Ajankohtaista

Näin Unit4 ERP helpottaa kuntien palkkahallintoa

31.10.

Kunnat voivat ulkoistaa palkanlaskennan tai tehdä sen itse. Kun se tehdään kunnissa tehokkaan ja joustavan toiminnanohjausjärjestelmän avulla, säilyy kaikki tieto samassa järjestelmässä henkilöstöhallinnon ja taloushallinnon tietojen kanssa. Abilitan asiantuntijat avaavat, miten kuntien toiminnanohjausjärjestelmä Unit4 ERP:n palkanlaskentamoduuli sujuvoittaa kuntien palkanlaskentaa.

 

Kun palkkahallinto, henkilöstöhallinto ja taloushallinto on samassa järjestelmässä, ei palkanlaskijan työaika kulu enää tietojen metsästämiseen eri järjestelmistä. 

 

 

Taloushallinto, HR ja palkanlaskenta samassa järjestelmässä

 

Unit4 ERP toiminnanohjausjärjestelmä sisältää Abilitan tarjoamana taloushallinnon, henkilöstöhallinnon ja palkanlaskennan. Sanna Kaasinen ja Sami Svanbäck kertovat, miten palkanlaskentamoduuli yksinkertaistaa kuntien palkkahallintoa: yksinkertaistetusti kaikki tieto on yhdessä paikassa ja muutosten toteuttaminen sujuu joustavasti. Kaasinen vastaa Abilitalla palkka- ja HR-moduulien lokalisoinnista ja Svanbäck on pitkän linjan käyttöönottokonsultti, joka on tämän vuoden alusta siirtynyt työskentelemään tuen puolella.

 

Kunta-alan työehtosopimusten muuttuessa organisaatiot tarvitsevat ketteryyttä. Unit4 ERP mahdollistaa sen, että sopimusmuutokset saadaan nopeasti muutettua järjestelmään konfiguroimalla, eli ohjelmoijan tekemiä koodimuutoksia ei tarvita.

 

— Kun sopimukset muuttuvat, pystyy joko asiakas itse tai Abilitan konsultti tekemään muutoksia järjestelmään, Svanbäck selventää.

 

Myös takautuvasti voimaan tulleet sopimusmuutokset saadaan helposti muutettua järjestelmään. Svanbäck muistelee, miten erään asiakkaan käyttöönottoprojektissa sopimus ehti muuttua kesken matkan, mutta määritykset päivitettiin järjestelmään, eikä muutoksesta koitunut asiakkaalle ylimääräistä vaivaa.

 

Palkanlaskentamoduuli skaalautuu pienen kunnan tarpeista aina suuriin kuntaorganisaatioihin. Isoissa ympäristöissä hyödyt kumuloituvat: mitä enemmän tapahtumia ja palkansaajia, sitä enemmän yhdestä järjestelmästä saatava läpinäkyvyys, kapasiteetti ja automaattinen kirjanpito tuovat mitattavaa hyötyä.

 

— Ohjelma on tehokas ja sen kapasiteetti riittää isojen palkkamäärien laskemiseen, Svanbäck vakuuttaa.

 

 

Järjestelmä löytää virheet automaattisesti

 

Unit4 ERP on kokonaisuus, jossa henkilöstöhallinto ja palkanlaskenta ovat osa samaa dataa ja samoja prosesseja taloushallinnon kanssa.

 

— Se on käyttäjän kannalta helpotus, että kaikki tieto löytyy samasta järjestelmästä. Kun palkka vahvistetaan, kirjanpidon tapahtumia ei tarvitse erikseen muodostaa, tiivistää Abilitan Unit4 ERP käyttöönotto- ja tukikonsulttina kymmenisen vuotta toiminut Svanbäck.

 

Poissaolot, matkalaskut ja muut palkanlaskentaan liittyvät tiedot siirtyvät järjestelmässä suoraan palkanlaskentaan joko Unit4 ERP:n muista moduuleista tai rajapinnoista. Palkanlaskijan rooli on koota aineisto, tarkistaa poikkeamat ja varmistaa prosessin sujuvuus sen sijaan, että hän metsästäisi tietoa eri järjestelmistä.

