE-yksikön johtaja Malin Blomqvistin mukaan kysymyksiä kunnissa, erityisesti hankintojen yhteydessä.

 

— Kunnille tämä direktiivi on suorastaan poikkeuksellisen iloinen uutinen, sillä kuntia kestävyysraportointidirektiivi ei suoraan koske.

Silti direktiivin vaikutus voi ulottua kunnan hallintoon silloin, jos kunnalla on omistuksessaan yhtiöitä, jotka täyttävät direktiivin kriteerit. Näitä voivat olla esimerkiksi energia-, vesi- tai teknisiä palveluja tarjoavat yhtiöt. Tyypillisesti kriteerit täyttäviä tytäryhtiöitä on ainoastaan isommilla kunnilla.

 

Ketä CSRD koskee?

CSRD-direktiivi tulee voimaan tilikaudesta 2025 alkaen, ja se koskee yrityksiä, jotka täyttävät kaksi kolmesta seuraavasta ehdosta:

• Liikevaihto yli 50 miljoonaa euroa
• Tase yli 25 miljoonaa euroa
• Henkilöstöä yli 250
   

Entä kunnan vastuu?

Vaikka vastuu raportoinnista on kuntien tytäryhtiöillä, voi kunnalla olla käytännön rooli esimerkiksi kirjanpidon tai järjestelmien hallinnan kautta.

 

— Joissakin kunnissa tehdään myös tytäryhtiöiden kirjanpitoa, jolloin kuntien talous- ja HR-henkilöstön on hyvä ymmärtää, mitä vaatimuksia raportointiin liittyy, Blomqvist sanoo.

 

Mitä pitää raportoida ja mitä se vaatii tietojärjestelmältä?

Raportointi perustuu ESRS-standardeihin, ja vaatii tietoa mm. seuraavista osa-alueista:

• Ympäristövaikutukset: CO₂-päästöt, energiankulutus, vedenkäyttö
• Sosiaalinen vastuu: työntekijöiden vaihtuvuus, tasa-arvo, koulutustunnit
• Hyvä hallinto: korruption torjunta, johtamisen läpinäkyvyys

 

— Osa vaadituista tiedoista saadaan jo nyt helposti esimerkiksi HR- tai palkkajärjestelmistä, kuten henkilöstön vaihtuvuus tai sukupuolijakauma.

 

Tulevaisuudessa kuitenkin kestävyysraportointiin tarvitaan yhä enemmän konkreettisiin tapahtumiin perustuvaa tietoa, esimerkiksi hiilidioksidipäästöihin liittyviä lukuja. Näitä suoriteperusteisia tietoja ei useinkaan ole saatavilla suoraan järjestelmistä, vaikka ne saattavatkin löytyä esimerkiksi laskujen liitteistä. Tällä hetkellä niitä ei vain kerätä tai käsitellä järjestelmällisesti. Jossain vaiheessa tämä tiedonkeruu on kuitenkin edessä, kun raportointivaatimukset tarkentuvat.

 

Kestävyysraportointidirektiivi vaatii, että tiedot ovat todennettavissa ja perustuvat mittareihin. Tämä asettaa vaatimuksia myös tietojärjestelmille.

 

— Abilitan tarjoama toiminnanohjausjärjestelmä Unit4 ERP mahdollistaa tarvittavan tiedon rikastamisen ja suoriteperusteisen seurannan, jolloin monet vaatimukset on mahdollista täyttää. Ongelmallisempaa voi olla niillä organisaatioilla, joiden järjestelmät perustuvat pelkkään kirjanpitoon. Silloin ei ole paikkaa, johon dataa voisi tallentaa, Blomqvist kertoo.

 

 

Yhteenveto kestävyysdirektiivin vaikutuksesta kunnille

CSRD ei tuo suoraa raportointivelvoitetta kunnille. Jos kunta omistaa yhtiön, joka joutuu raportoimaan, kunnan talous- ja henkilöstöhallinnolla voi olla keskeinen rooli tiedon tuottamisessa ja järjestelmien kehittämisessä.

Oy Abilita Ab:lle on 23.6.2025 myönnetty kansainvälinen ISO/IEC 27001:2022-tietoturvasertifikaatti. Sertifikaatti kertoo, että sisäiset prosessimme vastaavat kansainvälisiä standardeja ja käsittelemme omia sekä asiakkaidemme ja kumppaneidemme tietoja systemaattisesti ja tietoturvallisesti.   Sertifioinnin ... Lue lisää »

Oy Abilita Ab:lle on 23.6.2025 myönnetty kansainvälinen ISO/IEC 27001:2022-tietoturvasertifikaatti. Sertifikaatti kertoo, että sisäiset prosessimme vastaavat kansainvälisiä standardeja ja käsittelemme omia sekä asiakkaidemme ja kumppaneidemme tietoja systemaattisesti ja tietoturvallisesti.

 

Sertifioinnin piiriin kuuluvat ohjelmistokehitys, käyttöönotto- ja jatkuvat IT-palvelut, SaaS-palvelut ja tukitoiminnot ja IT-projektipalvelut ja konsultointi. Sertifioinnin suoritti riippumaton auditoija Kiwa Sertifiointi Oy.

 

Työ ei tietenkään pääty tähän. Abilitalla tietoturvallisuuden parantaminen on jatkuva prosessi ja osa jokapäiväistä toimintaamme. Seuraamme aktiivisesti uusia uhkia ja riskejä sekä päivitämme toimintamallejamme ja ratkaisujamme niiden mukaisesti.

 

Lisätietoa ISO/IEC 27001 standardista löydät mm. Kiwan verkkosivulta.

 

Abilitan uusi toimitusjohtaja Alfred Sjöholm haluaa olla helposti lähestyttävä ja aidosti läsnä oleva johtaja. Hän aloittaa toimitusjohtajan pestin prosessien selkiyttämisellä, työskentelytapojen yhtenäistämisellä ja strategian jalkauttamisella.   Alfred Sjöholm tuo ... Lue lisää »

Abilitan uusi toimitusjohtaja Alfred Sjöholm haluaa olla helposti lähestyttävä ja aidosti läsnä oleva johtaja. Hän aloittaa toimitusjohtajan pestin prosessien selkiyttämisellä, työskentelytapojen yhtenäistämisellä ja strategian jalkauttamisella.

 

Alfred Sjöholm tuo Abilitaan tuoretta näkökulmaa sekä prosessi- ja strategiaosaamista.

Tuore toimitusjohtaja haluaa kannustaa koko organisaatiota uudistumaan ja vahvistamaan omaa tekemistään.

 

— Meillä on osaava henkilöstö ja pieni vaihtuvuus. Sitä vahvuutta kannattaa hyödyntää. Haluan yhdessä henkilöstön kanssa parantaa, yhtenäistää ja kirkastaa Abilitan toimintaa, jotta meidät tunnetaan jatkossa entistä vahvemmin kuntasektorin asiantuntijana ja luotettavana kumppanina.

 

Yhtenäisen toimintakulttuurin perustana toimii nykyinen strategia, jonka haluan jalkauttaa vahvemmin koko organisaatioon. Toimitusjohtajan mukaan strategia ohjaa parhaimmillaan sekä johdon että henkilöstön työtä.

 

Keskeinen kehityskohde on myös toimintatapojen standardisointi. Abilitassa edetään kohti ISO27001-standardin käyttöönottoa, ja sen mukainen tietoturvan ja laadun hallinta nivoutuu osaksi kaikkea tekemistä.

 

– Haluan eri osastojen toimivan yhtenäisillä periaatteilla, selkeästi ja johdonmukaisesti, Sjöholm painottaa.

 

Toisen polven abilitalainen

 

Alfred Sjöholm tuo Abilitaan teknisen ja analyyttisen otteen. Hän on koulutukseltaan diplomi-insinööri, pääaineenaan prosessi- ja systeemitekniikka. Valmistumisensa jälkeen hän työskenteli kehitys- ja projektipäällikkönä terästuotteita valmistavassa OSTP Finland Oy Ab:ssa.

Vaikka Abilita edustaa toimialana uutta kenttää, yritys ei ole hänelle vieras. Alfred on yksi yrityksen osakkaista, ja hänen perheensä historia kietoutuu yhtiön alkuvaiheista aina tähän päivään.

 

– Vanhempani olivat mukana yrityksen perustamisessa. Sitä kautta olen seurannut Abilitan matkaa koko elämäni ajan.

 

Sjöholm luottaa Abilitan henkilöstön osaamiseen tuoden mukanaan teollisuuden puolelta vahvaa prosessi- ja strategiaosaamista.

 

– Minun ei tarvitse olla asiantuntija järjestelmien teknisissä yksityiskohdissa, koska meillä on sitä varten erittäin osaava tiimi. Tehtäväni on luoda olosuhteet, joissa asiantuntijat pystyvät tekemään työnsä mahdollisimman hyvin.

 

Alfred Sjöholm kuvaa johtamistyyliään jämäkäksi mutta oikeudenmukaiseksi. Hän korostaa erityisesti johdonmukaisuutta ja perusteltuja päätöksiä.

 

– Pyrin olemaan helposti lähestyttävä ja läsnä. Toimitusjohtajan pitää olla saavutettavissa ja tukemassa henkilöstöä, eikä etäinen hahmo omassa toimistossaan suljettujen ovien takana.

