Keskitä kuntasi taloushallinto yhteen järjestelmään

09.12.

Pirstaloituuko kuntasi taloushallinto useaan eri järjestelmään? Ostolaskuille on oma järjestelmänsä, toinen myyntilaskuille, kolmas kirjanpidolle ja raportointiin on omat työkalut. Jokaisen järjestelmän välissä on rajapintoja ja tieto siirtyy, jos siirtyy ja usein sama tieto joudutaan syöttämään moneen eri järjestelmään.

Abilitan asiakkaat ovat luopuneet parhaimmillaan yli kymmenestä eri järjestelmästä siirtyessään käyttämään Unit4 ERP -toiminnanohjausjärjestelmää, joka keskittää koko taloushallinnon yhteen kokonaisuuteen. Suurin hyöty näkyy kunnan työntekijöiden arjessa, kun manuaalinen työ vähenee ja raportointi nopeutuu.

Unit4 ERP on Pohjoismaiden käytetyimpiä julkisen sektorin toiminnanohjausjärjestelmiä, vaikka Suomessa se on vielä suhteellisen tuntematon. Ruotsin julkishallinnon organisaatioista 92 prosenttia ja Norjan julkishallinnosta 70 prosenttia käyttää Unit4 ERP -toiminnanohjausjärjestelmää.

Manuaalinen työ helpottuu Unit4 ERP:n myötä ja kunnan työntekijöiden resurssit voidaan ohjata sinne, missä niitä eniten tarvitaan.

Helppoa peruskäyttäjälle, tehokasta taloushallinnon ammattilaiselle

Kunnissa on totuttu taloushallinnon järjestelmiin, joissa jokaiselle osa-alueelle on oma sovelluksensa. Unit4 ERP eroaa monesta kilpailijastaan siinä, että se on alun perin suunniteltu julkisten organisaatioiden talouden toiminnanohjaukseen, ei vain yksittäisen osa-alueen hoitamiseen. Käyttäjät kirjautuvat selainpohjaiseen järjestelmään ja näkevät rooliinsa sopivan näkymän. Peruskäyttäjä saa yksinkertaisen arjen työtä tukevan käyttöliittymän, talousammattilainen puolestaan syvemmät työkalut analysointiin.

Esimerkiksi ostolaskuja hyväksyvälle esimiehelle käyttöliittymä on yksinkertainen. Laskut tulevat selkeästi näkyviin, hyväksyminen onnistuu parilla klikkauksella ja tarvittava taustatieto löytyy samasta näkymästä. Talousammattilaiselle järjestelmä tarjoaa laajemman näkymän. Tapahtumiin voi pureutua rivitasolle asti ja yhdistää taloustietoa eri näkökulmista.

Unit4 ERP -toiminnanohjausjärjestelmä yhdistää taloushallinnon, henkilöstöhallinnon, palkanlaskennan, projektit sekä hankinnat ja ostot samaan järjestelmään.

Yhden kunta-asiakkaamme talousjohtaja kuvaa Unit4 ERPin mukanaan tuomaa muutosta näin:

— Aiemmin mietin, mihin järjestelmään kirjaudun, kun etsin tietoa. Nyt kirjaudun vain yhteen paikkaan. Sama tieto palvelee kirjanpitoa, laskujen käsittelyä ja raportointia.

Abilita tuo tämän Unit4 ERP -toiminnanohjausjärjestelmän kuntien tarpeisiin valmiiksi hiottuna ja kuntasektorin käytännön arjessa testattuna kokonaisratkaisuna.

Raportointityökalut osana järjestelmää

Raportointi on monen talousihmisen arjessa aikaa vievää ja hermoja koettelevaa työtä. Excel-taulukoita voi olla kymmeniä, ja yksikin väärä solu voi johtaa virheelliseen lopputulokseen.

Unit4 ERP:ssä raportointi on integroitu osaksi järjestelmää. Esimerkiksi kunnan tilinpäätökseen, osavuosikatsauksiin tai lautakuntaraportointiin tarvittavat luvut löytyvät samasta tietolähteestä. Eräs asiakkaamme kertoi, kuinka yli sata Excel-tiedostoa ja viikon työ tiivistyi muutamaan kymmeneen minuuttiin ja muutamaan klikkaukseen, kun raportointi rakennettiin Unit4 ERP:n varaan.

Taloushallinnon asiantuntijat huomaavat eron käytännön työssä: raporttien laatiminen ja tietojen tarkastelu nopeutuvat. Kun poikkeama havaitaan, siitä pääsee suoraan taustalla olevaan tositteeseen. Työ sujuu tarkemmin, nopeammin ja vähemmällä vaivalla.

Yhdessä kunnassa työarki muuttui näin:

— Täsmäytykset tehdään nyt huomattavasti nopeammin. Ohjelmassa on monta tapaa hakea lukuja ja tarkistaa tapahtumia. Ja mikä tärkeintä, voin itse rakentaa raportteja ilman, että tarvitsen erillistä raportointijärjestelmää tai IT-osaajaa.

Enemmän aikaa kunnan talouden johtamiseen

Unit4 ERP -toiminnanohjausjärjestelmän avulla kunnan taloushallinnon osaajilta vapautuu aikaa myös talouden johtamiseen. Järjestelmä mahdollistaa kattavan taloussuunnittelun: sen avulla laadit keskipitkän aikavälin talousstrategian, budjetit ja ennusteet, suunnittelet investoinnit ja hankkeet sekä seuraat henkilöstösuunnittelua ja sen kustannusvaikutuksia.

Moderni toiminnanohjausjärjestelmä tukee juuri niitä haasteita, joita julkinen sektori kohtaa tänä päivänä: niukkenevia resursseja, kasvavaa raportointivelvoitetta ja tarvetta kertoa läpinäkyvästi, mihin eurot käytetään.

Uskalla kilpailuttaa

Kunnissa pelätään usein kahta asiaa: kilpailutusta ja käyttöönottoprojektia. Molemmat mielletään raskaiksi ja riskialttiiksi.

Abilita profiloituu nimenomaan julkishallinnon järjestelmätoimittajaksi, joka tuo kuntaan valmiit, toimiviksi todetut järjestelmät nopealla ja sujuvalla käyttöönotolla. Käyttöönottoprojektiin tulee Abilitan puolelta asiantuntijoita, jotka ymmärtävät kirjanpitoa ja kuntataloutta. Projektissa ei ainoastaan konfiguroida järjestelmää, vaan samalla sparrataan kuntaa tarkastelemaan omia prosessejaan. Puhumme kuntien kanssa samaa kieltä.

Jotta pääset kartalle siitä, mitä tietojärjestelmiä on markkinoilla, kannattaa sopia markkinavuoropuhelu toimittajien kanssa, vaikka kilpailutus ei olisikaan vielä ajankohtainen. Näin pysyt ajan tasalla, millaisia tietojärjestelmiä kunnille on tarjolla. Vapaamuotoinen markkinavuoropuhelu ei sido mihinkään, eikä vie kuin pari tuntia omaa työaikaasi.

Varaa aika markkinavuoropuheluun

Takaisin tiedotteisiin

Ajankohtaista