Ajankohtaista

Someron kaupunki kilpailutti varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmän syksyllä 2024 ja hankintamuotona käytettiin avointa menettelyä.   Someron tavoitteena oli hankkia varhaiskasvatukselle kokonaisvaltainen toiminnanohjausjärjestelmä, jossa varhaiskasvatuksen prosessit hoidetaan hoitopaikkahakemuksista laskutukseen. Järjestelmän tuli sisältää sekä ... Lue lisää »

Someron kaupunki kilpailutti varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmän syksyllä 2024 ja hankintamuotona käytettiin avointa menettelyä.

 

Someron tavoitteena oli hankkia varhaiskasvatukselle kokonaisvaltainen toiminnanohjausjärjestelmä, jossa varhaiskasvatuksen prosessit hoidetaan hoitopaikkahakemuksista laskutukseen. Järjestelmän tuli sisältää sekä mobiilisovellus huoltajien ja työntekijöiden käyttöön että selainpohjainen ratkaisu hallinnon työntekijöiden sekä kasvattajien käyttöön.

 

Toimittajaksi valikoitu Abilita ja järjestelmäksi Päikky-kokonaisuus. Somerossa käyttöönottoprojekti on hyvässä vauhdissa ja Päikyn tuotantokäyttöön siirrytään vielä kevään 2025 aikana.

 

Euran kunnassa kaivattiin varhaiskasvatukseen uutta järjestelmää, joka parantaisi tietojohtamista ja päätöksentekoa, vähentäisi manuaalista työtä ja tukisi paremmin kommunikaatiota huoltajien kanssa.   Euran julkaisi varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmän kilpailutuksen helmikuussa 2025. Tarjouspyynnön laadinnassa ... Lue lisää »

Euran kunnassa kaivattiin varhaiskasvatukseen uutta järjestelmää, joka parantaisi tietojohtamista ja päätöksentekoa, vähentäisi manuaalista työtä ja tukisi paremmin kommunikaatiota huoltajien kanssa.

 

Euran julkaisi varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmän kilpailutuksen helmikuussa 2025. Tarjouspyynnön laadinnassa sekä materiaalien koonnissa käytettiin apuna asiantuntijapalvelua tarjoavaa Valmennustalo Wimmaa Oy:tä.

 

Kolmesta hyväksytystä tarjoajasta valittiin parhaat vertailupisteet saanut Abilita Oy. Sopimuksen kohteena on Päikky -järjestelmä sekä Abilita Työvuorosuunnitteluohjelma perhepäivähoitajille ja päiväkoteihin. Euran kunnassa Päikyn käyttö alkaa loppuvuonna 2025.

 

− Odotamme innolla Päikyn saamista käyttöön. Uskomme, että Päikyn avulla pystymme organisoimaan sekä järjestämään varhaiskasvatusta kunnassa entistä sujuvammin sekä konkreettisesti toimipaikoissa että huoltajien suuntaan, kertoo Euran varhaiskasvatuspäällikkö Eero Rantanen.

 

Meistä on ilo aloittaa yhteistyö kanssanne Eura!

 

Kuntien hankintaprosessit ovat usein pitkiä, varsinkin kun puhutaan tietojärjestelmäuudistuksista. Liian usein markkinakartoitusta ei tehdä ollenkaan tai se aloitetaan vasta, kun nykyinen järjestelmä on tullut tiensä päähän. Tässä vaiheessa aika on ... Lue lisää »

Kuntien hankintaprosessit ovat usein pitkiä, varsinkin kun puhutaan tietojärjestelmäuudistuksista. Liian usein markkinakartoitusta ei tehdä ollenkaan tai se aloitetaan vasta, kun nykyinen järjestelmä on tullut tiensä päähän. Tässä vaiheessa aika on kortilla, henkilöstö kuormittuu ja lopputulos saattaa olla keskinkertainen kompromissi, koska hankintaan ei ole riittävästi aikaa perehtyä. Sen vuoksi markkinoiden tarjontaa kannattaa kartoittaa hyvissä ajoin ennen varsinaisen kilpailutuksen käynnistämistä.

 

Markkinavuoropuhelun avulla tutustut tarjolla oleviin järjestelmävaihtoehtoihin ja saat apua kuntasi tarpeiden kartoittamiseen.

 

Mikä on markkinakartoitus ja mitä markkinavuoropuhelu tarkoittaa? Lue eteenpäin, niin kerromme mistä on kyse ja miksi markkinavuoropuhelu kannattaa tehdä ajoissa.

 

Mikä ero on markkinavuoropuhelulla ja markkinakartoituksella?

Markkinakartoitus on laajempi kokonaisuus, jonka avulla kuntaorganisaatio perehtyy markkinoihin, tuotteisiin, palveluihin ja toimittajiin. Hankinnan valmisteluvaiheessa tehtävä kartoitus voi sisältää esimerkiksi omatoimista tiedonhankintaa, tietopyyntöjä, toimialan kehityksen seurantaa tai muiden hankintayksiköiden kokemuksiin perehtymistä.

 

Markkinavuoropuhelu on osa julkisten hankintojen suunnittelua ja se voi olla yksi osa markkinakartoitusta. Kunta voi kontaktoida toimittajia itse tai tehdä tietopyynnön eli kutsun markkinavuoropuheluun julkisten hankintojen palvelu Hilmassa, johon palveluntarjoajat lähettävät vastauksensa. Markkinavuoropuhelu auttaa organisaatiota löytämään markkinoiden parhaat toimijat ja käymään keskustelua mahdollisten toimittajien kanssa ennen varsinaisen kilpailutuksen käynnistämistä. Tavoitteena on ymmärtää tarjolla olevat ratkaisut ja varmistaa tulevan hankinnan onnistuminen, jotta kuntaorganisaatio löytää erilaisista vaihtoehdoista parhaan mahdollisen ratkaisun.

Hankintalaki kannustaa käymään markkinavuoropuhelua

Hankintalain mukaan markkinavuoropuhelu on täysin sallittu ja jopa suositeltava käytäntö, kunhan kaikille toimijoille annetaan tasapuolinen mahdollisuus osallistua. Kunta toimii näin sekä strategisesti että vastuullisesti, keräten tietoa hankintaa varten.

 

Hankintalaki (1397/2016) kannustaa käyttämään markkinavuoropuhelua. Lain 65 § mukaan hankintayksikkö voi ennen kilpailutusta keskustella markkinoilla toimivien ulkopuolisten tahojen, kuten asiantuntijoiden, viranomaisten tai toimittajien kanssa. Näin saadaan tärkeää tietoa hankinnan kohteesta, vaihtoehdoista ja mahdollisista innovatiivisista ratkaisuista. Markkinavuoropuhelu on osa vastuullista ja läpinäkyvää hankintamenettelyä kunhan kunta huolehtii, että ulkopuolisen tahon neuvojen käyttäminen ei johda kilpailun vääristymiseen. Markkinavuoropuhelun avulla kunta voi tehdä kestävämpiä ja paremmin perusteltuja päätöksiä.

 

Miksi markkinakartoitus kannattaa tehdä ajoissa?

 

1. Ennakoimalla teet parempia päätöksiä

Aikainen kartoitus avaa näkymän uusimpiin teknologioihin, valmiisiin järjestelmiin ja niiden tuottamiin hyötyihin.

2. Vältät kiireessä tehtäviä päätöksiä

Nopeasti muuttuviin tilanteisiin kannattaa varautua etukäteen. Kun olet jo perillä asioista ja varaat valmisteluun riittävästi aikaa, riskit pienenevät ja prosessi sujuu hallitusti.

3. Kehität omaa toimintaasi

Markkinavuoropuhelu auttaa kuntaorganisaatiota oppimaan ja kehittymään. Sen avulla voi tulla oivalluksia, miten asiat voisi tehdä fiksummin tai helpommin.

 

Abilita tarjoaa valmiit ja joustavat järjestelmät yli 40 vuoden kokemuksella kuntasi talous- ja henkilöstöhallintoon sekä varhaiskasvatukseen.

Varaa aika markkinavuoropuheluun

Järjestämme tämän vuoden käyttäjäpäivämme syksyllä sekä Unit4 ERP että Päikky -käyttäjille.   Lähetämme kutsut ja lisätietoa päivistä lomien jälkeen, mutta varatkaa ajankohdat kalenteriinne jo nyt!   25.9.2025 Unit4 ERP -käyttäjäpäivä Helsingissä, Clarion Hotel ... Lue lisää »

Järjestämme tämän vuoden käyttäjäpäivämme syksyllä sekä Unit4 ERP että Päikky -käyttäjille.

 

Lähetämme kutsut ja lisätietoa päivistä lomien jälkeen, mutta varatkaa ajankohdat kalenteriinne jo nyt!

 

25.9.2025 Unit4 ERP -käyttäjäpäivä Helsingissä, Clarion Hotel

1.10.2025 Päikky-käyttäjäpäivä Tampereella, Finlayson meetings

 

Soini, Kuortane ja Ähtäri hankkivat Päikky Hallinnon järjestelmän korvaamaan aiemmin käytössä olevan Abilita Päivähoidon järjestelmän. Päikky Hallinto täydentää kunnilla ennestään käytössä olevia Päikky Päiväkotia ja Päikky Huoltajaa. Kaikki kolme tekivät ... Lue lisää »

Soini, Kuortane ja Ähtäri hankkivat Päikky Hallinnon järjestelmän korvaamaan aiemmin käytössä olevan Abilita Päivähoidon järjestelmän. Päikky Hallinto täydentää kunnilla ennestään käytössä olevia Päikky Päiväkotia ja Päikky Huoltajaa. Kaikki kolme tekivät hankinnan Järvinet Oy:n kautta, jossa ovat omistajina. Järvinet tuottaa ICT- ja taloushallinnon palveluita kunnille ja kuntayhtymille. Se on kilpailuttanut varhaiskasvatuksen järjestelmän asiakasomistajilleen vuonna 2023.