 

Vapaa-ajallaan Sjöholm hakeutuu luonnon ääreen. Metsästys, kalastus ja mökkiprojektit pitävät huolen siitä, että aika ei käy pitkäksi.

 

– Minulla täytyy olla koko ajan joku projekti menossa, että en tylsisty, hän nauraa.

Someron kaupunki kilpailutti varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmän syksyllä 2024 ja hankintamuotona käytettiin avointa menettelyä.   Someron tavoitteena oli hankkia varhaiskasvatukselle kokonaisvaltainen toiminnanohjausjärjestelmä, jossa varhaiskasvatuksen prosessit hoidetaan hoitopaikkahakemuksista laskutukseen. Järjestelmän tuli sisältää sekä ... Lue lisää »

Someron kaupunki kilpailutti varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmän syksyllä 2024 ja hankintamuotona käytettiin avointa menettelyä.

 

Someron tavoitteena oli hankkia varhaiskasvatukselle kokonaisvaltainen toiminnanohjausjärjestelmä, jossa varhaiskasvatuksen prosessit hoidetaan hoitopaikkahakemuksista laskutukseen. Järjestelmän tuli sisältää sekä mobiilisovellus huoltajien ja työntekijöiden käyttöön että selainpohjainen ratkaisu hallinnon työntekijöiden sekä kasvattajien käyttöön.

 

Toimittajaksi valikoitu Abilita ja järjestelmäksi Päikky-kokonaisuus. Somerossa käyttöönottoprojekti on hyvässä vauhdissa ja Päikyn tuotantokäyttöön siirrytään vielä kevään 2025 aikana.

 

Euran kunnassa kaivattiin varhaiskasvatukseen uutta järjestelmää, joka parantaisi tietojohtamista ja päätöksentekoa, vähentäisi manuaalista työtä ja tukisi paremmin kommunikaatiota huoltajien kanssa.   Euran kunta julkaisi varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmän kilpailutuksen helmikuussa 2025. Tarjouspyynnön ... Lue lisää »

Euran kunnassa kaivattiin varhaiskasvatukseen uutta järjestelmää, joka parantaisi tietojohtamista ja päätöksentekoa, vähentäisi manuaalista työtä ja tukisi paremmin kommunikaatiota huoltajien kanssa.

 

Euran kunta julkaisi varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmän kilpailutuksen helmikuussa 2025. Tarjouspyynnön laadinnassa käytettiin apuna asiantuntijapalvelua tarjoavaa Valmennustalo Wimmaa Oy:tä.

 

Kolmesta hyväksytystä tarjoajasta valittiin parhaat vertailupisteet saanut Abilita Oy. Sopimuksen kohteena on Päikky -järjestelmä sekä Abilita Työvuorosuunnitteluohjelma perhepäivähoitajille ja päiväkoteihin. Euran kunnassa Päikyn käyttö alkaa loppuvuonna 2025.

 

− Odotamme innolla Päikyn saamista käyttöön. Uskomme, että Päikyn avulla pystymme organisoimaan sekä järjestämään varhaiskasvatusta kunnassa entistä sujuvammin sekä konkreettisesti toimipaikoissa että huoltajien suuntaan, kertoo Euran varhaiskasvatuspäällikkö Eero Rantanen.

 

Meistä on ilo aloittaa yhteistyö kanssanne Eura!

 

Kuntien hankintaprosessit ovat usein pitkiä, varsinkin kun puhutaan tietojärjestelmäuudistuksista. Liian usein markkinakartoitusta ei tehdä ollenkaan tai se aloitetaan vasta, kun nykyinen järjestelmä on tullut tiensä päähän. Tässä vaiheessa aika on ... Lue lisää »

Kuntien hankintaprosessit ovat usein pitkiä, varsinkin kun puhutaan tietojärjestelmäuudistuksista. Liian usein markkinakartoitusta ei tehdä ollenkaan tai se aloitetaan vasta, kun nykyinen järjestelmä on tullut tiensä päähän. Tässä vaiheessa aika on kortilla, henkilöstö kuormittuu ja lopputulos saattaa olla keskinkertainen kompromissi, koska hankintaan ei ole riittävästi aikaa perehtyä. Sen vuoksi markkinoiden tarjontaa kannattaa kartoittaa hyvissä ajoin ennen varsinaisen kilpailutuksen käynnistämistä.

 

Markkinavuoropuhelun avulla tutustut tarjolla oleviin järjestelmävaihtoehtoihin ja saat apua kuntasi tarpeiden kartoittamiseen.

 

Mikä on markkinakartoitus ja mitä markkinavuoropuhelu tarkoittaa? Lue eteenpäin, niin kerromme mistä on kyse ja miksi markkinavuoropuhelu kannattaa tehdä ajoissa.

 

Mikä ero on markkinavuoropuhelulla ja markkinakartoituksella?

Markkinakartoitus on laajempi kokonaisuus, jonka avulla kuntaorganisaatio perehtyy markkinoihin, tuotteisiin, palveluihin ja toimittajiin. Hankinnan valmisteluvaiheessa tehtävä kartoitus voi sisältää esimerkiksi omatoimista tiedonhankintaa, tietopyyntöjä, toimialan kehityksen seurantaa tai muiden hankintayksiköiden kokemuksiin perehtymistä.

 

Markkinavuoropuhelu on osa julkisten hankintojen suunnittelua ja se voi olla yksi osa markkinakartoitusta. Kunta voi kontaktoida toimittajia itse tai tehdä tietopyynnön eli kutsun markkinavuoropuheluun julkisten hankintojen palvelu Hilmassa, johon palveluntarjoajat lähettävät vastauksensa. Markkinavuoropuhelu auttaa organisaatiota löytämään markkinoiden parhaat toimijat ja käymään keskustelua mahdollisten toimittajien kanssa ennen varsinaisen kilpailutuksen käynnistämistä. Tavoitteena on ymmärtää tarjolla olevat ratkaisut ja varmistaa tulevan hankinnan onnistuminen, jotta kuntaorganisaatio löytää erilaisista vaihtoehdoista parhaan mahdollisen ratkaisun.

Hankintalaki kannustaa käymään markkinavuoropuhelua

Hankintalain mukaan markkinavuoropuhelu on täysin sallittu ja jopa suositeltava käytäntö, kunhan kaikille toimijoille annetaan tasapuolinen mahdollisuus osallistua. Kunta toimii näin sekä strategisesti että vastuullisesti, keräten tietoa hankintaa varten.

 

Hankintalaki (1397/2016) kannustaa käyttämään markkinavuoropuhelua. Lain 65 § mukaan hankintayksikkö voi ennen kilpailutusta keskustella markkinoilla toimivien ulkopuolisten tahojen, kuten asiantuntijoiden, viranomaisten tai toimittajien kanssa. Näin saadaan tärkeää tietoa hankinnan kohteesta, vaihtoehdoista ja mahdollisista innovatiivisista ratkaisuista. Markkinavuoropuhelu on osa vastuullista ja läpinäkyvää hankintamenettelyä kunhan kunta huolehtii, että ulkopuolisen tahon neuvojen käyttäminen ei johda kilpailun vääristymiseen. Markkinavuoropuhelun avulla kunta voi tehdä kestävämpiä ja paremmin perusteltuja päätöksiä.

 

Miksi markkinakartoitus kannattaa tehdä ajoissa?

 

1. Ennakoimalla teet parempia päätöksiä

Aikainen kartoitus avaa näkymän uusimpiin teknologioihin, valmiisiin järjestelmiin ja niiden tuottamiin hyötyihin.

2. Vältät kiireessä tehtäviä päätöksiä

Nopeasti muuttuviin tilanteisiin kannattaa varautua etukäteen. Kun olet jo perillä asioista ja varaat valmisteluun riittävästi aikaa, riskit pienenevät ja prosessi sujuu hallitusti.

3. Kehität omaa toimintaasi

Markkinavuoropuhelu auttaa kuntaorganisaatiota oppimaan ja kehittymään. Sen avulla voi tulla oivalluksia, miten asiat voisi tehdä fiksummin tai helpommin.

 

Abilita tarjoaa valmiit ja joustavat järjestelmät yli 40 vuoden kokemuksella kuntasi talous- ja henkilöstöhallintoon sekä varhaiskasvatukseen.

Varaa aika markkinavuoropuheluun

Hankintalaki vaikuttaa uudistuessaan merkittävästi kuntien hankintoihin myös tietojärjestelmien osalta. Lainsäädäntöesitys on ollut lausuntokierroksella, ja hallituksen tavoitteena on viedä lakiesitys eduskuntaan syksyllä 2025. Lain on tarkoitus astua voimaan vuoden 2026 alussa. ... Lue lisää »

Hankintalaki vaikuttaa uudistuessaan merkittävästi kuntien hankintoihin myös tietojärjestelmien osalta. Lainsäädäntöesitys on ollut lausuntokierroksella, ja hallituksen tavoitteena on viedä lakiesitys eduskuntaan syksyllä 2025. Lain on tarkoitus astua voimaan vuoden 2026 alussa.

 

Mitä lakimuutos tarkoittaa kunnille?

