Siirry tekstisisältöön ›
SV FI

Automaattinen talousraportointi - XBRL

Ratkaisut » Kuntien ERP » Automaattinen talousraportointi - XBRL

Kuntatieto, talousraportointi, XBRL - Mistä puhutaan?


Tällä hetkellä näyttää siltä, että kuntien ja kuntayhtymien taloustietojen raportointi uudistuu automatisoiduksi ja yhdenmukaiseksi vuoteen 2021 mennessä. Muutokseen valmistautuminen on tai ainakin pitäisi olla kunnissa jo täydessä vauhdissa. Talousraportoinnin taustalla toimivat valtiovarainministeriö, Valtiokonttori, Tilastokeskus, Tieke ja Kuntaliitto.

XBRL eli eXtensible Business Reporting Language on XML-pohjainen kieli taloudellisten tietojen merkitsemiseen. XBRL-muodossa yritysten ja kuntien tietoja voidaan tehokkaasti ja tarkasti käsitellä ja jakaa. Taloustietoraportit, jotka ennen lähetettiin paperisena tai CSV-tiedostona, tullaan tulevaisuudessa lähettämään XBRL-muodossa.

 

Miksi XBRL?

 

Talousraportoinnin automatisoinnin myötä kuntien taloustiedot saadaan tehokäyttöön. Kunnilla kuluu tällä hetkellä paljon aikaa raporttien laatimiseen eri viranomaisille. Tähän tulee muutos, kun Valtiokonttori ryhtyy keräämään taloustietoja useimpien tahojen puolesta. Muutos vaatii kuntia siirtymään automaattiseen talousraportointiin, koska muutosten myötä manuaalisesti tehtävä raportointi veisi aivan liikaa aikaa.

 

Tiedonkeruuseen tulee niin sisällöllisiä kuin toiminnallisia muutoksia. Kunnat ovat aiemminkin joutuneet raportoimaan taloustietojaan, mutta nyt tulevien muutosten myötä tilastointi moninkertaistuu ja monimutkaistuu. Osa vaadituista tiedoista on Suomen valtion tarvitsemia ja osa EU:n vaatimia. Tällä hetkellä XBRL-raportointi on kuntien lisäksi pakollista myös suurille yrityksille, mutta on tulevaisuudessa tulossa pakolliseksi myös pienemmille yrityksille, tosin yksinkertaisemmassa muodossa.

 

Suomen valtio käyttää raportoituja tietoja ennusteeseen ja tarkastelee niiden avulla kuinka kunnissa menee ja mitä kaikki eri toiminnot maksavat. Myös EU:lla on omat vaatimuksensa raportoitavien tietojen osalta. EU tarvitsee esimerkiksi tietoa sektoriluokituksista eli kumppaneista, saadakseen tietoonsa kuinka paljon kunnat ostavat muilta kunnilta, vakuutusyhtiöiltä jne.

Muutosten astuessa voimaan kaikki taloustiedot on raportoitava erittäin tarkalla tasolla. Muutosten laajuutta ei vielä osata sanoa tarkkaan, mutta varmaa on ainakin se, että muutos vaikuttaa kuntien raportointiin suuresti ja tuo useille kunnille tuntuvia lisämenoja.

 

Ketä automaattisen talousraportoinnin muutokset koskevat?

 

Tilastokeskus on jo pitkään vaatinut Suomen kuntia tekemään taloustilastointia kirjanpidosta; kunnan kuluista ja tuotoista. Talousraportointia koskevat muutokset tuovat mukanaan huomattavasti enemmän raportoitavaa. Jatkossa nimittäin tulee olemaan monta eri raportointikokonaisuutta, jotka kaikki pitää raportoida XBRL-muodossa. 

 

Valtiokonttori siis vaatii entistä tarkempaa raportointia ja tämä kaikki on pakollista kaikille Suomen kunnille. Uusi laki astuu voimaan vuonna 2021, mikä tarkoittaa sitä, että vuoden 2021 luvut on raportoitava XBRL-muodossa. Valtiokonttori vaatii, että kunnat toimittavat kaikista tileistä palveluluokitukset. Palveluluokitukset sisältävät kaikki palvelut mitä kunnissa on. Muutosten myötä Excel-solujen määrä tulee mitä luultavimmin kipuamaan kymmeniin miljooniin, joten jos kaikki tehdään käsin, tulee raportoinnissa kestämään hyvin kauan.

 

Automaattisen talousraportoinnin haasteet

 

Haasteena automaattisessa talousraportoinnissa on se, että kaikki kuntien taloustiedot on raportoitava erittäin tarkasti. Yleensä raportoinnista vastaavat kunnissa kirjanpitäjät tai korkeammalla tasolla työskentelevät talouden asiantuntijat.

