Inom den offentliga sektorn väcker upphandling ofta mer oro än entusiasm. I många organisationer uppfattas upphandlingsprocessen som tung, komplicerad och till och med skrämmande – något man hellre undviker än tar itu med.
Varför känns upphandling skrämmande?
Osäkerheten kring upphandling är förståelig. Alla organisationer genomför inte upphandlingar regelbundet, vilket innebär att kompetensen inte alltid finns nära till hands i vardagen.
Oron kan bland annat handla om att:
- göra fel ur ett upphandlingsrättsligt perspektiv
- förfrågningsunderlaget inte är tillräckligt tydligt
- få in anbud som inte går att jämföra med varandra
- tidsplanen eller budgeten inte håller
- processen leder till överklaganden eller till och med prövning i marknadsdomstol
I verkligheten är den största risken dock inte att göra ett misstag under upphandlingen, utan att man köper en lösning som inte motsvarar organisationens behov.
När ska man upphandla själv och när ska man ta hjälp?
Om organisationen har god kunskap om upphandlingslagstiftningen, känner marknaden väl och har tydliga behov kan upphandlingen mycket väl genomföras internt. Men om upphandlingar görs sällan, eller om exempelvis underhållet av det nuvarande systemet upphör och tidsfristen närmar sig, kan en extern expert vara ett bra alternativ.
Det kan vara värt att anlita en konsult om:
- organisationen saknar erfarenhet av upphandling
- tidsplanen är pressad
- resurserna är begränsade
- man vill säkerställa att processen är juridiskt hållbar
- organisationen behöver stöd exempelvis vid kravspecifikation och behovsanalys
En bra konsult håller upphandlingsprocessen effektiv och hjälper till att undvika de vanligaste fallgroparna.
De vanligaste misstagen i förfrågningsunderlag
Ur leverantörens perspektiv är ett otydligt förfrågningsunderlag ett av de största problemen.
Vanliga misstag är till exempel:
- Motstridiga eller tolkningsbara krav - I en bilaga står en sak och i en annan något annat, eller så är kraven formulerade på ett sätt som lämnar stort utrymme för tolkning. Detta försvårar anbudsgivningen och kan leda till anbud som skiljer sig avsevärt från varandra.
- För många obligatoriska krav - Om alla önskemål skrivs in som obligatoriska krav blir listan lätt orealistisk. Det driver upp kostnaderna, tar tid för alla parter och kan i onödan utesluta bra leverantörer. I värsta fall förvandlas upphandlingen till ett utvecklingsprojekt.
- Orealistiska tidsplaner och budgetar - En alltför snäv tidsplan för införandet eller ett för lågt pristak kan göra det omöjligt för leverantörer att lämna anbud.
- Oskäliga referens- och kvalificeringskrav - Dessa bör stå i proportion till marknadssituationen och det som ska upphandlas. Om kraven verkar vara utformade så att endast en leverantör kan uppfylla dem, kan förfrågningsunderlaget uppfattas som diskriminerande.
- För stort fokus på priset - Även hög kvalitet kan vara kostnadseffektiv, men priset bör inte vara det viktigaste kriteriet. Det är viktigt att fundera på vilken lösning som faktiskt skapar mervärde och i bästa fall leder till besparingar på lång sikt. Kvalitet, hållbarhet, ett lyckat införande, partnerskap och leverantörens tillförlitlighet är ofta betydligt viktigare än det lägsta priset.
Marknadsdialog är nyckeln till framgång
Om en sak ska lyftas fram framför allt annat är det marknadsdialogen. Dess betydelse kan knappast överskattas. Innan den formella upphandlingen påbörjas bör man diskutera med leverantörer och ta reda på:
- vilka leverantörer och system som finns på marknaden
- hur systemen har utvecklats
- vilka nya möjligheter som finns för att effektivisera verksamheten
- hur det egna arbetssättet kan förbättras
- vilken prisnivå som är realistisk
Marknadsdialog handlar inte bara om att förbereda ett förfrågningsunderlag – det är ett strategiskt verktyg för verksamhetsutveckling. Ofta är det just under marknadsdialogen som man inser att ett system kan göra betydligt mer än man från början hade tänkt sig.
Begär demonstrationer – köp inte bara ett Excel-ark
Vid systemupphandlingar är användningen av demonstrationer och arbetsprover en av de bästa metoderna. Allt kan inte beskrivas i en kravlista.
Särskilt när det gäller system för småbarnspedagogik samt ekonomi- och personalförvaltning är det de verkliga arbetsflödena och den dagliga användningen som avgör. Därför bör man be leverantörerna att konkret visa hur de viktigaste processerna fungerar i praktiken. På papperet kan allt se bra ut – i verkligheten blir skillnaderna snabbt tydliga.
En bra upphandling blir inte till under tidspress
En lyckad upphandling kräver tid. Inte åratal, men tillräckligt med förberedelser. Först måste man förstå:
- var man befinner sig idag
- vad som fungerar i nuvarande arbetssätt
- vad man vill förbättra
- vad man faktiskt förväntar sig av det nya systemet
Ibland är den bästa lösningen inte att flytta ett gammalt arbetssätt till ett nytt system, utan att förenkla hela processen. Man bör inte hålla fast vid tanken att ”så här har vi alltid gjort”.
Avslutningsvis: var inte rädd för upphandling
Upphandling är inget monster – det är ett verktyg. Ett lyckat resultat skapas dock inte enbart genom själva upphandlingen, utan långt innan den inleds. En noggrann förberedelse hjälper till att säkerställa att förfrågningsunderlaget motsvarar de verkliga behoven och att marknaden kan leverera så bra och jämförbara anbud som möjligt.
Man behöver inte heller vara alltför rädd för misstag. Om problem upptäcks under upphandlingen kan de korrigeras, processen kan avbrytas och göras om på ett bättre sätt. Det viktigaste är att alla aktörer behandlas likvärdigt och att målet hålls tydligt: att hitta en kunnig och erfaren partner med förståelse för den egna verksamheten och att få en lösning som verkligen stöder organisationens vardag – både idag och i framtiden.
Boka en tid för marknadsdialog