Muutoksen myötä kuntien ja hyvinvointialueiden hankintakäytännöt muuttuvat, erityisesti inhouse-yhtiöiden osalta. Jatkossa julkisen toimijan on omistettava vähintään 10 % sidosyhtiöstä, jotta hankinnat voidaan tehdä ilman kilpailutusta.

 

Uudistuksella hallitus haluaa lisätä kilpailua, kilpailuneutraliteettia ja markkinoiden toimivuutta. Inhouse-hankinnoissa on omat ongelmakohtansa, eikä se ole kunnalle aina paras mahdollinen vaihtoehto.

 

Kilpailutuksen avulla kunta voi hankintalain puitteissa itse määritellä tärkeimmät kriteerit, joiden perusteella markkinoilla olevia vaihtoehtoja on helppo arvioida. Mikäli uusi laki astuu voimaan suunnitellusti, nykyisiä järjestelmiä kannattaa arvioida ajoissa ja valmistautua mahdolliseen kilpailutukseen.

 

Kilpailuttaminen on luultua helpompaa

Jotta pääset kartalle siitä, mitä tietojärjestelmiä on markkinoilla, kannattaa sopia markkinavuoropuhelu toimittajien kanssa. Näin pysyt ajan tasalla, millaisia tietojärjestelmiä kunnille on tarjolla. Vapaamuotoinen markkinavuoropuhelu ei sido mihinkään, eikä vie kuin hetken työajastasi.

 

Kilpailutusta ei kannata pelätä, sillä se on mainettaan yksinkertaisempaa. Hankintalain mukaisen tarjouspyynnön voit koostaa itse ilman ulkopuolisen konsultin apua. Abilitan kilpailutusopas auttaa sinua kilpailutuksen laatimisessa.

 

Meillä on pitkä kokemus julkishallinnon järjestelmähankinnoista ja tarjoamme ratkaisuja, jotka on suunniteltu erityisesti kuntien tarpeisiin.

 

Ota yhteyttä ja varaa markkinavuoropuhelu

 

Tekoäly tuo uusia mahdollisuuksia kuntapuolen toiminnanohjausjärjestelmiin. Miten Abilita hyödyntää tekoälyä ohjelmistokehityksessä ja mitkä asiat vaativat yhä asiantuntijan panosta? Abilitan Unit4-yksikön johtaja Malin Blomqvist avaa aihetta ja kertoo, mitä mahdollisuuksia ja ... Lue lisää »

Tekoäly tuo uusia mahdollisuuksia kuntapuolen toiminnanohjausjärjestelmiin. Miten Abilita hyödyntää tekoälyä ohjelmistokehityksessä ja mitkä asiat vaativat yhä asiantuntijan panosta? Abilitan Unit4-yksikön johtaja Malin Blomqvist avaa aihetta ja kertoo, mitä mahdollisuuksia ja haasteita tekoälyn soveltamisessa on.

Malin Blomqvist uskoo tekoälyn keventävän prosesseja ja helpottavan taloushallinnon rutiineja.

Abilita tarjoaa ja kehittää ohjelmistoratkaisuja julkishallinnon tarpeisiin. Ohjelmistojen kehitys on merkittävä osa Abilitan toimintaa. Osana kehitystyötä Abilitan kehitystiimi kartoittaa tekoälyn mukanaan tuomia mahdollisuuksia.

 

Malin Blomqvistin mukaan tekoälyn soveltaminen matemaattisesti monimutkaisissa tehtävissä on yhä rajallista. Tekoäly on edistynyt merkittävästi esimerkiksi tekstin tuottamisessa, mutta matemaattisen tietomäärän käsittelyssä on edelleen haasteita. Tietokoneet ja palvelimet eivät ole riittävän nopeita käsittelemään valtavia datamääriä, jotka monissa taloushallinnon prosesseissa ovat arkipäivää.

 

— Esimerkiksi täsmäytykset vievät kirjanpitäjiltä todella paljon aikaa ja olemme yrittäneet löytää siihen ratkaisua, mutta kombinaatioita on liikaa. Jos kirjanpidon ero pitäisi löytää 10 000 rivin joukosta, yhdistelmien määrä kasvaa niin suureksi, ettei nykyisten prosessorien teho riitä löytämään ratkaisua kohtuullisessa ajassa, Blomqvist selventää.

 

— Tällaisissa tilanteissa tekoälystä ei valitettavasti ole juurikaan hyötyä. Todellisten ratkaisujen löytäminen vaatii huomattavasti enemmän prosessitehoa kuin mitä 64-bittisillä tietokoneilla on tarjota, Blomqvist jatkaa.

 

Yhdeksi esimerkiksi tekoälyn hyödyntämisestä Malin Blomqvist nostaa tiliöinnit.

 

— Tiliöintien automaatiota voidaan kehittää tekoälyn avulla, mutta työkalut eivät toimi yksinään ilman käyttäjän asiantuntemusta. Tekoäly voi ehdottaa ratkaisuja, mutta käyttäjän täytyy osata arvioida niiden oikeellisuus, hän lisää.

 

Standardointi ja automaatio sujuvoittavat taloushallintoa

Malin Blomqvist nostaa esiin myös automaation ja standardoinnin tärkeyden taloushallinnossa.

 

– Automaation hyödyt eivät ole pelkästään tekoälyn varassa. Selkeät standardit ja niiden johdonmukainen noudattaminen vähentävät merkittävästi manuaalista työtä ja virheiden mahdollisuutta.

 

Blomqvist huomauttaa, että tekoälyn ja automaation hyödyntäminen edellyttää myös käyttäjiltä halua oppia ja ottaa käyttöön uusia työkaluja. Hänen mukaansa järjestelmämuutoksiin liittyvä muutosvastarinta on edelleen haaste.

 

– Käyttäjien koulutus ja heidän osallistamisensa prosessiin ovat ratkaisevassa roolissa. Tekoäly voi olla erinomainen apuväline, mutta siitä saadaan paras hyöty vain, jos järjestelmä ja sen tarjoamat mahdollisuudet ymmärretään, Blomqvist painottaa.

 

Kehitysmyönteisyys avainasemassa

Vaikka Blomqvist ei usko tekoälyn mullistavan taloushallintoa aivan lähivuosina, hän näkee selviä mahdollisuuksia, joita tekoäly ja automaatio voivat tuoda organisaatioille.

 

– Tekoäly voi auttaa meitä siirtymään entistä tehokkaampiin toimintatapoihin ja keventämään rutiineja. On kuitenkin tärkeää, että organisaatiot lähestyvät tätä kehitysmyönteisesti ja ovat valmiita muuttamaan omia prosessejaan, hän kiteyttää.

 

Abilita jatkaa tekoälyn ja automaation hyödyntämistä osana asiakkaiden tarpeisiin räätälöityjä ratkaisuja.

 

— Pyrimme löytämään juuri ne työkalut, jotka tekevät asiakkaidemme arjesta tehokkaampaa ja vähemmän kuormittavaa, Blomqvist summaa.

 

 

 

Kiinnostuitko?

Mikäli haluat lisätietoa Unit4 ERP -toiminnanohjausjärjestelmästä, ota yhteyttä, niin kerromme lisää!

Pystyykö kuntasi toiminnanohjausjärjestelmä reagoimaan nopeasti muuttuviin julkishallinnon vaatimuksiin? Abilita tuo kuntien käyttöön erityisesti julkista sektoria varten suunnitellun Unit4 ERP -toiminnanohjausjärjestelmän, joka mukautuu kuntien tarpeisiin lähes rajattomien konfigurointimahdollisuuksien ansiosta. Järjestelmätoimittajana Abilita ... Lue lisää »

Pystyykö kuntasi toiminnanohjausjärjestelmä reagoimaan nopeasti muuttuviin julkishallinnon vaatimuksiin? Abilita tuo kuntien käyttöön erityisesti julkista sektoria varten suunnitellun Unit4 ERP -toiminnanohjausjärjestelmän, joka mukautuu kuntien tarpeisiin lähes rajattomien konfigurointimahdollisuuksien ansiosta. Järjestelmätoimittajana Abilita on erikoistunut kunnalliselle sektorille huolehtien, että kuntasi pysyy ajan tasalla — tehokkaasti ja kustannuksia säästäen.

 

Kehityspäällikkö Gunilla Sjöholm korostaa Abilitan henkilöstön pysyvyyden merkitystä: ”Tietotaito pysyy meillä talossa, sillä tällä seudulla työntekijät viihtyvät pitkään saman työnantajan palveluksessa”.

 

Abilitalla on 40 vuoden kokemus Suomen luotettavimpana julkishallinnon järjestelmätoimittajana. Pietarsaaresta käsin koko Suomen alueella toimiva yritys tuntee perusteellisesti julkisen sektorin prosessit, lakivaatimukset ja järjestelmätarpeet.

 

Gunilla Sjöholm, yksi Abilitan perustajajäsenistä ja nykyinen kehityspäällikkö, korostaa yrityksen sitoutumista julkisen sektorin järjestelmäpuolen kehittämiseen:

 

— Meille julkinen sektori on ensisijainen prioriteetti. Sopivan kokoisena toimijana pystymme reagoimaan nopeasti lakimuutosten asettamiin vaatimuksiin, mikä auttaa asiakkaitamme pysymään ajan tasalla.