 

Päikky Hallinto on selainpohjainen järjestelmä, joka hyödyntää suomi.fi- palveluja lapsen varhaiskasvatuksen hakemisprosessissa, päätösten toimittamisessa huoltajille sekä muussa hallinnon viestinnässä. Järjestelmä sisältää automaattiset väestörekisteripäivitykset asiakastietorekisterin ylläpitämiseksi, tietojen haun kansallisesta tulorekisteristä sekä tiedonsiirron Varda-palveluun. Päikky Hallinnon lisäksi Ähtärin kaupunki otti käyttöönsä myös Päikkyyn integroidun Abilita Työvuorosuunnittelu -järjestelmän, jossa he suunnittelevat perhepäivähoitajien työvuorot ja julkaisevat ne Päikkyyn sekä seuraavat toteutuneita työaikoja.

 

Päikyn tuotantokäyttöön siirryttiin Soinissa, Kuortaneella ja Ähtärissä syksyllä 2024. Olemme tyytyväisiä saadessamme auttaa Järvinetin asiakkaita toteuttamaan nykyaikaista sekä kasvattaja- ja lapsiystävällistä varhaiskasvatusta!

 

 

Juupajoen ja Ruoveden kunnissa jouduttiin luopumaan varhaiskasvatuksen Wilma-ratkaisusta. Vuodenvaihteessa tehtyjen kilpailutusten myötä päädyttiin hankkimaan Päikky varhaiskasvatuksen järjestelmä sekä Abilita Työvuorosuunnitteluohjelma kuntien varhaiskasvatuksen työntekijöille.   Visman ja Abilitan sujuvan yhteistyön myötä ... Lue lisää »

Juupajoen ja Ruoveden kunnissa jouduttiin luopumaan varhaiskasvatuksen Wilma-ratkaisusta. Vuodenvaihteessa tehtyjen kilpailutusten myötä päädyttiin hankkimaan Päikky varhaiskasvatuksen järjestelmä sekä Abilita Työvuorosuunnitteluohjelma kuntien varhaiskasvatuksen työntekijöille.

 

Visman ja Abilitan sujuvan yhteistyön myötä siirtyminen Päikky-ratkaisuun on sujuvaa. Lisäksi naapurikuntien samanaikaiset käyttöönotot mahdollistavat mm. yhteiset koulutukset ja kollegiaalisen tuen niin käyttöönottoprojektissa kuin projektin jälkeen.

 

Meistä on hienoa saada Juupajoen ja Ruoveden kunnat asiakkaiksemme!

 

Vaalan tavoitteena oli löytää mahdollisimman valmis, kokonaisvaltainen ratkaisu, joka mukautuu kunnan tarpeisiin sekä järjestelmä, joka on selkeä ja helppokäyttöinen eri käyttäjäryhmien näkökulmasta tarkasteltuna. Esittelyjen ja tarjousten perusteella Abilitan Päikky toiminnanohjausjärjestelmä ... Lue lisää »

Vaalan tavoitteena oli löytää mahdollisimman valmis, kokonaisvaltainen ratkaisu, joka mukautuu kunnan tarpeisiin sekä järjestelmä, joka on selkeä ja helppokäyttöinen eri käyttäjäryhmien näkökulmasta tarkasteltuna. Esittelyjen ja tarjousten perusteella Abilitan Päikky toiminnanohjausjärjestelmä osoittautui kokonaisvaltaisimmaksi ja Vaalan varhaiskasvatusta parhaiten palvelevaksi.

 

Hankinnan kohteena oli selainpohjaisen ja nykyaikaisen Päikky -kokonaisuuden lisäksi myös Päikkyyn integroituva Abilita Työvuorosuunnittelu.

 

Käyttöönottoprojekti on jo käynnistynyt ja tuotantokäyttöön siirtyminen tapahtuu kesällä. Olemme iloisia saadessamme aloittaa yhteistyön Vaalan kanssa!

 

 

Tarkistattehan pääkäyttäjänne Kevät on saapunut ja nyt olisi aika tarkistaa, että teillä on Abilita Service Deskissä ainoastaan teidän aktiiviset pääkäyttäjänne. Mikäli on epäselvää kenellä organisaatiossanne on pääsy servicedeskiimme, voitte tiedustella ... Lue lisää »

Tarkistattehan pääkäyttäjänne

Kevät on saapunut ja nyt olisi aika tarkistaa, että teillä on Abilita Service Deskissä ainoastaan teidän aktiiviset pääkäyttäjänne. Mikäli on epäselvää kenellä organisaatiossanne on pääsy servicedeskiimme, voitte tiedustella asiaa avaamalla uuden tiketin. 

 

Abilita Service Desk loma-aikana

Asiakkaidemme tulee varmistaa pääsy Abilita Service Deskiin myös loma-aikana.

Olkaa ajoissa yhteydessä Abilitaan servicedeskin kautta, mikäli teillä on tarve avata uusia käyttäjiä loma-ajaksi.

Turvataksemme hyvän tietosuojan ja korkean laadun asiakasyhteyksissä, Abilita käsittelee ainoastaan servicedeskin kautta tulleet pyynnöt.

 

Alfred Sjöholm on aloittanut Abilitalla uutena toimitusjohtajana. Hän kertoo odottavansa innolla työn mukanaan tuomia haasteita. Sjöholm on koulutukseltaan prosessi- ja systeemitekniikan diplomi-insinööri sivuaineenaan teollisuustalous. – Valmistumiseni jälkeen olen työskennellyt OSTP:llä ... Lue lisää »

Alfred Sjöholm on aloittanut Abilitalla uutena toimitusjohtajana. Hän kertoo odottavansa innolla työn mukanaan tuomia haasteita.

Sjöholm on koulutukseltaan prosessi- ja systeemitekniikan diplomi-insinööri sivuaineenaan teollisuustalous.

– Valmistumiseni jälkeen olen työskennellyt OSTP:llä reilut kuusi vuotta, joista viimeiset neljä vuotta kehitysosaston päällikkönä ja johtoryhmän jäsenenä. Minulla on kokemusta projektipäällikön tehtävistä niin pienistä kuin suurista teollisuusprojekteista, Sjöholm kertoo.

Abilitan toimiala on Sjöholmille uusi. Perehtymistä helpottaa, kun talo on täynnä rautaisia asiantuntijoita.

— Opettelen mielelläni uusia asioita ja odotan innolla, että pääsen perehtymään Abilitan mielenkiintoisiin liiketoiminta-alueisiin, Alfred Sjöholm iloitsee.

Vapaa-ajalla tuore toimitusjohtaja viihtyy luonnossa, metsässä, merellä ja kesämökillä. Sjöholmin perheeseen kuuluvat vaimo sekä kaksi koiraa.

 

Hankintalaki vaikuttaa uudistuessaan merkittävästi kuntien hankintoihin myös tietojärjestelmien osalta. Lainsäädäntöesitys on ollut lausuntokierroksella, ja hallituksen tavoitteena on viedä lakiesitys eduskuntaan syksyllä 2025. Lain on tarkoitus astua voimaan vuoden 2026 alussa. ... Lue lisää »

Hankintalaki vaikuttaa uudistuessaan merkittävästi kuntien hankintoihin myös tietojärjestelmien osalta. Lainsäädäntöesitys on ollut lausuntokierroksella, ja hallituksen tavoitteena on viedä lakiesitys eduskuntaan syksyllä 2025. Lain on tarkoitus astua voimaan vuoden 2026 alussa.

 

Mitä lakimuutos tarkoittaa kunnille?

Muutoksen myötä kuntien ja hyvinvointialueiden hankintakäytännöt muuttuvat, erityisesti inhouse-yhtiöiden osalta. Jatkossa julkisen toimijan on omistettava vähintään 10 % sidosyhtiöstä, jotta hankinnat voidaan tehdä ilman kilpailutusta.

 

Uudistuksella hallitus haluaa lisätä kilpailua, kilpailuneutraliteettia ja markkinoiden toimivuutta. Inhouse-hankinnoissa on omat ongelmakohtansa, eikä se ole kunnalle aina paras mahdollinen vaihtoehto.

 

Kilpailutuksen avulla kunta voi hankintalain puitteissa itse määritellä tärkeimmät kriteerit, joiden perusteella markkinoilla olevia vaihtoehtoja on helppo arvioida. Mikäli uusi laki astuu voimaan suunnitellusti, nykyisiä järjestelmiä kannattaa arvioida ajoissa ja valmistautua mahdolliseen kilpailutukseen.

 

Kilpailuttaminen on luultua helpompaa

Jotta pääset kartalle siitä, mitä tietojärjestelmiä on markkinoilla, kannattaa sopia markkinavuoropuhelu toimittajien kanssa. Näin pysyt ajan tasalla, millaisia tietojärjestelmiä kunnille on tarjolla. Vapaamuotoinen markkinavuoropuhelu ei sido mihinkään, eikä vie kuin hetken työajastasi.

 

Kilpailutusta ei kannata pelätä, sillä se on mainettaan yksinkertaisempaa. Hankintalain mukaisen tarjouspyynnön voit koostaa itse ilman ulkopuolisen konsultin apua. Abilitan kilpailutusopas auttaa sinua kilpailutuksen laatimisessa.

 

Meillä on pitkä kokemus julkishallinnon järjestelmähankinnoista ja tarjoamme ratkaisuja, jotka on suunniteltu erityisesti kuntien tarpeisiin.

