Ajankohtaista
Mikä erottaa hyvän varhaiskasvatuksen järjestelmän keskinkertaisesta?
28.10.
Varhaiskasvatuksen arki on hektistä ja vastuullista. Käytettävien järjestelmien täytyy tukea henkilöstöä työssään, eikä kuormittaa lisää.
Markkinoilla on tänä päivänä useita varhaiskasvatuksen järjestelmiä, ja lähes kaikki täyttävät lain asettamat perusvaatimukset. Todellinen ero syntyy kuitenkin siitä, kuinka hyvin järjestelmä tukee arjen toimintaa, automatisoi rutiineja ja auttaa johtamaan toimintaa tiedolla.
Kaikki järjestelmät eivät synny samalla tavalla
Suomen markkinoilla olevat varhaiskasvatuksen järjestelmät voidaan jakaa karkeasti kolmeen ryhmään.
Osa on laajojen kuntajärjestelmäkokonaisuuksien osia, joissa varhaiskasvatus on yksi toiminto muiden joukossa. Osa perustuu avoimeen lähdekoodiin, jota kunnat kehittävät ja ylläpitävät itse eri tavoin. Kolmas ryhmä koostuu varhaiskasvatukseen erikoistuneista ratkaisuista. Päikky kuuluu tähän viimeiseen ryhmään.
Kun järjestelmä suunnitellaan alusta asti varhaiskasvatuksen tarpeisiin, ei tarvitse tehdä kompromisseja muiden toimialojen vaatimusten vuoksi. Prosessit, käyttöliittymä ja toiminnallisuudet voidaan rakentaa juuri niihin tilanteisiin, joita päiväkotien henkilöstö, johtajat ja hallinto kohtaavat joka päivä.
Hyvä järjestelmä ohjaa käyttäjän työarkea
Hyvä järjestelmä ei vaadi käyttäjää mukautumaan, vaan asian on oltava päin vastoin.
Päikyn kehityksessä lähtökohtana on ollut ajatus siitä, että järjestelmän tulee ohjata käyttäjää oikeisiin toimenpiteisiin oikeaan aikaan. Esimerkiksi hallinnon tehtävälistat nostavat esiin juuri ne asiat, jotka vaativat päätöksiä tai toimenpiteitä juuri nyt.
Sen sijaan, että käyttäjän pitäisi muistaa kymmeniä yksityiskohtia, järjestelmä auttaa pitämään kokonaisuuden hallinnassa.
Samalla myös päivittäiset rutiinit on pyritty tekemään mahdollisimman sujuviksi. Kun järjestelmän käyttö tuntuu luonnolliselta osalta työpäivää, aikaa vapautuu siihen, mikä on tärkeintä: toiminnan johtamiseen ja lasten kanssa työskentelyyn.
Valmis ratkaisu voidaan ottaa käyttöön nopeasti
Moni organisaatio pohtii järjestelmähankinnan yhteydessä, kuinka paljon toivottuja ominaisuuksia pitäisi määritellä itse.
Päikyn filosofia on yksinkertainen: asiakkaan ei tarvitse rakentaa kaikkea alusta lähtien.
Järjestelmään on vuosien aikana rakennettu yhdessä asiakkaiden kanssa valmiit, hyväksi havaitut toimintamallit varhaiskasvatuksen keskeisiin prosesseihin. Käyttöönotossa niitä voidaan sovittaa kunnan toimintatapoihin, mutta perustukset ovat jo olemassa.
Tämä tarkoittaa nopeampaa käyttöönottoa, pienempää riskiä projektin pitkittymiselle ja ennen kaikkea sitä, että järjestelmästä saadaan hyötyjä heti käyttöönottovaiheesta lähtien.
Tiedolla johtamista ilman ylimääräistä työtä
Tiedolla johtamisesta puhutaan paljon, mutta käytännössä sen pitäisi tarkoittaa yhtä asiaa: oikeat päätökset tehdään oikeaan aikaan ja faktatietoon perustuen.
Päikky auttaa tässä automatisoimalla suuren määrän hallinnollisia rutiineja. Järjestelmä voi esimerkiksi valmistella päätöksiä, ehdottaa toimenpiteitä ja automatisoida prosesseja, jotka muuten vaatisivat runsaasti manuaalista työtä.
Hyöty ei ole pelkästään tehokkuudessa.
Kun järjestelmä hoitaa laskennan, seurannan ja automatisoinnin järjestelmällisesti, myös inhimillisten virheiden määrä vähenee. Samalla organisaatio saa käyttöönsä ajantasaista tietoa päätöksenteon tueksi.
Säästöjä syntyy ennen kaikkea ajasta
Usein ohjelmistojen hyötyjä mitataan euroissa.
Varhaiskasvatuksessa tärkein resurssi ei kuitenkaan ole järjestelmäbudjetti, vaan henkilöstön aika.
Kun hallinnollinen työ vähenee, aikaa vapautuu pedagogiseen toimintaan, lasten kohtaamiseen ja laadukkaan varhaiskasvatuksen johtamiseen ja toteuttamiseen.
Tämän vuoksi hyvin toimiva järjestelmä ei ole pelkkä kustannus tai tekninen ratkaisu. Se on investointi siihen, että lapsille voidaan taata turvallinen arki, kun ammattilaiset pystyvät keskittymään ydintehtäväänsä.
Tulevaisuuden järjestelmää ei valita menneisyyden tarpeisiin
Järjestelmähankinnassa on helppo keskittyä nykyisiin haasteisiin tai vanhoihin toimintatapoihin.
Todellinen kysymys kuuluu kuitenkin: auttaako järjestelmä myös viiden vuoden päästä?
Tulevaisuuden kestävä järjestelmä on selkeä, luotettava ja jatkuvasti kehittyvä. Se mukautuu toimintaympäristön muutoksiin ja auttaa organisaatiota vastaamaan myös niihin tarpeisiin, joita ei vielä tänään tunnisteta.
Siksi järjestelmän lisäksi kannattaa arvioida myös toimittajaa.
Kuinka hyvin toimittaja kuuntelee asiakkaitaan ja reagoi lakimuutoksiin? Kehittääkö se palvelua aktiivisesti? Saako apua silloin, kun sitä tarvitaan?
Parhaimmillaan ohjelmistotoimittaja ei ole pelkkä järjestelmätoimittaja vaan pitkäaikainen kumppani, jolla on alan substanssiosaamista teknologiaosaamisen lisäksi.
Kiinnitä huomiota myös näihin järjestelmäkumppania valittaessa
Varhaiskasvatuksen järjestelmä on käytössä vuosia. Siksi hankinnassa kannattaa tarkastella paljon muutakin kuin ominaisuuslistaa ja hintalappua.
Käyttöönottoprojektin jälkeen asiakaspalvelu, tukipalvelut, tietoturva, saavutettavuus ja jatkuva kehittäminen vaikuttavat käyttäjäkokemukseen joka päivä.
Hyvä järjestelmä tekee työnsä huomaamattomasti taustalla.
Hyvä kumppani puolestaan varmistaa, että organisaatio voi keskittyä omaan tehtäväänsä luottavaisin mielin.
Päikyn tavoitteena on tehdä juuri tämä: tarjota valmis, toimiva ja jatkuvasti kehittyvä varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmä, joka vapauttaa aikaa siihen kaikkein tärkeimpään – lasten laadukkaaseen ja turvalliseen varhaiskasvatusarkeen.