 

Kuntasektorin raportointivaatimukset muuttuvat usein lyhyellä varoitusajalla, ja valtion asettamat säädökset voivat astua voimaan jopa takautuvasti. Kaikki järjestelmätoimittajat eivät priorisoi uusien ohjelmisto-osien kehittämistä näiden tarpeiden täyttämiseksi, mutta Abilitalla on sekä osaaminen, tarvittavat resurssit että halu vastata tähän haasteeseen.

 

— Usein säädöksiä annetaan niin lyhyellä varoitusajalla, että niiden toimeenpano voi olla haastavaa. Meillä on kuitenkin valmius rakentaa uusia järjestelmäosioita nopeasti, kertoo Sjöholm.

 

 

Kustannustehokas SaaS-ratkaisu ja modernit integraatiotekniikat

Abilita tarjoaa Unit4 ERP -järjestelmän SaaS-pilvipalveluna, jonka ansiosta asiakkaat voivat käyttää ohjelmistoa vaivattomasti paikasta ja kunnan omista palvelinresursseista riippumatta. Toteutamme järjestelmäintegraatiot tehokkaasti modernien integraatiotekniikoiden, kuten REST APIn ja SOAPin, avulla.

 

Näiden lisäksi kunnille on tärkeää, että järjestelmä tukee myös perinteisiä tekstimuotoisia aineistoja. Tämä on olennaista, sillä kuntien esilaskutusjärjestelmiä voi olla useita. Esimerkiksi vesihuollosta, rakennusvalvonnasta, varhaiskasvatuksesta tai opistojen laskutusjärjestelmistä toimitetaan laskut taloushallintojärjestelmään.

 

— Jos edellyttäisimme, että kaikki aineistot toimitetaan vain omien määritystemme mukaisesti, kunnalle aiheutuvat kustannukset voisivat nousta huomattavan korkeaksi useiden eri järjestelmätoimittajien taholta. Meille perinteisten aineistojen konfigurointi on melko nopea prosessi, jolloin asiakkaan kokonaiskustannukset pysyvät kohtuullisena, Gunilla Sjöholm selventää.

 

 

Valmis kuntamalli helpottaa käyttöönottoa

Abilitalla on laaja kokemus integraatioiden suunnittelusta, ja yritys hyödyntää tätä asiantuntemusta kuntien tarpeiden kartoittamisessa. Gunilla Sjöholm havainnollistaa, kuinka kunnan tietojärjestelmäkartassa voi olla yli 100 integraatiota, jotka kaikki on otettava huomioon toiminnanohjausjärjestelmän vaihtamisen yhteydessä.

 

— Usein kunnilla ei ole valmiita järjestelmäkarttoja työn tueksi. Meidän kokemuksemme avulla voimme varmistaa, että kaikki tarpeelliset integraatiot huomioidaan käyttöönottovaiheessa, Sjöholm sanoo.

 

Abilitan kehittämä valmis kuntamalli nopeuttaa käyttöönottoa ja auttaa kuntia standardoimaan prosessejaan.

 

— Olemme rakentaneet kuntamallin parhaista toimintatavoista, joita olemme oppineet vuosien varrella. Malli kehittyy jatkuvasti ja mahdollistaa kunnille nopeamman ja helpomman järjestelmän käyttöönoton, Sjöholm jatkaa.

 

Unit4 ERP tarjoaa lähes rajattomasti konfigurointimahdollisuuksia, ja sen joustavuutta voi hyödyntää monipuolisesti. Extension Kit -työkalun avulla kunnat voivat tehdä muutoksia järjestelmään itsenäisesti ilman syvällistä ohjelmointiosaamista.

 

— Uskon, että Extension Kit on tulevaisuuden työkalu, Gunilla Sjöholm toteaa.

 

 

Kiinnostuitko?

Mikäli haluat lisätietoa Unit4 ERP -toiminnanohjausjärjestelmästä, ota yhteyttä, niin kerromme lisää!

 

Pidimme Kuntamarkkinoilla tietoiskun otsikolla "Hyödynnä mahdollisuutesi kilpailuttaa – hankintalaki on yksinkertainen" ja aihe tuntui olevan ajankohtainen, sillä osa kuulijoista jouduttiin käännyttämään ovelta ja osa seisoi tietoiskun ajan, kun tilasta loppuivat ... Lue lisää »

Pidimme Kuntamarkkinoilla tietoiskun otsikolla "Hyödynnä mahdollisuutesi kilpailuttaa – hankintalaki on yksinkertainen" ja aihe tuntui olevan ajankohtainen, sillä osa kuulijoista jouduttiin käännyttämään ovelta ja osa seisoi tietoiskun ajan, kun tilasta loppuivat istumapaikat kesken. 

Tietoiskussa Abilitan myyntijohtaja Frej Salmela kertoi 40-vuoden kokemuksella miksi ja miten kuntien kannattaa kilpailuttaa tietojärjestelmät. Tarkoitus on hälventää suurimpia kilpailutukseen liittyviä pelkoja ja antaa vinkkejä, joiden avulla vältätte pahimmat virheet ja pääsette onnistuneeseen lopputulokseen.

 

Olemme nyt tehneet tietoiskustamme videotallenteen, jotta kaikki halukkaat pääsevät sen kuulemaan. Tallenne löytyy tästä alta, sekä Abilitan Youtube-kanavalta.

Varhaiskasvatuksen hallinnon ja päiväkotiarjen helpottamiseen löytyy useita järjestelmävaihtoehtoja, joiden vertailu voi tuntua haastavalta. Tarjolla on useita kaupallisia vaihtoehtoja sekä kuntien kehittämä eVaka. Abilitan tarjoama Päikky on tällä hetkellä Suomen kehittynein ... Lue lisää »

Varhaiskasvatuksen hallinnon ja päiväkotiarjen helpottamiseen löytyy useita järjestelmävaihtoehtoja, joiden vertailu voi tuntua haastavalta. Tarjolla on useita kaupallisia vaihtoehtoja sekä kuntien kehittämä eVaka. Abilitan tarjoama Päikky on tällä hetkellä Suomen kehittynein ja helppokäyttöisin varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmä. Seuraavassa kerromme miksi. 

 

Varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmän tarkoitus on helpottaa varhaiskasvatuksen hallinnon ja päiväkotien arkea sekä vähentää turhaa työtä.

 

Varhaiskasvatuksessa ollaan vasta raapaistu pintaa sen suhteen, miten toiminnanohjausjärjestelmä voi tehostaa työarkea. Kuntasektorilla ajankäytön tehostaminen sekä johtamisen ja päätöksenteon tukeminen korostuvat tulevaisuudessa.

 

Abilitan varhaiskasvatuksen liiketoiminnasta vastaavan Petri Järvisen mukaan Abilitalla on osaamista ja resursseja osallistua julkisen sektorin tehostamiseen.

 

– Emme tarjoa pelkkää tuotetta, vaan kokonaisvaltaisen ratkaisun varhaiskasvatuksen arjen helpottamiseen. Autamme asiakkaitamme oivaltamaan, kuinka monipuolisia työkaluja Päikky tarjoaa toiminnan kehittämiseen. Panostamme järjestelmäkehityksessä erityisesti raportoinnin parantamiseen.

 

Asiakkaalle on merkittävää, että kaikki järjestelmän uudet ominaisuudet tulevat automaattisesti käyttöön ilman lisäveloitusta.

 

– Kun teemme yhdelle asiakkaalle uuden ominaisuuden, tulee se käytännössä kaikille muillekin käyttöön. Päikyn kehittäminen kuuluu osaksi asiakkaan sopimushintaa, Järvinen sanoo.

 

Valmisohjelmisto vai kuntien kehittämä eVaka?

Viime vuosina markkinoille on tullut kaupallisten järjestelmien lisäksi avoimen lähdekoodin järjestelmä eVaka, jonka kehittämisestä ja ylläpidosta vastaavat kuntaorganisaatiot itse.

 

Abilitan myyntijohtaja Frej Salmela kyseenalaistaa sitä, että veronmaksajien rahoilla lähdetään kehittämään markkinoille uutta järjestelmää.

 

– Meillä on Suomessa asiantuntevia toimijoita, jotka tarjoavat toimivan ja valmiin ohjelmiston. Onko julkisen toimijan tehtävä laittaa miljoonia euroja sellaisen järjestelmän kehittämiseen, joka löytyy jo valmiina ja toimivaksi testattuna?

 

Hintalappu itse kehitetylle järjestelmälle saattaa muodostua kohtuuttoman kovaksi, sillä tietojärjestelmien kehitystyö on jatkuvaa.

 

— Koska eVakan takana ei ole mitään yksittäistä yritystä, tarkoittaa se sitä, että mukana olevat kunnat rahoittavat itse järjestelmän kehityksen ja kaikki järjestelmän eteen tehtävät toimenpiteet. Esimerkiksi vuosittain vaihtuvat viranomaisvaatimukset täytyy huomioida tietojärjestelmässä, Salmela muistuttaa.

 

Päikky tuntee sekä päiväkotiarjen, IT-maailman että viranomaismääräykset, jolloin päiväkodissa voidaan huoletta keskittyä lapsiin.

 

 

Valmiin toiminnanohjausjärjestelmän edut

Valmis varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmä tarkoittaa sitä, että se on testattu toimivaksi isommissakin kaupungeissa. Järjestelmän kehitystyö on silti jatkuvaa.