 

Ota yhteyttä ja varaa markkinavuoropuhelu

 

Forssan kaupunki kilpailutti varhaiskasvatuksen käyttöön SaaS-pohjaisen ohjelmiston lisäpalveluineen vuoden 2024 alussa. Konsulttitoimisto Learnpoint Oy toimi hankinnassa Forssan valtuuttamana asiantuntijana.   Kilpailutuksen voitti ainoana hyväksyttynä tarjoajana Abilita Oy. Hankinnan kohteena olivat ... Lue lisää »

Forssan kaupunki kilpailutti varhaiskasvatuksen käyttöön SaaS-pohjaisen ohjelmiston lisäpalveluineen vuoden 2024 alussa. Konsulttitoimisto Learnpoint Oy toimi hankinnassa Forssan valtuuttamana asiantuntijana.

 

Kilpailutuksen voitti ainoana hyväksyttynä tarjoajana Abilita Oy. Hankinnan kohteena olivat Päikky varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmä sekä Abilita Työvuorosuunnittelu, jotka ovatkin ehtineet olla Forssalla tuotantokäytössä syksystä 2024 alkaen.

 

Päikky tuo sujuvuutta arkeen niin Forssan varhaiskasvatuksen ammattilaisille kuin perheillekin – helpompaa viestintää, toimivampaa hallintaa ja enemmän aikaa lapsille!

 

Kiitos luottamuksesta Forssa, hienoa jatkaa yhteistyötä kanssanne!

Vuoden 2025 Rafo on kääntymässä kohti loppuaan. Tänä vuonna tapahtuma järjestettiin kuivalla maalla Lahdessa, mutta ensi vuonna pääsemme jälleen risteilemään!     Tunnelma tapahtumassa on ollut leppoinen ja ihmiset ... Lue lisää »

Vuoden 2025 Rafo on kääntymässä kohti loppuaan. Tänä vuonna tapahtuma järjestettiin kuivalla maalla Lahdessa, mutta ensi vuonna pääsemme jälleen risteilemään!

 

 

Tunnelma tapahtumassa on ollut leppoinen ja ihmiset ovat hyvällä tuulella. Iltaohjelmassa Sibeliustalolla meille tarjottiin hyvää ruokaa, näimme upeita esityksiä ja kuulimme iloista puheensorinaa koko illan.

 

Rafon polttava puheenaihe on ollut In-house hankintalakimuutos, joka tuntuu pitävän kaikki varpaillaan. Aihe koskee sekä palvelukeskuksia, pieniä kuntia kuin meitä järjestelmätoimittajiakin. Jos hankintalakimuutos toteutuu, se tuo tullessaan merkittäviä muutoksia meille kaikille. Mitä muutos tarkoittaa käytännössä, sen aika näyttää.

 

Kiitos kaikille mukavista kohtaamisista ja juttutuokioista! Jatketaan keskusteluja järjestelmätarpeistanne, ollaan yhteydessä!

 

Tekoäly tuo uusia mahdollisuuksia kuntapuolen toiminnanohjausjärjestelmiin. Miten Abilita hyödyntää tekoälyä ohjelmistokehityksessä ja mitkä asiat vaativat yhä asiantuntijan panosta? Abilitan Unit4-yksikön johtaja Malin Blomqvist avaa aihetta ja kertoo, mitä mahdollisuuksia ja ... Lue lisää »

Tekoäly tuo uusia mahdollisuuksia kuntapuolen toiminnanohjausjärjestelmiin. Miten Abilita hyödyntää tekoälyä ohjelmistokehityksessä ja mitkä asiat vaativat yhä asiantuntijan panosta? Abilitan Unit4-yksikön johtaja Malin Blomqvist avaa aihetta ja kertoo, mitä mahdollisuuksia ja haasteita tekoälyn soveltamisessa on.

Malin Blomqvist uskoo tekoälyn keventävän prosesseja ja helpottavan taloushallinnon rutiineja.

Abilita tarjoaa ja kehittää ohjelmistoratkaisuja julkishallinnon tarpeisiin. Ohjelmistojen kehitys on merkittävä osa Abilitan toimintaa. Osana kehitystyötä Abilitan kehitystiimi kartoittaa tekoälyn mukanaan tuomia mahdollisuuksia.

 

Malin Blomqvistin mukaan tekoälyn soveltaminen matemaattisesti monimutkaisissa tehtävissä on yhä rajallista. Tekoäly on edistynyt merkittävästi esimerkiksi tekstin tuottamisessa, mutta matemaattisen tietomäärän käsittelyssä on edelleen haasteita. Tietokoneet ja palvelimet eivät ole riittävän nopeita käsittelemään valtavia datamääriä, jotka monissa taloushallinnon prosesseissa ovat arkipäivää.

 

— Esimerkiksi täsmäytykset vievät kirjanpitäjiltä todella paljon aikaa ja olemme yrittäneet löytää siihen ratkaisua, mutta kombinaatioita on liikaa. Jos kirjanpidon ero pitäisi löytää 10 000 rivin joukosta, yhdistelmien määrä kasvaa niin suureksi, ettei nykyisten prosessorien teho riitä löytämään ratkaisua kohtuullisessa ajassa, Blomqvist selventää.

 

— Tällaisissa tilanteissa tekoälystä ei valitettavasti ole juurikaan hyötyä. Todellisten ratkaisujen löytäminen vaatii huomattavasti enemmän prosessitehoa kuin mitä 64-bittisillä tietokoneilla on tarjota, Blomqvist jatkaa.

 

Yhdeksi esimerkiksi tekoälyn hyödyntämisestä Malin Blomqvist nostaa tiliöinnit.

 

— Tiliöintien automaatiota voidaan kehittää tekoälyn avulla, mutta työkalut eivät toimi yksinään ilman käyttäjän asiantuntemusta. Tekoäly voi ehdottaa ratkaisuja, mutta käyttäjän täytyy osata arvioida niiden oikeellisuus, hän lisää.

 

Standardointi ja automaatio sujuvoittavat taloushallintoa

Malin Blomqvist nostaa esiin myös automaation ja standardoinnin tärkeyden taloushallinnossa.

 

– Automaation hyödyt eivät ole pelkästään tekoälyn varassa. Selkeät standardit ja niiden johdonmukainen noudattaminen vähentävät merkittävästi manuaalista työtä ja virheiden mahdollisuutta.

 

Blomqvist huomauttaa, että tekoälyn ja automaation hyödyntäminen edellyttää myös käyttäjiltä halua oppia ja ottaa käyttöön uusia työkaluja. Hänen mukaansa järjestelmämuutoksiin liittyvä muutosvastarinta on edelleen haaste.

 

– Käyttäjien koulutus ja heidän osallistamisensa prosessiin ovat ratkaisevassa roolissa. Tekoäly voi olla erinomainen apuväline, mutta siitä saadaan paras hyöty vain, jos järjestelmä ja sen tarjoamat mahdollisuudet ymmärretään, Blomqvist painottaa.

 

Kehitysmyönteisyys avainasemassa

Vaikka Blomqvist ei usko tekoälyn mullistavan taloushallintoa aivan lähivuosina, hän näkee selviä mahdollisuuksia, joita tekoäly ja automaatio voivat tuoda organisaatioille.

 

– Tekoäly voi auttaa meitä siirtymään entistä tehokkaampiin toimintatapoihin ja keventämään rutiineja. On kuitenkin tärkeää, että organisaatiot lähestyvät tätä kehitysmyönteisesti ja ovat valmiita muuttamaan omia prosessejaan, hän kiteyttää.

 

Abilita jatkaa tekoälyn ja automaation hyödyntämistä osana asiakkaiden tarpeisiin räätälöityjä ratkaisuja.

 

— Pyrimme löytämään juuri ne työkalut, jotka tekevät asiakkaidemme arjesta tehokkaampaa ja vähemmän kuormittavaa, Blomqvist summaa.

 

 

 

Kiinnostuitko?

Mikäli haluat lisätietoa Unit4 ERP -toiminnanohjausjärjestelmästä, ota yhteyttä, niin kerromme lisää!

Pystyykö kuntasi toiminnanohjausjärjestelmä reagoimaan nopeasti muuttuviin julkishallinnon vaatimuksiin? Abilita tuo kuntien käyttöön erityisesti julkista sektoria varten suunnitellun Unit4 ERP -toiminnanohjausjärjestelmän, joka mukautuu kuntien tarpeisiin lähes rajattomien konfigurointimahdollisuuksien ansiosta. Järjestelmätoimittajana Abilita ... Lue lisää »

Pystyykö kuntasi toiminnanohjausjärjestelmä reagoimaan nopeasti muuttuviin julkishallinnon vaatimuksiin? Abilita tuo kuntien käyttöön erityisesti julkista sektoria varten suunnitellun Unit4 ERP -toiminnanohjausjärjestelmän, joka mukautuu kuntien tarpeisiin lähes rajattomien konfigurointimahdollisuuksien ansiosta. Järjestelmätoimittajana Abilita on erikoistunut kunnalliselle sektorille huolehtien, että kuntasi pysyy ajan tasalla — tehokkaasti ja kustannuksia säästäen.

 

Kehityspäällikkö Gunilla Sjöholm korostaa Abilitan henkilöstön pysyvyyden merkitystä: ”Tietotaito pysyy meillä talossa, sillä tällä seudulla työntekijät viihtyvät pitkään saman työnantajan palveluksessa”.

 

Abilitalla on 40 vuoden kokemus Suomen luotettavimpana julkishallinnon järjestelmätoimittajana. Pietarsaaresta käsin koko Suomen alueella toimiva yritys tuntee perusteellisesti julkisen sektorin prosessit, lakivaatimukset ja järjestelmätarpeet.

 

Gunilla Sjöholm, yksi Abilitan perustajajäsenistä ja nykyinen kehityspäällikkö, korostaa yrityksen sitoutumista julkisen sektorin järjestelmäpuolen kehittämiseen:

 

— Meille julkinen sektori on ensisijainen prioriteetti. Sopivan kokoisena toimijana pystymme reagoimaan nopeasti lakimuutosten asettamiin vaatimuksiin, mikä auttaa asiakkaitamme pysymään ajan tasalla.