 

Järjestelmän sisäiset tarkistukset tukevat laadunvarmistusta tehokkaasti. Esimerkiksi virheraportti nostaa esiin tilanteet, joissa työntekijämaksuja puuttuu tai palkka on 0 €, jolloin voidaan nopeasti varmistaa, johtuuko se palkattomasta poissaolosta. Tarkistettavia asioita voidaan kätevästi lisätä virheraportille. Kun käsiteltäviä henkilöitä on satoja, selkeä koonti tukee sujuvaa tarkistamista ja ehkäisee virheitä.

 

 

Sami Svanbäckin mukaan Unit4 ERP palkanlaskentamoduuli mahdollistaa suurien palkkamäärien käsittelyn joustavasti. 

 

 

Palkanlaskentaa viranomaisvaatimusten mukaan

 

Abilita tuntee suomalaisten kuntien arjen ja sitä määrittelevät säädökset. Järjestelmään määritellään viranomaismääräykset ja työehtosopimukset.

 

— Varmistamme, että palkanlaskenta toimii kunta-alan työehtosopimusten tai muun asiakkaalla käytettävän TES:n ja viranomaisten vaatimusten mukaan, Kaasinen sanoo.

 

Raportointi tehdään asiakkaiden tarpeiden mukaan. Käyttöönoton yhteydessä järjestelmän mukana tulee perusraportit, mutta asiakas voi rakentaa ja muokata omia raporttejaan vapaasti. Abilita kouluttaa raportointityökalujen käyttöön.

 

— Tavoite on, että asiakkaat pystyvät itse tuottamaan raportteja ja muokkaamaan niitä. Me olemme taustalla auttamassa, kun tulee kysymyksiä, Kaasinen kertoo.

 

Abilitan tuki puolestaan huolehtii siitä, että häiriötilanteet hoidetaan nopeasti.

 

— Näitä hommia on tehty 30 vuotta ja aina palkat on saatu lähtemään ajallaan, Svanbäck toteaa.

 

Järjestelmää kehitetään jatkuvasti. HR-puoli toimii Unit4 ERP:ssä jo pitkälti selaimessa, ja palkanlaskentaa viedään samaan suuntaan. Tavoitteena on lisätä asiakkaan muokkausmahdollisuuksia: näkymiä ja työnkulkuja voi rakentaa aiempaa ketterämmin.

 

 

Järjestelmä helpottaa palkanlaskijan arkea muun muassa näin: 

 

1. Valmiit syötteet, vähemmän virheitä. Työntekijät kirjaavat poissaolot itse järjestelmään. Hyväksytyt poissaolot siirtyvät ohjelma-ajolla palkkatapahtumiksi. Matkoissa päivärahojen tulkinta TES:n tai verohallinnon säädösten mukaan ja hyväksytyt matkalaskut viedään palkka-ajoon. Tunnit ja lisät tulevat työnkululla tai integraatioista.

 

2. Prosessi diginä alusta asti. Työsopimus sähköisellä lomakkeella, hyväksynnän jälkeen palvelussuhde aukeaa järjestelmässä. Sähköinen allekirjoitus, tilan seuranta raportilla ja valmis sopimus arkistoon.

 

Kattavat palkanlaskennan työkalut. Takautuvat laskennat, palkkakauden ajot, maksuehdotus/-vahvistus ja palkkaerittelyt (verkkopalkka/web). Lisäksi lomalaskenta, loppupalkka, tulorekisteri-ilmoitukset (myös poissaolot), ammattiliittojen jäsenmaksut, ulosotto, tilastot, lomapalkkavelka sekä valmiit tarkistus- ja täsmäytysraportit.

 

Tutustu Unit4 ERP toiminnanohjausjärjestelmään 

Takaisin tiedotteisiin