 

Päikyn takana on Suomen luotettavin julkishallinnon järjestelmätoimittaja Abilita, joka on perillä muuttuvista viranomaisvaatimuksista ja järjestelmän kehitystarpeista.

 

Lisäksi Päikyn takaa löytyy roppakaupalla kokemusta myös varhaiskasvatuksen arjesta, sillä Päikky on kehitetty puhtaasti olemassa olevaan tarpeeseen. Päikyn syntytarinaan voit tutustua täällä.

 

Päikky mukautuu joustavasti erilaisten kuntien tarpeisiin ja valmiit integraatiot löytyvät useampaankin järjestelmään.

 

— Päikky integroituu esimerkiksi useampaan eri työvuorosuunnittelujärjestelmään ja laskutusjärjestelmään. Valmiita integraatioita löytyy myös erilaisiin ateriapalvelujärjestelmiin, joiden kautta lapsille tilataan automaattisesti ruoat hoitoaikojen perusteella. Vaikka ostat Päikyn Abilitalta, niin muut järjestelmät voit ostaa mistä haluat, Petri Järvinen selventää.

 

Päikky loistaa myös laadukkaalla asiakaspalvelulla. Asiakkaat ovat tyytyväisiä niin järjestelmään kuin asiakaspalveluunkin.

 

— Me tiedämme, mitä asiakkaille kuuluu ja pysymme ajan tasalla arjen tekemisestä, Järvinen vakuuttaa.

 

Päikyn takaa löytyy kokemusta sekä varhaiskasvatuksen arjesta että IT-puolesta. Valmis ohjelmisto on helppo ja kokonaistaloudellisesti kannattava valinta. Päikyn asiakkaana voit keskittyä huoletta varhaiskasvatuksen arjen pyörittämiseen, sillä välin kun Abilita keskittyy järjestelmän kehittämiseen.

 

 

Viisi syytä hankkia Päikky

1. Kollegasi päiväkotimaailmasta ovat olleet alusta asti mukana kehittämässä järjestelmää. Päikky on kehitetty yhdessä asiakkaiden kanssa, joten se on varta vasten suunniteltu helpottamaan varhaiskasvatuksen hallinnon ja päiväkodin arkea.

 

2. Saat järjestelmän kehitystyön samaan hintaan. Päikyn asiakkaana saat kaikki uudet ominaisuudet ja päivitykset automaattisesti käyttöön ilman lisäkustannuksia.

 

3. Päikyn avulla säästät aikaa ja helpotat niin päiväkodin arkea kuin hallinnon prosesseja. Päikky on kokonaisvaltainen ratkaisu, joka helpottaa ja nopeuttaa prosesseja aina vanhempien ja päiväkodin välisestä viestinnästä työvuorosuunnitteluun ja laskutukseen.

 

4. Päikky toimii saumattomasti eri järjestelmien kanssa. Päikystä löytyy valmiit integraatiot useisiin eri järjestelmiin, mikä nopeuttaa ja helpottaa järjestelmien käyttöönottoa ja tiedon kulkua.

 

5. Meiltä saat Suomen parasta asiakaspalvelua. Abilitan asiakaspalvelu on saanut paljon kiitosta nopeasta ja ystävällisestä palvelusta tuki- ja yhteydenottopyynnöissä - sitä on kehuttu jopa Suomen parhaaksi, kuten Päikkyäkin. 

 

 

 

 

Varaa markkinavuoropuhelu Abilitan kanssa

Tutustuaksesi varhaiskasvatuksen tietojärjestelmiin kannattaa sopia markkinavuoropuhelu toimittajien kanssa, vaikkei kilpailutus olisikaan vielä ajankohtainen. Vapaamuotoinen markkinavuoropuhelu ei sido mihinkään, eikä vie kuin pari tuntia omaa työaikaasi.

Ota yhteyttä ja varaa markkinavuoropuhelu

Varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmä Päikky syntyi Petri Järvisen halusta kehittää päiväkodin ja kodin välistä kommunikaatiota sekä vapauttaa päiväkodin työntekijöille enemmän aikaa lasten kanssa olemiseen. Koska Päikky on alusta saakka kehitetty yhdessä asiakkaiden ... Lue lisää »

Varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmä Päikky syntyi Petri Järvisen halusta kehittää päiväkodin ja kodin välistä kommunikaatiota sekä vapauttaa päiväkodin työntekijöille enemmän aikaa lasten kanssa olemiseen. Koska Päikky on alusta saakka kehitetty yhdessä asiakkaiden kanssa, yhdistyvät siinä varhaiskasvatuksen arjen tunteminen sekä huippuluokan IT-osaaminen.

 

Päikky-sovellus on alusta asti kehitetty yhteistyössä asiakkaiden kanssa.

 

Kun Petri Järvisen lapset aloittivat päiväkodin 15 vuotta sitten, koostui päivähoidon ja kodin välinen kommunikaatio vielä paperilappusista ja tiedotteista ilmoitustauluilla. Nokialla IT-konsultoinnissa ja insinöörinä työskennellyt Järvinen havahtui siihen, miten monimutkaisia ja vanhanaikaisia käytännöt päiväkodeissa vielä olivat. Työntekijöillä meni valtavasti aikaa käsin kirjaamiseen ja tietojen siirtämiseen kankeisiin järjestelmiin.   Varhaiskasvatuksen työntekijän arkea Petri sai seurata hyvinkin läheltä, sillä Järvisen vaimo työskentelee varhaiskasvatuksen opettajana.   — Kävimme vaimoni kanssa lukuisia keskusteluja päiväkodin arjen haasteista. Käytännön tasolla korkeasti koulutetuilla varhaiskasvatuksen ammattilaisilla meni valtavasti aikaa byrokratian pyörittämiseen, minkä voisi siirtää pedagogiseen osaamiseen ja lasten kanssa olemiseen, Järvinen kertoo. (Kuvateksti: Petri Järvistä on tituleerattu Päikky-sovelluksen idean isäksi.)

 

Ensin Järvisten perheessä pyöriteltiin ajatusta, miten oman päiväkodin toimintaa voisi kehittää. Myöhemmin tuntui luontevalta perustaa yritys, joka lähti kehittämään ohjelmistoa päiväkodin tarpeisiin.

 

Mobiilisovellus päiväkodin rutiineja helpottamaan

Petri Järvinen tiedosti, että hänellä on osaamista helpottaa päiväkotiarjen rutiineja. Hän houkutteli kaksi kaveriaan mukaan yritystä perustamaan. Syntyi mukavaIT Oy, joka lähti kehittämään Päikky-sovellusta yhdessä pilottiasiakkaiden kanssa.

 

— Ensimmäiseksi halusimme helpottaa läsnäolojen seuraamista mobiilisovelluksen avulla. Ajantasaisesta listasta on helppo seurata, ketä lapsia on paikalla. Aiemmin työntekijät kirjasivat läsnäolot paperilapulle, jonka jälkeen työntekijä naputteli tiedot toimistossa ohjelmaan. Sen jälkeen laskuttaja naputteli samat tiedot seuraavaan ohjelmaan. Tästä kertyi valtava määrä turhia työtunteja.

 

Päikyn tavoitteena oli, että päiväkodin työntekijöiltä vapautuisi enemmän aikaa lasten kanssa olemiseen.

 

Arjen helpottamisen ohessa tärkeä tavoite oli tuottaa tietoa päiväkodin toiminnasta. Kun tiedetään läsnäolojen tarkkuus, voidaan helpommin suunnitella työvuoroja ja seurata, onko työntekijöitä riittävästi lapsia kohden. Myöhemmin järjestelmä laajeni kattamaan koko varhaiskasvatuksen toiminnan aina hallintoon saakka.

 

Alkuperäinen perheenisän ajatus huoltajien osallisuudesta toteutui sovelluksessa jo heti alkumetreiltä lähtien.

 

— Päikyn avulla pystyimme avaamaan reaaliaikaisen ikkunan päiväkodin arjesta vanhemmille, esimerkiksi kuvien avulla, Järvinen iloitsee.

 

Abilitan ja mukavaIT:n tiet kohtasivat kymmenisen vuotta sitten, kun Päikky täydensi sopivasti Abilitan hallinnolliselle puolelle kehittämää päivähoitojärjestelmää. Abilita on toiminut kuntien kumppanina jo vuosikymmeniä kehittäen erilaisia ohjelmistoratkaisuja, joten Päikky sai taakseen vahvat hartiat.

 

Ensin Abilita tuli osakkaaksi yritykseen ja myöhemmin osti yhtiön kokonaan. Järjestelmät integroitiin keskenään ja nykyään tieto kulkee automaattisesti mobiilisovelluksesta aina asiakkaan laskutukseen saakka. Hankittuaan Päikky-sovelluksen, asiakas saa Abilitalta yhden järjestelmän kautta kaiken tarvittavan hallinnon, päiväkodin sekä vanhempien tarpeisiin. Abilitalla Petri Järvinen vastaa varhaiskasvatusliiketoiminnasta toimien yksikön johtajana.

 

Päikky hoitaa automaattisesti lasten ja henkilökunnan läsnäoloseurannan ilman turhaa paperin pyörittelyä.