 

Kuntasektorin raportointivaatimukset muuttuvat usein lyhyellä varoitusajalla, ja valtion asettamat säädökset voivat astua voimaan jopa takautuvasti. Kaikki järjestelmätoimittajat eivät priorisoi uusien ohjelmisto-osien kehittämistä näiden tarpeiden täyttämiseksi, mutta Abilitalla on sekä osaaminen, tarvittavat resurssit että halu vastata tähän haasteeseen.

 

— Usein säädöksiä annetaan niin lyhyellä varoitusajalla, että niiden toimeenpano voi olla haastavaa. Meillä on kuitenkin valmius rakentaa uusia järjestelmäosioita nopeasti, kertoo Sjöholm.

 

 

Kustannustehokas SaaS-ratkaisu ja modernit integraatiotekniikat

Abilita tarjoaa Unit4 ERP -järjestelmän SaaS-pilvipalveluna, jonka ansiosta asiakkaat voivat käyttää ohjelmistoa vaivattomasti paikasta ja kunnan omista palvelinresursseista riippumatta. Toteutamme järjestelmäintegraatiot tehokkaasti modernien integraatiotekniikoiden, kuten REST APIn ja SOAPin, avulla.

 

Näiden lisäksi kunnille on tärkeää, että järjestelmä tukee myös perinteisiä tekstimuotoisia aineistoja. Tämä on olennaista, sillä kuntien esilaskutusjärjestelmiä voi olla useita. Esimerkiksi vesihuollosta, rakennusvalvonnasta, varhaiskasvatuksesta tai opistojen laskutusjärjestelmistä toimitetaan laskut taloushallintojärjestelmään.

 

— Jos edellyttäisimme, että kaikki aineistot toimitetaan vain omien määritystemme mukaisesti, kunnalle aiheutuvat kustannukset voisivat nousta huomattavan korkeaksi useiden eri järjestelmätoimittajien taholta. Meille perinteisten aineistojen konfigurointi on melko nopea prosessi, jolloin asiakkaan kokonaiskustannukset pysyvät kohtuullisena, Gunilla Sjöholm selventää.

 

 

Valmis kuntamalli helpottaa käyttöönottoa

Abilitalla on laaja kokemus integraatioiden suunnittelusta, ja yritys hyödyntää tätä asiantuntemusta kuntien tarpeiden kartoittamisessa. Gunilla Sjöholm havainnollistaa, kuinka kunnan tietojärjestelmäkartassa voi olla yli 100 integraatiota, jotka kaikki on otettava huomioon toiminnanohjausjärjestelmän vaihtamisen yhteydessä.

 

— Usein kunnilla ei ole valmiita järjestelmäkarttoja työn tueksi. Meidän kokemuksemme avulla voimme varmistaa, että kaikki tarpeelliset integraatiot huomioidaan käyttöönottovaiheessa, Sjöholm sanoo.

 

Abilitan kehittämä valmis kuntamalli nopeuttaa käyttöönottoa ja auttaa kuntia standardoimaan prosessejaan.

 

— Olemme rakentaneet kuntamallin parhaista toimintatavoista, joita olemme oppineet vuosien varrella. Malli kehittyy jatkuvasti ja mahdollistaa kunnille nopeamman ja helpomman järjestelmän käyttöönoton, Sjöholm jatkaa.

 

Unit4 ERP tarjoaa lähes rajattomasti konfigurointimahdollisuuksia, ja sen joustavuutta voi hyödyntää monipuolisesti. Extension Kit -työkalun avulla kunnat voivat tehdä muutoksia järjestelmään itsenäisesti ilman syvällistä ohjelmointiosaamista.

 

— Uskon, että Extension Kit on tulevaisuuden työkalu, Gunilla Sjöholm toteaa.

 

 

Kiinnostuitko?

Mikäli haluat lisätietoa Unit4 ERP -toiminnanohjausjärjestelmästä, ota yhteyttä, niin kerromme lisää!

 

Pidimme Kuntamarkkinoilla tietoiskun otsikolla "Hyödynnä mahdollisuutesi kilpailuttaa – hankintalaki on yksinkertainen" ja aihe tuntui olevan ajankohtainen, sillä osa kuulijoista jouduttiin käännyttämään ovelta ja osa seisoi tietoiskun ajan, kun tilasta loppuivat ... Lue lisää »

Pidimme Kuntamarkkinoilla tietoiskun otsikolla "Hyödynnä mahdollisuutesi kilpailuttaa – hankintalaki on yksinkertainen" ja aihe tuntui olevan ajankohtainen, sillä osa kuulijoista jouduttiin käännyttämään ovelta ja osa seisoi tietoiskun ajan, kun tilasta loppuivat istumapaikat kesken. 

Tietoiskussa Abilitan myyntijohtaja Frej Salmela kertoi 40-vuoden kokemuksella miksi ja miten kuntien kannattaa kilpailuttaa tietojärjestelmät. Tarkoitus on hälventää suurimpia kilpailutukseen liittyviä pelkoja ja antaa vinkkejä, joiden avulla vältätte pahimmat virheet ja pääsette onnistuneeseen lopputulokseen.

 

Olemme nyt tehneet tietoiskustamme videotallenteen, jotta kaikki halukkaat pääsevät sen kuulemaan. Tallenne löytyy tästä alta, sekä Abilitan Youtube-kanavalta.

Varhaiskasvatuksen hallinnon ja päiväkotiarjen helpottamiseen löytyy useita järjestelmävaihtoehtoja, joiden vertailu voi tuntua haastavalta. Tarjolla on useita kaupallisia vaihtoehtoja sekä kuntien kehittämä eVaka. Abilitan tarjoama Päikky on tällä hetkellä Suomen kehittynein ... Lue lisää »

Varhaiskasvatuksen hallinnon ja päiväkotiarjen helpottamiseen löytyy useita järjestelmävaihtoehtoja, joiden vertailu voi tuntua haastavalta. Tarjolla on useita kaupallisia vaihtoehtoja sekä kuntien kehittämä eVaka. Abilitan tarjoama Päikky on tällä hetkellä Suomen kehittynein ja helppokäyttöisin varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmä. Seuraavassa kerromme miksi. 

 

Varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmän tarkoitus on helpottaa varhaiskasvatuksen hallinnon ja päiväkotien arkea sekä vähentää turhaa työtä.

 

Varhaiskasvatuksessa ollaan vasta raapaistu pintaa sen suhteen, miten toiminnanohjausjärjestelmä voi tehostaa työarkea. Kuntasektorilla ajankäytön tehostaminen sekä johtamisen ja päätöksenteon tukeminen korostuvat tulevaisuudessa.

 

Abilitan varhaiskasvatuksen liiketoiminnasta vastaavan Petri Järvisen mukaan Abilitalla on osaamista ja resursseja osallistua julkisen sektorin tehostamiseen.

 

– Emme tarjoa pelkkää tuotetta, vaan kokonaisvaltaisen ratkaisun varhaiskasvatuksen arjen helpottamiseen. Autamme asiakkaitamme oivaltamaan, kuinka monipuolisia työkaluja Päikky tarjoaa toiminnan kehittämiseen. Panostamme järjestelmäkehityksessä erityisesti raportoinnin parantamiseen.

 

Asiakkaalle on merkittävää, että kaikki järjestelmän uudet ominaisuudet tulevat automaattisesti käyttöön ilman lisäveloitusta.

 

– Kun teemme yhdelle asiakkaalle uuden ominaisuuden, tulee se käytännössä kaikille muillekin käyttöön. Päikyn kehittäminen kuuluu osaksi asiakkaan sopimushintaa, Järvinen sanoo.

 

Valmisohjelmisto vai kuntien kehittämä eVaka?

Viime vuosina markkinoille on tullut kaupallisten järjestelmien lisäksi avoimen lähdekoodin järjestelmä eVaka, jonka kehittämisestä ja ylläpidosta vastaavat kuntaorganisaatiot itse.

 

Abilitan myyntijohtaja Frej Salmela kyseenalaistaa sitä, että veronmaksajien rahoilla lähdetään kehittämään markkinoille uutta järjestelmää.

 

– Meillä on Suomessa asiantuntevia toimijoita, jotka tarjoavat toimivan ja valmiin ohjelmiston. Onko julkisen toimijan tehtävä laittaa miljoonia euroja sellaisen järjestelmän kehittämiseen, joka löytyy jo valmiina ja toimivaksi testattuna?

 

Hintalappu itse kehitetylle järjestelmälle saattaa muodostua kohtuuttoman kovaksi, sillä tietojärjestelmien kehitystyö on jatkuvaa.

 

— Koska eVakan takana ei ole mitään yksittäistä yritystä, tarkoittaa se sitä, että mukana olevat kunnat rahoittavat itse järjestelmän kehityksen ja kaikki järjestelmän eteen tehtävät toimenpiteet. Esimerkiksi vuosittain vaihtuvat viranomaisvaatimukset täytyy huomioida tietojärjestelmässä, Salmela muistuttaa.

 

Päikky tuntee sekä päiväkotiarjen, IT-maailman että viranomaismääräykset, jolloin päiväkodissa voidaan huoletta keskittyä lapsiin.

 

 

Valmiin toiminnanohjausjärjestelmän edut

Valmis varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmä tarkoittaa sitä, että se on testattu toimivaksi isommissakin kaupungeissa. Järjestelmän kehitystyö on silti jatkuvaa.

 

Päikyn takana on Suomen luotettavin julkishallinnon järjestelmätoimittaja Abilita, joka on perillä muuttuvista viranomaisvaatimuksista ja järjestelmän kehitystarpeista.