 

Käytännössä osa raportoitavista tiedoista löytyy jo järjestelmästä, mutta esimerkiksi palveluluokitukset, joiden määrä on kasvanut huomattavasti, täytyy tiliöidä muutosten myötä paljon tarkemmalla tasolla kuin tällä hetkellä. Virheiden riski kasvaa, jos kirjanpitäjä suorittaa raportoinnin manuaalisesti. Automaattisen talousraportoinnin järjestelmä on kunnille paljon parempi, nopeampi ja varmempi vaihtoehto.

Yksi automaattisen talousraportoinnin mukanaan tuomista haasteista on myös se, kuinka kuntien tämänhetkiset talousjärjestelmät taipuvat muutoksiin. On vielä epäselvää kuinka paljon manuaalista työtä automaattisen talousraportoinnin käyttöönotto tuo mukanaan ja kuinka paljon manuaalista työtä jää jäljelle kun raportointi automatisoidaan.

 

Mikä on Abilitan ratkaisu?

 

Abilitan asiakkaiden ei tarvitse ymmärtää raportoinnin teknistä muotoa (XBRL), koska me Abilitalla huolehdimme siitä. Asiakkaamme saavat tarvittavat raportoitavat tiedot järjestelmästä automaattisesti. Kunnat pystyvät lähettämään raportoitavat tiedot siis suoraan käyttämästään Unit4 Business World -järjestelmästä.

 

Suuri osa Suomen kunnista tekee tällä hetkellä vaadittavat raportoinnit käsin, mikä vie lukuisia työtunteja vuosittain. Abilitan asiakkaat ovat saaneet raportoitavat tiedot jo yli 20 vuotta suoraan järjestelmästä, sen vuoksi tämä automaattista talousraportointia koskeva muutos ei ole niin suuri heille. Muille Suomen kunnille muutos taas on melkoinen. Kuten aiemmin mainittiin, raportoitavien Excel-solujen määrä tulee olemaan erittäin suuri, joten jos kaikki nämä raportoidaan käsin, se vie todella paljon aikaa ja myös virheiden riski kasvaa.

Niille kunnille, joilla on käytössään Unit4 Business World -järjestelmä, automaattisen talousraportoinnin muutokset eivät tuota juurikaan päänvaivaa. Unit4 Business World mukautuu asiakkaan tarpeisiin, koska järjestelmässä on aina mahdollista luoda uusia perustietoja kun tulee uusia raportoitavia kokonaisuuksia. Parasta on kuitenkin se, että Abilitan asiakkaana sinun ei tarvitse stressata muutoksista ollenkaan, sillä me huolehdimme, että kaikki tarvittavat tiedot/solut, kuten palveluluokitus, tililuokitus ja sektoriluokitus, saadaan lähetettyä suoraan järjestelmästä. 


Käytännössä Abilitan asiakkaille automaattisen talousraportoinnin mukanaan tuomat muutokset ovat seuraavanlaiset: tulevaisuudessa raportointi XBRL-muodossa lähetetään web servicen avulla Valtionkonttorille, kuten tulosrekisteri tällä hetkellä. Unit4 Business Worldin käyttäjille järjestelmässä tulee olemaan toiminto, jossa “lähetä” -painiketta painamalla käyttäjä lähettää raportit. Käyttäjän ei tarvitse huolehtia missä muodossa luvut lähtevät, vaan järjestelmä hoitaa, että luvut lähtevät vaaditussa XBRL-muodossa. Asiakkaillemme riittää, että he ymmärtävät miten tiliöidään. Me hoidamme kaikki tekniset asiat. Järjestämme myös automaattisen talousraportoinnin ja järjestelmän käytön koulutuksia asiakkaillemme, jotta järjestelmän rakenne tulee heille tutuksi.

 

 

Lue lisää ratkaisustamme:

Unit4 Business World

 

Aiheuttaako XBRL päänvaivaa kunnassasi?

Me autamme sinua ja kuntaasi mielellämme automaattiseen talousraportointiin siirtymisessä ja sen toteuttamisessa. Unit4 Business World on Pohjoismaiden käytetyin ERP-ratkaisu julkisella sektorilla ja täysin lokalisoitu Suomen kuntasektorille.

 

Lataa esite ja lue lisää Unit4 Business World toiminnanohjausjärjestelmästämme!

Lataa tästä

Asiakaspalvelu

Mainostoimisto Semio | Webio julkaisujärjestelmä