 

Kehitystyötä yhdessä asiakkaiden kanssa

 

Päikky on kehitetty yhteistyössä asiakkaiden kanssa, neutraalissa päiväkotiympäristössä. Asiakkaiden tarpeet ja toiveet määrittelivät kehitystyötä jo alkumetreiltä saakka.

 

— Vietimme lukemattomia tunteja Nurmijärven Sorvankaaren päiväkodissa kysellen henkilökunnan mielipiteitä, mitä sovelluksessa pitäisi olla ja mitä ei ainakaan haluta. Prototyyppejä testattiin ja hierottiin yhdessä.

 

Lähtökohtaisesti kaikki kehitystyö tehdään edelleen yhdessä asiakkaiden kanssa.

 

— Viisaus asuu harvoin meidän järjestelmän kehittäjien päässä. Useimmat ominaisuudet on kehitetty asiakkaan toiveiden perusteella. Viimeisimpänä isompana kokonaisuutena on rakennettu pedagoginen dokumentointi, joka sisältää esimerkiksi lapsen varhaiskasvatussuunnitelmat. Koko prosessi on mietitty yhdessä asiakkaan kanssa, jotta lopputulos hyödyttää sekä huoltajaa että varhaiskasvatuksen opettajaa.

 

Soveltuuko Päikky kaikkien suomalaisten päiväkotien tarpeeseen?

 

— Noin 85 % asiakkaista on täysin toisiinsa verrattavia, koska ala on valtion toimesta niin säädelty. Pienen poikkeuksen tuovat isompien kaupunkien monimutkaisemmat prosessit ja suuremmat tarpeet tiedon tuottamiselle. Lähtökohtaisesti kuitenkin se, mikä toimii Parkanossa, toimii myös Pietarsaaressa, Järvinen vertaa.

 

Päikky tarjoaa päiväkodeille kokonaisvaltaisen ratkaisun, joka vastaa varhaiskasvatuksen ammattilaisten, perheiden ja hallinnon todellisiin tarpeisiin. Se säästää aikaa, tehostaa resurssien käyttöä, tuo reaaliaikaisen tiedon johtamisen tueksi ja kehittyy jatkuvasti vastaamaan tulevaisuuden haasteisiin.

 

Haluatko kuulla Päikystä lisää? Täytä lomake, niin olemme sinuun pikaisesti yhteydessä!

 

 

 

Abilita on Suomen luotettavin julkishallinnon järjestelmätoimittaja jo 40 vuoden kokemuksella.

Kuntien hallinnon ja taloushallinnon haasteet ovat moninaiset. Taloushallinnon ohjelmistot ovat vanhentuneita ja vaativat paljon manuaalista työtä. Palkkahallinto, HR ja taloushallinto ovat usein eri järjestelmissä ja tiedon jäljittämiseen kuluu aikaa. Vanhat ... Lue lisää »

Kuntien hallinnon ja taloushallinnon haasteet ovat moninaiset. Taloushallinnon ohjelmistot ovat vanhentuneita ja vaativat paljon manuaalista työtä. Palkkahallinto, HR ja taloushallinto ovat usein eri järjestelmissä ja tiedon jäljittämiseen kuluu aikaa. Vanhat ohjelmistot eivät myöskään pysy jatkuvasti muuttuvien säädösten perässä. Lisäksi taloushallinnon henkilöstön eläköityminen vauhdittaa prosessien automatisoinnin ja tehostamisen tarvetta.

 

Abilita tarjoaa ratkaisun näihin haasteisiin julkisia organisaatioita varten kehitetyllä Unit4 ERP -järjestelmällä, joka on kustannustehokas uuden sukupolven julkishallinnon toiminnanohjausjärjestelmä. Unit4 ERP on suunniteltu tehostamaan monia kunnallisia prosesseja.  Taloushallinto, HR sekä palkanlaskenta ovat samassa järjestelmässä, joten kunnat välttyvät integrointien tuomilta haasteilta ja saavat kaikki raportit samasta järjestelmästä.

 

Abilitan Unit4 yksikön johtaja Malin Blomqvist kertoo, miten Unit4 ERP -toiminnanohjausjärjestelmän avulla kunnan taloushallinnon prosessit tehostuvat ja automatisoituvat.

 

Abilita on ajan tasalla muuttuvista säädöksistä ja kuntien tarpeista

Unit4 ERP on Suomessa vielä suhteellisen uusi toiminnanohjausjärjestelmä, vaikka naapurimaissa Ruotsissa ja Norjassa sillä on jo markkinajohtajan asema. Abilita on sovittanut ja konfiguroinut järjestelmää nimenomaan suomalaisten kuntien tarpeisiin soveltuvaksi. Ensimmäinen asiakas, Kokkolan kaupunki, otti järjestelmän käyttöön lähes kymmenen vuota sitten.

 

Abilitan yksikön johtaja  on johtanut järjestelmän kehitystä ja konfigurointia julkisen sektorin tarpeisiin. Hänen mukaansa Unit4 ERP skaalautuu sekä isojen että pienempien kuntien vaatimuksiin.

 

Kuntien on vaikea pysyä perässä jatkuvasti muuttuvissa vaatimuksissa. Abilita on aina ajan tasalla säädöksistä ja huolehtii, että järjestelmä tuottaa lakisääteiset raportit automaattisesti.

 

— Lisäksi järjestelmä hoitaa automaattisesti kunnallisen puolen arvonlisäverolaskelmat sekä palkanlaskennan erilaiset sopimukset, Blomqvist kertoo.

 

Järjestelmäosaamisen lisäksi Abilita tuntee kuntien tarpeet sekä työarjen.

 

— Itse hallitsen järjestelmän lisäksi myös julkisen sektorin kirjanpidon. Emmehän voisi tehdä toimivaa järjestelmää tietämättä, mihin tarpeeseen kunnat tarvitsevat järjestelmää. Meiltä kysytään usein neuvoa järjestelmän lisäksi myös käytännön asioissa. Ja totta kai autamme aina kun voimme, Malin Blomqvist tähdentää.

 

Kaikki tieto yhdessä järjestelmässä

Yksi Unit4 ERP -toiminnanohjausjärjestelmän suurimmista eduista on, että kaikki tieto on samassa järjestelmässä. Kunnilla on tyypillisesti käytössä useita erillisiä järjestelmiä kirjanpitoa, laskutusta ja ostolaskujen käsittelyä varten. Tämä johtaa tiedon hajanaisuuteen ja aikaa vieviin täsmäytyksiin. Unit4 ERP yhdistää kaikki nämä toiminnot yhdeksi järjestelmäksi, mikä vähentää virheiden mahdollisuutta, tehostaa tiedonhallintaa ja helpottaa raporttien laatimista.

 

Järjestelmä helpottaa kirjanpitoa aukottoman kirjausketjun ansiosta.

 

— Pääkirjassa näkyy aina, mistä yksi rivi tulee, joten aikaa säästyy valtavasti, kun tietoa ei tarvitse etsiä erillisistä järjestelmistä, Malin Blomqvist kertoo.

 

Malin Blomqvist rohkaisee kuntia etsimään uusia tehokkaampia toimintatapoja toiminnanohjausjärjestelmän päivityksen yhteydessä.

 

Automatisointi vähentää työtunteja

Kuntien taloushallinnossa esimerkiksi ostolaskujen käsittely vie perinteisesti paljon aikaa. Unit4 ERP mahdollistaa laskujen sähköisen käsittelyn, jonka ansiosta manuaalisen työn tarve vähenee merkittävästi. Järjestelmään voidaan luoda sääntöjä, jotka ohjaavat laskut suoraan oikealle henkilölle tarkastettavaksi, ilman työllistäviä välikäsiä. Tämä ei ainoastaan nopeuta prosesseja, vaan myös vähentää virheiden riskiä.

 

Malin Blomqvist korostaa kuitenkin, että järjestelmän hyödyntämisessä tarvitaan myös rohkeutta muuttaa toimintaprosesseja ja hyödyntää automatisointia.

 

— Pitää uskaltaa luoda järjestelmälle sääntöjä, joiden puitteissa laskut menevät oikealle henkilölle tarkastettavaksi. Mikään automaatio ei voi toimia ilman annettuja sääntöjä. Joskus voi olla vaikea muuttaa toimintatapoja ja luottaa siihen, että järjestelmä tarkistaa automaattisesti laskut tiettyjen sääntöjen puitteissa ja laittaa erikseen jollekin hyväksyttäväksi, jos laskussa ilmenee jotain poikkeavaa.

 

Automatisointi helpottaa kuntia myös esimerkiksi verotukseen liittyvissä asioissa.

 

— Järjestelmä laskee automaattisesti arvonlisäveron oikein, eikä jokaisen käyttäjän erikseen tarvitse miettiä sitä, onko kyseessä esimerkiksi palautuskelpoinen tai vähennyskelpoinen kirjaus, Blomqvist kertoo.

 

Abilita rohkaisee uusien toimintatapojen etsimiseen

Unit4 ERP -toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoprosessin sujuvuus riippuu pitkälti asiakkaan prosesseista. Valmista kuntamallia hyödynnettäessä järjestelmän käyttöönotto voi sujua hyvinkin nopeasti.