 

Lisäksi Päikyn takaa löytyy roppakaupalla kokemusta myös varhaiskasvatuksen arjesta, sillä Päikky on kehitetty puhtaasti olemassa olevaan tarpeeseen. Päikyn syntytarinaan voit tutustua täällä.

 

Päikky mukautuu joustavasti erilaisten kuntien tarpeisiin ja valmiit integraatiot löytyvät useampaankin järjestelmään.

 

— Päikky integroituu esimerkiksi useampaan eri työvuorosuunnittelujärjestelmään ja laskutusjärjestelmään. Valmiita integraatioita löytyy myös erilaisiin ateriapalvelujärjestelmiin, joiden kautta lapsille tilataan automaattisesti ruoat hoitoaikojen perusteella. Vaikka ostat Päikyn Abilitalta, niin muut järjestelmät voit ostaa mistä haluat, Petri Järvinen selventää.

 

Päikky loistaa myös laadukkaalla asiakaspalvelulla. Asiakkaat ovat tyytyväisiä niin järjestelmään kuin asiakaspalveluunkin.

 

— Me tiedämme, mitä asiakkaille kuuluu ja pysymme ajan tasalla arjen tekemisestä, Järvinen vakuuttaa.

 

Päikyn takaa löytyy kokemusta sekä varhaiskasvatuksen arjesta että IT-puolesta. Valmis ohjelmisto on helppo ja kokonaistaloudellisesti kannattava valinta. Päikyn asiakkaana voit keskittyä huoletta varhaiskasvatuksen arjen pyörittämiseen, sillä välin kun Abilita keskittyy järjestelmän kehittämiseen.

 

 

Viisi syytä hankkia Päikky

1. Kollegasi päiväkotimaailmasta ovat olleet alusta asti mukana kehittämässä järjestelmää. Päikky on kehitetty yhdessä asiakkaiden kanssa, joten se on varta vasten suunniteltu helpottamaan varhaiskasvatuksen hallinnon ja päiväkodin arkea.

 

2. Saat järjestelmän kehitystyön samaan hintaan. Päikyn asiakkaana saat kaikki uudet ominaisuudet ja päivitykset automaattisesti käyttöön ilman lisäkustannuksia.

 

3. Päikyn avulla säästät aikaa ja helpotat niin päiväkodin arkea kuin hallinnon prosesseja. Päikky on kokonaisvaltainen ratkaisu, joka helpottaa ja nopeuttaa prosesseja aina vanhempien ja päiväkodin välisestä viestinnästä työvuorosuunnitteluun ja laskutukseen.

 

4. Päikky toimii saumattomasti eri järjestelmien kanssa. Päikystä löytyy valmiit integraatiot useisiin eri järjestelmiin, mikä nopeuttaa ja helpottaa järjestelmien käyttöönottoa ja tiedon kulkua.

 

5. Meiltä saat Suomen parasta asiakaspalvelua. Abilitan asiakaspalvelu on saanut paljon kiitosta nopeasta ja ystävällisestä palvelusta tuki- ja yhteydenottopyynnöissä - sitä on kehuttu jopa Suomen parhaaksi, kuten Päikkyäkin. 

 

 

 

 

Varaa markkinavuoropuhelu Abilitan kanssa

Tutustuaksesi varhaiskasvatuksen tietojärjestelmiin kannattaa sopia markkinavuoropuhelu toimittajien kanssa, vaikkei kilpailutus olisikaan vielä ajankohtainen. Vapaamuotoinen markkinavuoropuhelu ei sido mihinkään, eikä vie kuin pari tuntia omaa työaikaasi.

Ota yhteyttä ja varaa markkinavuoropuhelu

Rauma julkaisi varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmän kilpailutuksen maaliskuussa 2024. Hankinnan kohteena olevan järjestelmän toivottiin kattavan varhaiskasvatuksen keskeisimmät prosessit ja toiminnallisuudet.   Raumalla haluttiin luopua manuaalisista työvaiheista ja päiväkodin arjessa toivottiin korostuvan mobiilisovelluksen ... Lue lisää »

Rauma julkaisi varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmän kilpailutuksen maaliskuussa 2024. Hankinnan kohteena olevan järjestelmän toivottiin kattavan varhaiskasvatuksen keskeisimmät prosessit ja toiminnallisuudet.

 

Raumalla haluttiin luopua manuaalisista työvaiheista ja päiväkodin arjessa toivottiin korostuvan mobiilisovelluksen helppokäyttöisyys. Huoltajien näkökulmasta uuden järjestelmän käytön edellytettiin olevan helppoa ja sujuvaa sekä sähköiseen asiointiin kannustavaa.

 

Kilpailutusprosessiin panostettiin

 

Varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmän hankintaa tukevaa taustatyötä varten Raumalla perustettiin ohjausryhmä, joka tutustui kattavasti viiteen markkinoilla olevaan varhaiskasvatuksen tietojärjestelmään. Markkinakartoituksen jälkeen ohjausryhmä teki väliarviointeja eri järjestelmien ominaisuuksista sekä Rauman kaupungin edellyttämien toiminnallisten ja teknisten ominaisuuksien täyttymisen edellytyksistä. Markkinakartoituksen yhteydessä Raumalaiset tutustuivat myös muiden, samankokoisten kuntien, kokemuksiin markkinoilta saatavilla olevista toiminnanohjausjärjestelmistä.

 

Perusteellinen taustatyö kannatti

 

Markkinakartoituksesta saatujen tietojen perusteella Rauma julkaisi kilpailutuksen, jossa hankintamenettelynä käytettiin avointa menettelyä ja valintaperusteena kokonaistaloudellisesti edullisinta ratkaisua parhaalla hintalaatusuhteella.

 

Kilpailutuksen voitti Abilitan Päikky. Perusteellisen taustatyön ansiosta Raumalla voidaan luottaa siihen, että Päikky soveltuu erinomaisesti heidän varhaiskasvatuksensa arkeen.

 

Kiitos Rauma luottamuksesta, hienoa saada teidät osaksi Päikky-perhettä!

 

 

Varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmä Päikky syntyi Petri Järvisen halusta kehittää päiväkodin ja kodin välistä kommunikaatiota sekä vapauttaa päiväkodin työntekijöille enemmän aikaa lasten kanssa olemiseen. Koska Päikky on alusta saakka kehitetty yhdessä asiakkaiden ... Lue lisää »

Varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmä Päikky syntyi Petri Järvisen halusta kehittää päiväkodin ja kodin välistä kommunikaatiota sekä vapauttaa päiväkodin työntekijöille enemmän aikaa lasten kanssa olemiseen. Koska Päikky on alusta saakka kehitetty yhdessä asiakkaiden kanssa, yhdistyvät siinä varhaiskasvatuksen arjen tunteminen sekä huippuluokan IT-osaaminen.

 

Päikky-sovellus on alusta asti kehitetty yhteistyössä asiakkaiden kanssa.

 

Kun Petri Järvisen lapset aloittivat päiväkodin 15 vuotta sitten, koostui päivähoidon ja kodin välinen kommunikaatio vielä paperilappusista ja tiedotteista ilmoitustauluilla. Nokialla IT-konsultoinnissa ja insinöörinä työskennellyt Järvinen havahtui siihen, miten monimutkaisia ja vanhanaikaisia käytännöt päiväkodeissa vielä olivat. Työntekijöillä meni valtavasti aikaa käsin kirjaamiseen ja tietojen siirtämiseen kankeisiin järjestelmiin.   Varhaiskasvatuksen työntekijän arkea Petri sai seurata hyvinkin läheltä, sillä Järvisen vaimo työskentelee varhaiskasvatuksen opettajana.   — Kävimme vaimoni kanssa lukuisia keskusteluja päiväkodin arjen haasteista. Käytännön tasolla korkeasti koulutetuilla varhaiskasvatuksen ammattilaisilla meni valtavasti aikaa byrokratian pyörittämiseen, minkä voisi siirtää pedagogiseen osaamiseen ja lasten kanssa olemiseen, Järvinen kertoo. (Kuvateksti: Petri Järvistä on tituleerattu Päikky-sovelluksen idean isäksi.)

 

Ensin Järvisten perheessä pyöriteltiin ajatusta, miten oman päiväkodin toimintaa voisi kehittää. Myöhemmin tuntui luontevalta perustaa yritys, joka lähti kehittämään ohjelmistoa päiväkodin tarpeisiin.

 

Mobiilisovellus päiväkodin rutiineja helpottamaan

Petri Järvinen tiedosti, että hänellä on osaamista helpottaa päiväkotiarjen rutiineja. Hän houkutteli kaksi kaveriaan mukaan yritystä perustamaan. Syntyi mukavaIT Oy, joka lähti kehittämään Päikky-sovellusta yhdessä pilottiasiakkaiden kanssa.

 

— Ensimmäiseksi halusimme helpottaa läsnäolojen seuraamista mobiilisovelluksen avulla. Ajantasaisesta listasta on helppo seurata, ketä lapsia on paikalla. Aiemmin työntekijät kirjasivat läsnäolot paperilapulle, jonka jälkeen työntekijä naputteli tiedot toimistossa ohjelmaan. Sen jälkeen laskuttaja naputteli samat tiedot seuraavaan ohjelmaan. Tästä kertyi valtava määrä turhia työtunteja.

 

Päikyn tavoitteena oli, että päiväkodin työntekijöiltä vapautuisi enemmän aikaa lasten kanssa olemiseen.

 

Arjen helpottamisen ohessa tärkeä tavoite oli tuottaa tietoa päiväkodin toiminnasta. Kun tiedetään läsnäolojen tarkkuus, voidaan helpommin suunnitella työvuoroja ja seurata, onko työntekijöitä riittävästi lapsia kohden. Myöhemmin järjestelmä laajeni kattamaan koko varhaiskasvatuksen toiminnan aina hallintoon saakka.

 

Alkuperäinen perheenisän ajatus huoltajien osallisuudesta toteutui sovelluksessa jo heti alkumetreiltä lähtien.

 

— Päikyn avulla pystyimme avaamaan reaaliaikaisen ikkunan päiväkodin arjesta vanhemmille, esimerkiksi kuvien avulla, Järvinen iloitsee.

 

Abilitan ja mukavaIT:n tiet kohtasivat kymmenisen vuotta sitten, kun Päikky täydensi sopivasti Abilitan hallinnolliselle puolelle kehittämää päivähoitojärjestelmää. Abilita on toiminut kuntien kumppanina jo vuosikymmeniä kehittäen erilaisia ohjelmistoratkaisuja, joten Päikky sai taakseen vahvat hartiat.

 

Ensin Abilita tuli osakkaaksi yritykseen ja myöhemmin osti yhtiön kokonaan. Järjestelmät integroitiin keskenään ja nykyään tieto kulkee automaattisesti mobiilisovelluksesta aina asiakkaan laskutukseen saakka. Hankittuaan Päikky-sovelluksen, asiakas saa Abilitalta yhden järjestelmän kautta kaiken tarvittavan hallinnon, päiväkodin sekä vanhempien tarpeisiin. Abilitalla Petri Järvinen vastaa varhaiskasvatusliiketoiminnasta toimien yksikön johtajana.

 

Päikky hoitaa automaattisesti lasten ja henkilökunnan läsnäoloseurannan ilman turhaa paperin pyörittelyä.

 

Kehitystyötä yhdessä asiakkaiden kanssa

 

Päikky on kehitetty yhteistyössä asiakkaiden kanssa, neutraalissa päiväkotiympäristössä. Asiakkaiden tarpeet ja toiveet määrittelivät kehitystyötä jo alkumetreiltä saakka.

 

— Vietimme lukemattomia tunteja Nurmijärven Sorvankaaren päiväkodissa kysellen henkilökunnan mielipiteitä, mitä sovelluksessa pitäisi olla ja mitä ei ainakaan haluta. Prototyyppejä testattiin ja hierottiin yhdessä.

 

Lähtökohtaisesti kaikki kehitystyö tehdään edelleen yhdessä asiakkaiden kanssa.

 

— Viisaus asuu harvoin meidän järjestelmän kehittäjien päässä. Useimmat ominaisuudet on kehitetty asiakkaan toiveiden perusteella. Viimeisimpänä isompana kokonaisuutena on rakennettu pedagoginen dokumentointi, joka sisältää esimerkiksi lapsen varhaiskasvatussuunnitelmat. Koko prosessi on mietitty yhdessä asiakkaan kanssa, jotta lopputulos hyödyttää sekä huoltajaa että varhaiskasvatuksen opettajaa.

 

Soveltuuko Päikky kaikkien suomalaisten päiväkotien tarpeeseen?

 

— Noin 85 % asiakkaista on täysin toisiinsa verrattavia, koska ala on valtion toimesta niin säädelty. Pienen poikkeuksen tuovat isompien kaupunkien monimutkaisemmat prosessit ja suuremmat tarpeet tiedon tuottamiselle. Lähtökohtaisesti kuitenkin se, mikä toimii Parkanossa, toimii myös Pietarsaaressa, Järvinen vertaa.

 

Päikky tarjoaa päiväkodeille kokonaisvaltaisen ratkaisun, joka vastaa varhaiskasvatuksen ammattilaisten, perheiden ja hallinnon todellisiin tarpeisiin. Se säästää aikaa, tehostaa resurssien käyttöä, tuo reaaliaikaisen tiedon johtamisen tueksi ja kehittyy jatkuvasti vastaamaan tulevaisuuden haasteisiin.

 

Haluatko kuulla Päikystä lisää? Täytä lomake, niin olemme sinuun pikaisesti yhteydessä!

 

 

 

Abilita on Suomen luotettavin julkishallinnon järjestelmätoimittaja jo 40 vuoden kokemuksella.

Kuntien hallinnon ja taloushallinnon haasteet ovat moninaiset. Taloushallinnon ohjelmistot ovat vanhentuneita ja vaativat paljon manuaalista työtä. Palkkahallinto, HR ja taloushallinto ovat usein eri järjestelmissä ja tiedon jäljittämiseen kuluu aikaa. Vanhat ... Lue lisää »

Kuntien hallinnon ja taloushallinnon haasteet ovat moninaiset. Taloushallinnon ohjelmistot ovat vanhentuneita ja vaativat paljon manuaalista työtä. Palkkahallinto, HR ja taloushallinto ovat usein eri järjestelmissä ja tiedon jäljittämiseen kuluu aikaa. Vanhat ohjelmistot eivät myöskään pysy jatkuvasti muuttuvien säädösten perässä. Lisäksi taloushallinnon henkilöstön eläköityminen vauhdittaa prosessien automatisoinnin ja tehostamisen tarvetta.

 

Abilita tarjoaa ratkaisun näihin haasteisiin julkisia organisaatioita varten kehitetyllä Unit4 ERP -järjestelmällä, joka on kustannustehokas uuden sukupolven julkishallinnon toiminnanohjausjärjestelmä. Unit4 ERP on suunniteltu tehostamaan monia kunnallisia prosesseja.  Taloushallinto, HR sekä palkanlaskenta ovat samassa järjestelmässä, joten kunnat välttyvät integrointien tuomilta haasteilta ja saavat kaikki raportit samasta järjestelmästä.

 

Abilitan Unit4 yksikön johtaja Malin Blomqvist kertoo, miten Unit4 ERP -toiminnanohjausjärjestelmän avulla kunnan taloushallinnon prosessit tehostuvat ja automatisoituvat.

 

Abilita on ajan tasalla muuttuvista säädöksistä ja kuntien tarpeista

Unit4 ERP on Suomessa vielä suhteellisen uusi toiminnanohjausjärjestelmä, vaikka naapurimaissa Ruotsissa ja Norjassa sillä on jo markkinajohtajan asema. Abilita on sovittanut ja konfiguroinut järjestelmää nimenomaan suomalaisten kuntien tarpeisiin soveltuvaksi. Ensimmäinen asiakas, Kokkolan kaupunki, otti järjestelmän käyttöön lähes kymmenen vuota sitten.

 

Abilitan yksikön johtaja  on johtanut järjestelmän kehitystä ja konfigurointia julkisen sektorin tarpeisiin. Hänen mukaansa Unit4 ERP skaalautuu sekä isojen että pienempien kuntien vaatimuksiin.

 

Kuntien on vaikea pysyä perässä jatkuvasti muuttuvissa vaatimuksissa. Abilita on aina ajan tasalla säädöksistä ja huolehtii, että järjestelmä tuottaa lakisääteiset raportit automaattisesti.

 

— Lisäksi järjestelmä hoitaa automaattisesti kunnallisen puolen arvonlisäverolaskelmat sekä palkanlaskennan erilaiset sopimukset, Blomqvist kertoo.

 

Järjestelmäosaamisen lisäksi Abilita tuntee kuntien tarpeet sekä työarjen.

 

— Itse hallitsen järjestelmän lisäksi myös julkisen sektorin kirjanpidon. Emmehän voisi tehdä toimivaa järjestelmää tietämättä, mihin tarpeeseen kunnat tarvitsevat järjestelmää. Meiltä kysytään usein neuvoa järjestelmän lisäksi myös käytännön asioissa. Ja totta kai autamme aina kun voimme, Malin Blomqvist tähdentää.

 

Kaikki tieto yhdessä järjestelmässä

Yksi Unit4 ERP -toiminnanohjausjärjestelmän suurimmista eduista on, että kaikki tieto on samassa järjestelmässä. Kunnilla on tyypillisesti käytössä useita erillisiä järjestelmiä kirjanpitoa, laskutusta ja ostolaskujen käsittelyä varten. Tämä johtaa tiedon hajanaisuuteen ja aikaa vieviin täsmäytyksiin. Unit4 ERP yhdistää kaikki nämä toiminnot yhdeksi järjestelmäksi, mikä vähentää virheiden mahdollisuutta, tehostaa tiedonhallintaa ja helpottaa raporttien laatimista.

 

Järjestelmä helpottaa kirjanpitoa aukottoman kirjausketjun ansiosta.

 

— Pääkirjassa näkyy aina, mistä yksi rivi tulee, joten aikaa säästyy valtavasti, kun tietoa ei tarvitse etsiä erillisistä järjestelmistä, Malin Blomqvist kertoo.

 

Malin Blomqvist rohkaisee kuntia etsimään uusia tehokkaampia toimintatapoja toiminnanohjausjärjestelmän päivityksen yhteydessä.

 

Automatisointi vähentää työtunteja

Kuntien taloushallinnossa esimerkiksi ostolaskujen käsittely vie perinteisesti paljon aikaa. Unit4 ERP mahdollistaa laskujen sähköisen käsittelyn, jonka ansiosta manuaalisen työn tarve vähenee merkittävästi. Järjestelmään voidaan luoda sääntöjä, jotka ohjaavat laskut suoraan oikealle henkilölle tarkastettavaksi, ilman työllistäviä välikäsiä. Tämä ei ainoastaan nopeuta prosesseja, vaan myös vähentää virheiden riskiä.

 

Malin Blomqvist korostaa kuitenkin, että järjestelmän hyödyntämisessä tarvitaan myös rohkeutta muuttaa toimintaprosesseja ja hyödyntää automatisointia.

 

— Pitää uskaltaa luoda järjestelmälle sääntöjä, joiden puitteissa laskut menevät oikealle henkilölle tarkastettavaksi. Mikään automaatio ei voi toimia ilman annettuja sääntöjä. Joskus voi olla vaikea muuttaa toimintatapoja ja luottaa siihen, että järjestelmä tarkistaa automaattisesti laskut tiettyjen sääntöjen puitteissa ja laittaa erikseen jollekin hyväksyttäväksi, jos laskussa ilmenee jotain poikkeavaa.