 

— Yleensä järjestelmä halutaan kuitenkin sovittaa kunnan vanhoihin toimintamalleihin soveltuvaksi tai järjestelmänvaihdon yhteydessä halutaan tehdä organisaatiomuutoksia tai muutoksia vaikkapa tiliöintirakenteessa. Nämä pidentävät käyttöönottoprosessia, Blomqvist kertoo.

 

Järjestelmätasolla Unit4 ERP auttaa kuntia vastaamaan nykyajan haasteisiin ja luo pohjan tehokkaammalle ja luotettavammalle taloushallinnolle. Onkin pitkälti kuntien muutosvalmiudesta kiinni, miten tehokkaasti automatisoinnin ja modernin teknologian tuomat edut halutaan hyödyntää.

Abilita haluaa kannustaa kuntia uudenlaiseen ajatteluun ja uskallukseen muuttaa asioita.

 

— Jos on tehty kovin kauan tietyllä tavalla asioita, niin olisi hyvä uskaltaa rohkeasti kyseenalaistaa toimintatapoja ja muuttaa niitä, Malin Blomqvist rohkaisee.

 

 

Abilitan tarjoamana UNIT4 ERP sisältää:

• Taloushallinnon
• Henkilöstöhallinnon
• Palkanlaskennan
• Projektit
• Hankinnat ja ostot

 

Lisäksi sopimukseen sisältyy kattava käyttöönottokoulutus sekä Service Desk -tukiportaali pääkäyttäjille. Jatkokehitämme järjestelmää kuntien tarpeiden sekä viranomaisvaatimusten mukaan.

 

Kiinnostuitko?

Mikäli haluat lisätietoa Unit4 ERP -toiminnanohjausjärjestelmästä, ota yhteyttä, niin kerromme lisää!

 

Abilitalla laadukas asiakaspalvelu syntyy asiantuntijuudesta, ketteryydestä sekä kollegoiden välisestä joustavasta yhteistyöstä. Mia Gebala ja Christina Granlund kertovat hyvän asiakaspalvelun juontuvan työpaikan ilmapiiristä. ”Olemme kuin iso perhe. Kaikki kysyvät, miten menee ... Lue lisää »

Abilitalla laadukas asiakaspalvelu syntyy asiantuntijuudesta, ketteryydestä sekä kollegoiden välisestä joustavasta yhteistyöstä. Mia Gebala ja Christina Granlund kertovat hyvän asiakaspalvelun juontuvan työpaikan ilmapiiristä. ”Olemme kuin iso perhe. Kaikki kysyvät, miten menee ja auttavat aina tarvittaessa”, naiset iloitsevat.

 

”Asiakkaan ongelman ratkaiseminen on yhteinen missio Abilitan asiakaspalvelutiimissä”, kertovat Christina Granlund sekä Mia Gebala.

 

Tietojärjestelmäkumppanina Abilita panostaa toimivaan ja henkilökohtaiseen asiakaspalveluun, jotta kuntien työntekijät saavat parhaan mahdollisen hyödyn käyttämistään tietojärjestelmistä. Lisäksi mahdolliset eteen tulevat häiriöt ja ongelmat Abilitan asiakaspalvelutiimi selvittää nopeasti ja asiantuntevasti.

 

Abilitalla on eri järjestelmiin erikoistuneet tiimit huolehtimassa sekä sujuvasta käyttöönotosta että laadukkaasta asiakaspalvelusta. Christina Granlund työskentelee taloushallinnon Unit4 ERP konsulttina osana käyttöönottotiimiä ja Mia Gebala on Päikyn tuessa varhaiskasvatuksen sovellusasiantuntijana. Molemmat ovat aloittaneet Abilitalla reilu vuosi sitten ja tuovat taloon monipuolista osaamista sekä järjestelmäpuolelta että käyttäjän näkökulmasta.

 

Mia Gebala tuli Abilitalle varhaiskasvatuksen opettajan tehtävistä, joten hänelle Päikky on entuudestaan tuttu sekä työntekijän että myös huoltajan näkövinkkelistä. Christina puolestaan siirtyi Abilitalle Wärtsilältä tuoden mukanaan kansainvälisen tason projektihallinnan sekä taloushallinnon osaamista.

 

Tavoitteena tyytyväinen asiakas

Asiakaspalvelun lähtökohtana on perusteellinen, asiakkaan tarpeiden mukaan räätälöity käyttöönottokoulutus. Järjestelmän pääkäyttäjä perehdytetään järjestelmän ominaisuuksiin ja toimintoihin. Koulutuksen tueksi asiakas saa kattavat materiaalit ja video-ohjeistukset ohjelmiston käyttöön ja lisäksi pääkäyttäjää kannustetaan kääntymään tuen puoleen kaikissa mahdollisissa kysymyksissä.

 

Abilitalta saa palvelua molemmilla kotimaisilla. Kaikki koulutusmateriaalit ovat saatavilla sekä suomeksi että ruotsiksi.

 

Abilita lupaa vastata asiakkaan ongelmiin nopeasti.

 

—  Seuraamme Päikyn tukeen saapuvia tukipyyntöjä jatkuvasti. Otamme uuden pyynnön käsittelyyn aina mahdollisimman nopeasti ja kriittiset asiat priorisoimme työlistan kärkeen, Mia Gebala kertoo.

Kaikilla tiimin jäsenillä on yhtenevä ajatus siitä, että asiakas on tärkein.

 

— Olemme yhtä mieltä siitä, että ongelma pitää saada nopeasti ratkaistua, jotta asiakas on tyytyväinen, Christina Granlund vakuuttaa.

Asiakaspalvelutiimi huolehtii myös siitä, että asiakkaan ongelma hoidetaan loppuun saakka.

 

— Tukitiimi kokoustaa joka päivä, jolloin käymme läpi tilanteen, mitä tukipyyntöjä on avoinna, päästäänkö asiassa eteenpäin vai tarvitseeko joku apua. Lisäksi istumme kaikki samassa tilassa, joten kollegalta on aina helppo kysyä neuvoa, Christina Granlund kertoo.

Abilitan asiakaspalvelun käytössä oleva tikettijärjestelmä mahdollistaa asioiden priorisoimisen ja sen, että tukipyyntö tulee aina huomatuksi ja hoidetuksi, eikä huku sähköpostien sekaan. Siitä huolimatta asiakaspalvelu säilyy aina henkilökohtaisena.

 

— Tukitiimiin kuuluvat ovat usein mukana kouluttamassa jo käyttöönottovaiheessa, joten samat kasvot ovat tuttuja myöhemminkin, kun asiakas on tukeen yhteydessä, Mia Gebala kertoo.

Molemmat naiset ovat yhtä mieltä siitä, että Abilitan järjestelmien takana on helppo seistä.

 

— Ajattelen, että on helppo edustaa sellaista tuotetta, johon uskon myös itse. Käytännön kokemuksen kautta tiedän, että järjestelmä helpottaa oikeasti työarkea ja tekemistä, Mia Gebala kehuu.

Onko kunnan tietojärjestelmä tullut tiensä päähän, mutta uuden kilpailuttaminen tuntuu ylitsepääsemättömän vaikealta? Vältteletkö kilpailutusta viimeiseen asti, koska uskot prosessin olevan työläs, pitkä ja vaikea? Kunnan tietojärjestelmähankintojen kilpailutus on paljon luultua ... Lue lisää »

Onko kunnan tietojärjestelmä tullut tiensä päähän, mutta uuden kilpailuttaminen tuntuu ylitsepääsemättömän vaikealta? Vältteletkö kilpailutusta viimeiseen asti, koska uskot prosessin olevan työläs, pitkä ja vaikea? Kunnan tietojärjestelmähankintojen kilpailutus on paljon luultua yksinkertaisempaa, eikä kalliita konsultteja ole useinkaan tarpeellista käyttää.

 

Abilitan myyntijohtaja Frej Salmela rohkaisee kuntia markkinavuoropuheluun ennen varsinaisen kilpailutuksen käynnistämistä.

Kilpailutusta pelätään usein aivan turhaan. Sen vuoksi tyydytään nykyiseen järjestelmään ja laastaroidaan vanhoja ratkaisuja jotenkuten toimivaksi. Kilpailutuksen voit tehdä helposti ilman kalliita konsultteja, eikä hankintalain tulkitseminenkaan ole rakettitiedettä.

Koostimme selkeät ja yksinkertaiset ohjeet, joiden avulla pääset alkuun kunnan tietojärjestelmän kilpailutuksessa.

Hankintalain vaatimukset kunnan tietojärjestelmän kilpailutuksessa

 

Hankintalain mukainen kilpailutus ei ole vaikea toteuttaa. Hankintalain noudattaminen on yksinkertaista, sillä se ei määrittele tiukasti, mitä asioita pitää tehdä ja mitä puolestaan jättää tekemättä.

Julkisen kilpailutuksen vaatimukset jakautuvat kolmeen osaan:

 

1.      Soveltuvuusvaatimukset, jotka kohdistuvat toimittajiin

2.      Järjestelmävaatimukset, jotka kohdistuvat tietojärjestelmään

3.      Valintakriteerit ja pisteytys

 

Hankintalain puitteissa kilpailutus pitää toteuttaa tasapuolisesti, mikä tarkoittaa sitä, että useamman toimittajan pitää pystyä osallistumaan kilpailutukseen. Vaatimukset eivät saa olla syrjiviä ja asetettujen kriteereiden täytyy olla selkeitä ja ymmärrettäviä.

 

Toimittajaan kohdistuvat vaatimukset voivat edellyttää tietyn määrän liikevaihtoa tai vastaavia referenssejä, jotka osoittavat sekä toimittajan osaamista että järjestelmän soveltuvuutta.

 

Järjestelmään kohdistuvia vaatimuksia on joskus täysin tarpeettomasti jopa satoja. Vaatimukset kannattaa rajata tarkasti ja harkitusti. Järjestelmävaatimusten määrittelyyn pureudumme myöhemmin tässä artikkelissa.

 

Valintakriteereiden täytyy olla selkeät. Tarjouspyynnössä täytyy kertoa selkeästi, mitä asioita pisteytetään ja mitä painotetaan tietojärjestelmän valinnassa.

 

Hankintalakia pelätään usein turhaan, vaikka sen noudattaminen ei ole monimutkaista.

 

Kilpailutuksen ABC – näin etenet tietojärjestelmän kilpailutuksessa

 

1. Nykytilanteen arviointi ja tarpeiden määrittely

Nykytilannetta voit arvioida muun muassa näiden kysymysten avulla: Mitä puutteita nykyisessä järjestelmässä on? Millaiset resurssit kunnalla on käytettävissä? Miten haluatte kehittää toimintaanne ja mitä se edellyttää tietojärjestelmältä? Mitkä ovat tärkeimpiä asioita, mitä tulevalta tietojärjestelmältä vaaditaan? Mitä asioita voitaisiin automatisoida manuaalisen työn vähentämiseksi?

 

2. Tutustu järjestelmävaihtoehtoihin

Kartoita, mitä toimittajia ja järjestelmiä markkinoilla on tarjolla. Ennen virallista kilpailutusta kannattaa ottaa järjestelmätoimittajaan yhteyttä ja pyytää esittely eli markkinavuoropuhelu, jotta saat paremman käsityksen markkinoilla olevista järjestelmistä. Markkinavuoropuhelu ei sido sinua mihinkään ja se helpottaa myös järjestelmävaatimusten määrittelyä hankintailmoitusta laadittaessa.

 

3. Valitse kilpailutusmenetelmä

Sopiva kilpailutusmenetelmä kannattaa valita määriteltyjen tavoitteiden perusteella, jotta päästään parhaaseen mahdolliseen lopputulokseen. Tietojärjestelmän hankinnassa usein toimivaksi todettu kilpailutusmenetelmä on neuvottelumenettely. Neuvottelumenettelyssä vaatimukset syntyvät prosessin aikana ja lopulliset sopimusehdot täsmentyvät menettelyn edetessä. Muita kilpailutusmenetelmiä ovat avoin menettely, rajoitettu menettely ja suorahankinta. Toinen tietojärjestelmän hankinnassa yleisesti käytetty tapa on avoin menettely. Ennen avoimen menettelyn aloittamista kannattaa sopia markkinavuoropuhelu toimittajien kanssa.

 

Lisätietoa kilpailutusmenetelmistä löydät hankintaoppaastamme.

 

4. Määrittele tarjouspyynnön sisältö

Tarjouspyyntöön sisällytetään vaatimuksia toimittajan soveltuvuuteen, hankintasopimukseen sekä tietojärjestelmään liittyen.

 

Älä sorru tietojärjestelmän kilpailutuksessa liian laajaan vaatimusmäärittelyyn. Jos vaatimuksia on liikaa, samalla myös niiden tulkinnanvaraisuus kasvaa ja sitä varmempaa on, että vaatimusten mukaista järjestelmää ei ole tarjolla.

 

Tietojärjestelmän vaatimusmäärittelyssä kannattaa keskittyä olennaisiin asioihin. Mieti, mitkä ovat tärkeimmät asiat, mihin järjestelmän pitäisi pystyä? Tarjouspyyntöön kannattaa lisätä myös kohta, että haluat koekäyttää järjestelmää, jotta pystyt tutustumaan tarkemmin tietojärjestelmän tarjoamiin ominaisuuksiin.

 

Kirjaa pisteytysperusteet. Tietojärjestelmän kilpailutuksen pisteytys kannattaa painottaa 40 % hintaan ja 60 % laatuun.

 

Vinkki! Ennen kilpailutusta tehty markkinavuoropuhelu auttaa vaatimusten määrittelyssä! Ota yhteyttä ja varaa aika vapaamuotoiseen markkinavuoropuheluun.

 

5. Julkaise tarjouspyyntö

Tee tarjouspyynnön vaatimusluettelo Excel-muodossa ja julkaise julkisten hankintojen HILMAssa ja Tarjouspalvelussa. Tarjouspalvelu soveltuu loistavasti tietojärjestelmähankintoihin, koska se on selkeä ja kokonaan sähköinen ratkaisu, jossa voit liittää tarjouspyyntöön rajattoman määrän dokumentteja ja pyytää toimittajia täyttämään dokumentit ja lataamaan ne takaisin palveluun.

 

6. Vertaile tarjouksia ja tee päätös

Tarkista tarjouksen jättäneiden yritysten kelpoisuus osallistua tarjouspyyntöön ja vertaile saadut tarjoukset huolellisesti. Hyvässä tarjouksessa on selkeästi ja ymmärrettävästi vastattu määrittelyihin. Hankintapäätöksen tulee nojautua tarjouspyynnön valintaperusteisiin ja arviointikriteereihin, joten huolellisesti laaditun kilpailutuksen tarjousten vertailu on selkeää ja suoraviivaista. Julkaise tehty päätös myös Hilmassa.

 

Kuusi vinkkiä kunnan tietojärjestelmän kilpailutukseen

Abilitan myyntipäällikkö Anne Puhakka-Biskop auttaa kuntia mielellään tietojärjestelmän kilpailutukseen liittyvissä kysymyksissä.

 

1. Älä tyydy vanhaan! Ensimmäinen virhe on tyytyä nykyiseen tietojärjestelmään ja laastaroida olemassa olevat ratkaisut heikosti toimivaksi kokonaisuudeksi. Vanhat ja kankeat systeemit rajoittavat oman toiminnan kehittämistä ja ylläpitävät manuaalista työtä.

 

2. Älä ulkoista vastuuta! Kilpailutusta ei kannata ulkoistaa kalliille konsulteille, jotka laskuttavat parhaimmillaan tuhansia euroja päivässä. Konsulteilla ei ole substanssiosaamista ja lyhyessä ajassa heitä on vaikea perehdyttää ymmärtämään kuntasi toimintaa syvällisesti. Vastuuta et voi ulkoistaa. Jos kaipaat ulkopuolista apua, mieti tarkasti, mihin konkreettisiin asioihin tarvitset konsultin apua ja mitä voit tehdä itse.

 

3. Pidä maltti järjestelmävaatimusten kanssa! Älä kysele liian monelta taholta mielipidettä, mitä ominaisuuksia tietojärjestelmältä halutaan. Tulkinnanvaraisuus kasvaa, mitä enemmän vaatimuksia on, eikä markkinoilta löydy sellaista järjestelmää, joka vastaa kaikkiin laatimiisi vaatimuksiin. Jos järjestelmätoimittaja joutuu kehittämään vaatimusten mukaisia asioita, tarkoittaa se käyttöönottoprojektin lisäksi kehitysprojektia. Tämä puolestaan vaikuttaa hintaan, työmäärään ja aikatauluun.

 

Keskity oleellisiin asioihin ja listaa, mihin järjestelmän pitäisi pystyä. Muista, että tuntemattoman tietojärjestelmän määritteleminen on mahdotonta ja tietojärjestelmästä puhuttaessa pitkät vaatimusmäärittelyt ovat jo tietojärjestelmän valintavaiheessa vanhentuneet.

 

4. Älä laadi liian tiukkaa aikataulua! Ole realistinen, kun laadit projektille aikataulun ja käyttöönottoajankohdan. Myös asiakkaan oma panos on tärkeä projektin edetessä, jotta lopputulos tyydyttää kaikkia osapuolia.

 

5. Älä kopioi naapurikunnan kilpailutuksen vaatimusmäärittelylistaa! Muiden kuntien tekemiin kilpailutuksiin kannattaa toki tutustua, mutta suora kopioiminen ei kannata, koska usein silloin ei mietitä, mitkä vaatimukset soveltuvat juuri sinun kuntaasi.

 

6. Älä sooloile sopimusehtojen kanssa! Yleisiä sopimusehtoja, kuten yleisiä IT-hankintojen sopimusehtoja JIT 2015, kannattaa noudattaa tarjouspyynnössä mahdollisimman tarkasti.

 

Varaa markkinavuoropuhelu Abilitan kanssa

Jotta pääset kartalle siitä, mitä tietojärjestelmiä on markkinoilla, kannattaa sopia markkinavuoropuhelu toimittajien kanssa, vaikka kilpailutus ei olisikaan vielä ajankohtainen. Näin pysyt ajan tasalla, millaisia tietojärjestelmiä kunnille on tarjolla. Vapaamuotoinen markkinavuoropuhelu ei sido mihinkään, eikä vie kuin pari tuntia omaa työaikaasi.

 

Ota yhteyttä ja varaa markkinavuoropuhelu