 

Automatisointi helpottaa kuntia myös esimerkiksi verotukseen liittyvissä asioissa.

 

— Järjestelmä laskee automaattisesti arvonlisäveron oikein, eikä jokaisen käyttäjän erikseen tarvitse miettiä sitä, onko kyseessä esimerkiksi palautuskelpoinen tai vähennyskelpoinen kirjaus, Blomqvist kertoo.

 

Abilita rohkaisee uusien toimintatapojen etsimiseen

Unit4 ERP -toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoprosessin sujuvuus riippuu pitkälti asiakkaan prosesseista. Valmista kuntamallia hyödynnettäessä järjestelmän käyttöönotto voi sujua hyvinkin nopeasti.

 

— Yleensä järjestelmä halutaan kuitenkin sovittaa kunnan vanhoihin toimintamalleihin soveltuvaksi tai järjestelmänvaihdon yhteydessä halutaan tehdä organisaatiomuutoksia tai muutoksia vaikkapa tiliöintirakenteessa. Nämä pidentävät käyttöönottoprosessia, Blomqvist kertoo.

 

Järjestelmätasolla Unit4 ERP auttaa kuntia vastaamaan nykyajan haasteisiin ja luo pohjan tehokkaammalle ja luotettavammalle taloushallinnolle. Onkin pitkälti kuntien muutosvalmiudesta kiinni, miten tehokkaasti automatisoinnin ja modernin teknologian tuomat edut halutaan hyödyntää.

Abilita haluaa kannustaa kuntia uudenlaiseen ajatteluun ja uskallukseen muuttaa asioita.

 

— Jos on tehty kovin kauan tietyllä tavalla asioita, niin olisi hyvä uskaltaa rohkeasti kyseenalaistaa toimintatapoja ja muuttaa niitä, Malin Blomqvist rohkaisee.

 

 

Abilitan tarjoamana UNIT4 ERP sisältää:

• Taloushallinnon
• Henkilöstöhallinnon
• Palkanlaskennan
• Projektit
• Hankinnat ja ostot

 

Lisäksi sopimukseen sisältyy kattava käyttöönottokoulutus sekä Service Desk -tukiportaali pääkäyttäjille. Jatkokehitämme järjestelmää kuntien tarpeiden sekä viranomaisvaatimusten mukaan.

 

Kiinnostuitko?

Mikäli haluat lisätietoa Unit4 ERP -toiminnanohjausjärjestelmästä, ota yhteyttä, niin kerromme lisää!

 

Abilitalla laadukas asiakaspalvelu syntyy asiantuntijuudesta, ketteryydestä sekä kollegoiden välisestä joustavasta yhteistyöstä. Mia Gebala ja Christina Granlund kertovat hyvän asiakaspalvelun juontuvan työpaikan ilmapiiristä. ”Olemme kuin iso perhe. Kaikki kysyvät, miten menee ... Lue lisää »

Abilitalla laadukas asiakaspalvelu syntyy asiantuntijuudesta, ketteryydestä sekä kollegoiden välisestä joustavasta yhteistyöstä. Mia Gebala ja Christina Granlund kertovat hyvän asiakaspalvelun juontuvan työpaikan ilmapiiristä. ”Olemme kuin iso perhe. Kaikki kysyvät, miten menee ja auttavat aina tarvittaessa”, naiset iloitsevat.

 

”Asiakkaan ongelman ratkaiseminen on yhteinen missio Abilitan asiakaspalvelutiimissä”, kertovat Christina Granlund sekä Mia Gebala.

 

Tietojärjestelmäkumppanina Abilita panostaa toimivaan ja henkilökohtaiseen asiakaspalveluun, jotta kuntien työntekijät saavat parhaan mahdollisen hyödyn käyttämistään tietojärjestelmistä. Lisäksi mahdolliset eteen tulevat häiriöt ja ongelmat Abilitan asiakaspalvelutiimi selvittää nopeasti ja asiantuntevasti.

 

Abilitalla on eri järjestelmiin erikoistuneet tiimit huolehtimassa sekä sujuvasta käyttöönotosta että laadukkaasta asiakaspalvelusta. Christina Granlund työskentelee taloushallinnon Unit4 ERP konsulttina osana käyttöönottotiimiä ja Mia Gebala on Päikyn tuessa varhaiskasvatuksen sovellusasiantuntijana. Molemmat ovat aloittaneet Abilitalla reilu vuosi sitten ja tuovat taloon monipuolista osaamista sekä järjestelmäpuolelta että käyttäjän näkökulmasta.

 

Mia Gebala tuli Abilitalle varhaiskasvatuksen opettajan tehtävistä, joten hänelle Päikky on entuudestaan tuttu sekä työntekijän että myös huoltajan näkövinkkelistä. Christina puolestaan siirtyi Abilitalle Wärtsilältä tuoden mukanaan kansainvälisen tason projektihallinnan sekä taloushallinnon osaamista.

 

Tavoitteena tyytyväinen asiakas

Asiakaspalvelun lähtökohtana on perusteellinen, asiakkaan tarpeiden mukaan räätälöity käyttöönottokoulutus. Järjestelmän pääkäyttäjä perehdytetään järjestelmän ominaisuuksiin ja toimintoihin. Koulutuksen tueksi asiakas saa kattavat materiaalit ja video-ohjeistukset ohjelmiston käyttöön ja lisäksi pääkäyttäjää kannustetaan kääntymään tuen puoleen kaikissa mahdollisissa kysymyksissä.

 

Abilitalta saa palvelua molemmilla kotimaisilla. Kaikki koulutusmateriaalit ovat saatavilla sekä suomeksi että ruotsiksi.

 

Abilita lupaa vastata asiakkaan ongelmiin nopeasti.

 

—  Seuraamme Päikyn tukeen saapuvia tukipyyntöjä jatkuvasti. Otamme uuden pyynnön käsittelyyn aina mahdollisimman nopeasti ja kriittiset asiat priorisoimme työlistan kärkeen, Mia Gebala kertoo.

Kaikilla tiimin jäsenillä on yhtenevä ajatus siitä, että asiakas on tärkein.

 

— Olemme yhtä mieltä siitä, että ongelma pitää saada nopeasti ratkaistua, jotta asiakas on tyytyväinen, Christina Granlund vakuuttaa.

Asiakaspalvelutiimi huolehtii myös siitä, että asiakkaan ongelma hoidetaan loppuun saakka.

 

— Tukitiimi kokoustaa joka päivä, jolloin käymme läpi tilanteen, mitä tukipyyntöjä on avoinna, päästäänkö asiassa eteenpäin vai tarvitseeko joku apua. Lisäksi istumme kaikki samassa tilassa, joten kollegalta on aina helppo kysyä neuvoa, Christina Granlund kertoo.

Abilitan asiakaspalvelun käytössä oleva tikettijärjestelmä mahdollistaa asioiden priorisoimisen ja sen, että tukipyyntö tulee aina huomatuksi ja hoidetuksi, eikä huku sähköpostien sekaan. Siitä huolimatta asiakaspalvelu säilyy aina henkilökohtaisena.

 

— Tukitiimiin kuuluvat ovat usein mukana kouluttamassa jo käyttöönottovaiheessa, joten samat kasvot ovat tuttuja myöhemminkin, kun asiakas on tukeen yhteydessä, Mia Gebala kertoo.

Molemmat naiset ovat yhtä mieltä siitä, että Abilitan järjestelmien takana on helppo seistä.

 

— Ajattelen, että on helppo edustaa sellaista tuotetta, johon uskon myös itse. Käytännön kokemuksen kautta tiedän, että järjestelmä helpottaa oikeasti työarkea ja tekemistä, Mia Gebala kehuu.

Onko kunnan tietojärjestelmä tullut tiensä päähän, mutta uuden kilpailuttaminen tuntuu ylitsepääsemättömän vaikealta? Vältteletkö kilpailutusta viimeiseen asti, koska uskot prosessin olevan työläs, pitkä ja vaikea? Kunnan tietojärjestelmähankintojen kilpailutus on paljon luultua ... Lue lisää »

Onko kunnan tietojärjestelmä tullut tiensä päähän, mutta uuden kilpailuttaminen tuntuu ylitsepääsemättömän vaikealta? Vältteletkö kilpailutusta viimeiseen asti, koska uskot prosessin olevan työläs, pitkä ja vaikea? Kunnan tietojärjestelmähankintojen kilpailutus on paljon luultua yksinkertaisempaa, eikä kalliita konsultteja ole useinkaan tarpeellista käyttää.

 

Abilitan myyntijohtaja Frej Salmela rohkaisee kuntia markkinavuoropuheluun ennen varsinaisen kilpailutuksen käynnistämistä.

Kilpailutusta pelätään usein aivan turhaan. Sen vuoksi tyydytään nykyiseen järjestelmään ja laastaroidaan vanhoja ratkaisuja jotenkuten toimivaksi. Kilpailutuksen voit tehdä helposti ilman kalliita konsultteja, eikä hankintalain tulkitseminenkaan ole rakettitiedettä.

Koostimme selkeät ja yksinkertaiset ohjeet, joiden avulla pääset alkuun kunnan tietojärjestelmän kilpailutuksessa.

Hankintalain vaatimukset kunnan tietojärjestelmän kilpailutuksessa

 

Hankintalain mukainen kilpailutus ei ole vaikea toteuttaa. Hankintalain noudattaminen on yksinkertaista, sillä se ei määrittele tiukasti, mitä asioita pitää tehdä ja mitä puolestaan jättää tekemättä.

Julkisen kilpailutuksen vaatimukset jakautuvat kolmeen osaan:

 

1.      Soveltuvuusvaatimukset, jotka kohdistuvat toimittajiin

2.      Järjestelmävaatimukset, jotka kohdistuvat tietojärjestelmään

3.      Valintakriteerit ja pisteytys

 

Hankintalain puitteissa kilpailutus pitää toteuttaa tasapuolisesti, mikä tarkoittaa sitä, että useamman toimittajan pitää pystyä osallistumaan kilpailutukseen. Vaatimukset eivät saa olla syrjiviä ja asetettujen kriteereiden täytyy olla selkeitä ja ymmärrettäviä.

 

Toimittajaan kohdistuvat vaatimukset voivat edellyttää tietyn määrän liikevaihtoa tai vastaavia referenssejä, jotka osoittavat sekä toimittajan osaamista että järjestelmän soveltuvuutta.

 

Järjestelmään kohdistuvia vaatimuksia on joskus täysin tarpeettomasti jopa satoja. Vaatimukset kannattaa rajata tarkasti ja harkitusti. Järjestelmävaatimusten määrittelyyn pureudumme myöhemmin tässä artikkelissa.

 

Valintakriteereiden täytyy olla selkeät. Tarjouspyynnössä täytyy kertoa selkeästi, mitä asioita pisteytetään ja mitä painotetaan tietojärjestelmän valinnassa.

 

Hankintalakia pelätään usein turhaan, vaikka sen noudattaminen ei ole monimutkaista.

 

Kilpailutuksen ABC – näin etenet tietojärjestelmän kilpailutuksessa

 

1. Nykytilanteen arviointi ja tarpeiden määrittely

Nykytilannetta voit arvioida muun muassa näiden kysymysten avulla: Mitä puutteita nykyisessä järjestelmässä on? Millaiset resurssit kunnalla on käytettävissä? Miten haluatte kehittää toimintaanne ja mitä se edellyttää tietojärjestelmältä? Mitkä ovat tärkeimpiä asioita, mitä tulevalta tietojärjestelmältä vaaditaan? Mitä asioita voitaisiin automatisoida manuaalisen työn vähentämiseksi?

 

2. Tutustu järjestelmävaihtoehtoihin

Kartoita, mitä toimittajia ja järjestelmiä markkinoilla on tarjolla. Ennen virallista kilpailutusta kannattaa ottaa järjestelmätoimittajaan yhteyttä ja pyytää esittely eli markkinavuoropuhelu, jotta saat paremman käsityksen markkinoilla olevista järjestelmistä. Markkinavuoropuhelu ei sido sinua mihinkään ja se helpottaa myös järjestelmävaatimusten määrittelyä hankintailmoitusta laadittaessa.

 

3. Valitse kilpailutusmenetelmä

Sopiva kilpailutusmenetelmä kannattaa valita määriteltyjen tavoitteiden perusteella, jotta päästään parhaaseen mahdolliseen lopputulokseen. Tietojärjestelmän hankinnassa usein toimivaksi todettu kilpailutusmenetelmä on neuvottelumenettely. Neuvottelumenettelyssä vaatimukset syntyvät prosessin aikana ja lopulliset sopimusehdot täsmentyvät menettelyn edetessä. Muita kilpailutusmenetelmiä ovat avoin menettely, rajoitettu menettely ja suorahankinta. Toinen tietojärjestelmän hankinnassa yleisesti käytetty tapa on avoin menettely. Ennen avoimen menettelyn aloittamista kannattaa sopia markkinavuoropuhelu toimittajien kanssa.

 

Lisätietoa kilpailutusmenetelmistä löydät hankintaoppaastamme.

 

4. Määrittele tarjouspyynnön sisältö

Tarjouspyyntöön sisällytetään vaatimuksia toimittajan soveltuvuuteen, hankintasopimukseen sekä tietojärjestelmään liittyen.

 

Älä sorru tietojärjestelmän kilpailutuksessa liian laajaan vaatimusmäärittelyyn. Jos vaatimuksia on liikaa, samalla myös niiden tulkinnanvaraisuus kasvaa ja sitä varmempaa on, että vaatimusten mukaista järjestelmää ei ole tarjolla.

 

Tietojärjestelmän vaatimusmäärittelyssä kannattaa keskittyä olennaisiin asioihin. Mieti, mitkä ovat tärkeimmät asiat, mihin järjestelmän pitäisi pystyä? Tarjouspyyntöön kannattaa lisätä myös kohta, että haluat koekäyttää järjestelmää, jotta pystyt tutustumaan tarkemmin tietojärjestelmän tarjoamiin ominaisuuksiin.

 

Kirjaa pisteytysperusteet. Tietojärjestelmän kilpailutuksen pisteytys kannattaa painottaa 40 % hintaan ja 60 % laatuun.

 

Vinkki! Ennen kilpailutusta tehty markkinavuoropuhelu auttaa vaatimusten määrittelyssä! Ota yhteyttä ja varaa aika vapaamuotoiseen markkinavuoropuheluun.

 

5. Julkaise tarjouspyyntö

Tee tarjouspyynnön vaatimusluettelo Excel-muodossa ja julkaise julkisten hankintojen HILMAssa ja Tarjouspalvelussa. Tarjouspalvelu soveltuu loistavasti tietojärjestelmähankintoihin, koska se on selkeä ja kokonaan sähköinen ratkaisu, jossa voit liittää tarjouspyyntöön rajattoman määrän dokumentteja ja pyytää toimittajia täyttämään dokumentit ja lataamaan ne takaisin palveluun.

 

6. Vertaile tarjouksia ja tee päätös

Tarkista tarjouksen jättäneiden yritysten kelpoisuus osallistua tarjouspyyntöön ja vertaile saadut tarjoukset huolellisesti. Hyvässä tarjouksessa on selkeästi ja ymmärrettävästi vastattu määrittelyihin. Hankintapäätöksen tulee nojautua tarjouspyynnön valintaperusteisiin ja arviointikriteereihin, joten huolellisesti laaditun kilpailutuksen tarjousten vertailu on selkeää ja suoraviivaista. Julkaise tehty päätös myös Hilmassa.

 

Kuusi vinkkiä kunnan tietojärjestelmän kilpailutukseen

Abilitan myyntipäällikkö Anne Puhakka-Biskop auttaa kuntia mielellään tietojärjestelmän kilpailutukseen liittyvissä kysymyksissä.

 

1. Älä tyydy vanhaan! Ensimmäinen virhe on tyytyä nykyiseen tietojärjestelmään ja laastaroida olemassa olevat ratkaisut heikosti toimivaksi kokonaisuudeksi. Vanhat ja kankeat systeemit rajoittavat oman toiminnan kehittämistä ja ylläpitävät manuaalista työtä.

 

2. Älä ulkoista vastuuta! Kilpailutusta ei kannata ulkoistaa kalliille konsulteille, jotka laskuttavat parhaimmillaan tuhansia euroja päivässä. Konsulteilla ei ole substanssiosaamista ja lyhyessä ajassa heitä on vaikea perehdyttää ymmärtämään kuntasi toimintaa syvällisesti. Vastuuta et voi ulkoistaa. Jos kaipaat ulkopuolista apua, mieti tarkasti, mihin konkreettisiin asioihin tarvitset konsultin apua ja mitä voit tehdä itse.

 

3. Pidä maltti järjestelmävaatimusten kanssa! Älä kysele liian monelta taholta mielipidettä, mitä ominaisuuksia tietojärjestelmältä halutaan. Tulkinnanvaraisuus kasvaa, mitä enemmän vaatimuksia on, eikä markkinoilta löydy sellaista järjestelmää, joka vastaa kaikkiin laatimiisi vaatimuksiin. Jos järjestelmätoimittaja joutuu kehittämään vaatimusten mukaisia asioita, tarkoittaa se käyttöönottoprojektin lisäksi kehitysprojektia. Tämä puolestaan vaikuttaa hintaan, työmäärään ja aikatauluun.

 

Keskity oleellisiin asioihin ja listaa, mihin järjestelmän pitäisi pystyä. Muista, että tuntemattoman tietojärjestelmän määritteleminen on mahdotonta ja tietojärjestelmästä puhuttaessa pitkät vaatimusmäärittelyt ovat jo tietojärjestelmän valintavaiheessa vanhentuneet.

 

4. Älä laadi liian tiukkaa aikataulua! Ole realistinen, kun laadit projektille aikataulun ja käyttöönottoajankohdan. Myös asiakkaan oma panos on tärkeä projektin edetessä, jotta lopputulos tyydyttää kaikkia osapuolia.

 

5. Älä kopioi naapurikunnan kilpailutuksen vaatimusmäärittelylistaa! Muiden kuntien tekemiin kilpailutuksiin kannattaa toki tutustua, mutta suora kopioiminen ei kannata, koska usein silloin ei mietitä, mitkä vaatimukset soveltuvat juuri sinun kuntaasi.

 

6. Älä sooloile sopimusehtojen kanssa! Yleisiä sopimusehtoja, kuten yleisiä IT-hankintojen sopimusehtoja JIT 2015, kannattaa noudattaa tarjouspyynnössä mahdollisimman tarkasti.

 

Varaa markkinavuoropuhelu Abilitan kanssa

Jotta pääset kartalle siitä, mitä tietojärjestelmiä on markkinoilla, kannattaa sopia markkinavuoropuhelu toimittajien kanssa, vaikka kilpailutus ei olisikaan vielä ajankohtainen. Näin pysyt ajan tasalla, millaisia tietojärjestelmiä kunnille on tarjolla. Vapaamuotoinen markkinavuoropuhelu ei sido mihinkään, eikä vie kuin pari tuntia omaa työaikaasi.

 

Ota yhteyttä ja varaa markkinavuoropuhelu