Ajankohtaista

Toiminnan kehittäminen vaatii tietojärjestelmien uudistamista ja kilpailuttamista

09.08.

Tarve toiminnan ja prosessien kehittämiseen ja suoraviivaistamiseen on julkisella sektorilla jatkuvaa. Muun muassa tuleva eläköitymisistä johtuva resurssivaje on paikattava digitalisoinnin avulla ja toimintaa on entistä enemmän johdettava tiedolla.

 

Kokemuksemme mukaan toiminnan ja prosessien kehittäminen vaatii myös tietojärjestelmien kehittämistä, jolloin järkevin vaihtoehto usein on kilpailuttaa järjestelmäratkaisut. Eteenkin, jos käytössä on vanhentuneita ja kankeita järjestelmiä, jotka estävät toiminnan eteenpäin viemisen. Ulkoistaminenkaan ei välttämättä ole ratkaisu, jos palveluntuottajalla on käytössä samat haastavaksi todetut järjestelmät. Ulkoistamisesta huolimatta vastuu toiminnasta ja johtamisesta on edelleen kunnalla.

 

- Kun toimintoja ja prosesseja lähdetään kehittämään, kannattaa aloittaa ihan alusta, eli miettiä rohkeasti mitä tarvitaan, etsiä uusia ideoita ja yksinkertaistaa prosesseja vielä yksinkertaistamisen jälkeenkin sekä hakea markkinoilta ratkaisuja, jotka tukevat asetettuja tavoitteita. Ei siis kannata turhaan yrittää saada vanhoja järjestelmiä taipumaan uusiin prosesseihin eikä myöskään tyytyä helpoimpaan vaihtoehtoon, eli hankkia toisen tahon kilpailuttama ratkaisu. Nykyaikainen joustava tietojärjestelmäratkaisu on kaiken kehittämisen avain, toteaa Abilitan myyntijohtaja Frej Salmela.

 

Modernin järjestelmän lisäämä läpinäkyvyys tuo toimintaan uusia näkökulmia ja faktoihin perustuvaa kyvykkyyttä priorisoida tehtäviä. Automatiikkaa voidaan hyödyntää niin päätösten valmistelussa kuin päätöksenteossakin.

 

Sopivin järjestelmä oikeilla menetelmillä

- Kaikkea ei kannata tehdä itse. Kannattaa valita sellainen järjestelmäkumppani, joka tuntee toimialan, pystyy tarjoamaan prosesseihin toimivan järjestelmän sekä on halukas ja kyvykäs kehittämään toimintaa yhdessä. Tässä kumppani eroaa järjestelmätoimittajasta, sanoo Abilitan yksikönjohtaja Petri Järvinen.

 

Kilpailutusta suunniteltaessa ei ole järkevää resurssien käyttöä määritellä sadoittain yksittäisiä vaatimuksia, jotka koskevat järjestelmän ei-keskeisiä ominaisuuksia. Usein vaaditaankin rohkeutta karsia pakollisia vaatimuksia ja luottaa referenssien voimaan järjestelmän toimivuudesta samankaltaisessa ympäristössä. Mutta tämä edellyttää sitä, että on määritelty tärkeimmät prosessit ja niiden toiminnot, joihin valittavan järjestelmän toimintaa voidaan verrata, jatkaa Järvinen.

 

Kaikissa hankinnoissa tulisi aina hyödyntää markkinavuoropuhelua. Sen avulla voidaan varmistaa hankinnan onnistunut lopputulos. Keskustelemalla toimittajien kanssa etukäteen saadaan parempia tarjouksia ja vältytään yllätyksiltä prosessin loppuvaiheissa. Myös sopivan kilpailutusmenetelmän valinta on tärkeää; liian vähän käytetään neuvottelumenettelyä ja muita ketterämpiä kilpailutuksen muotoja.

 

Hämeenlinnan onnistunut kilpailutus

Hämeenlinnan kaupunki haki varhaiskasvatuksen asiakas- ja toiminnanohjausjärjestelmänsä kilpailuttamisella parempaa käytettävyyttä, lisää toimintavarmuutta sekä mobiileja työkaluja varhaiskasvatuksen henkilökunnalle ja huoltajille.

 

- In-house -hankinnat eivät aina johda parhaaseen lopputulokseen. Asioita on aina tarkasteltava tapauskohtaisesti ja mietittävä tarkkaan mitä halutaan ja mikä on strategian mukainen tavoite. Kilpailutus haastaa miettimään mitä ollaan ostamassa. Lisäksi kilpailuttamalla on mahdollisuus saada paremmin omia yksilöllisiä tarpeita huomioiva järjestelmä, sivistyksen ja hyvinvoinnin toimialan kehittämispäällikkö Janne Orkola toteaa.

 

- Meillä on kova vaatimustaso tietojärjestelmille. Asiakas- ja toiminnanohjausjärjestelmässä tarvitaan molempia puolia: järjestelmän pitää sekä palvella asiakkaita että helpottaa päivittäisten asioiden hallinnointia, Orkola painottaa.

 

Yksinkertaisuus on valttia

Hämeenlinnan kilpailutus ja opit ovat yleispäteviä. Samoja periaatteita tulisi noudattaa kaikissa tietojärjestelmäkilpailutuksissa.

 

Haaste on yksinkertaistamisessa. On uskallettava tehdä yksinkertaisia suoraviivaisia hankintoja monimutkaisten kilpailutusten sijaan. Hankintalain mukainen kilpailutus ei ole vaikea tehdä, vaikeus on valita oikea taso. Hankintakonsulttien käyttö voi olla tarpeellista, mutta harvoin heitä tarvitaan viemään koko prosessi läpi.

 

Valtiovarainministeriön hankintaopas ”Polku vaikuttaviin ICT-hankintoihin” kiteyttää hyvin kilpailutuksessa huomioon otettavat asiat. Suosittelemme siihen tutustumista kaikille, koska siinä on todella pureuduttu järjestelmäkilpailutusten yleisiin ongelmiin.

 

- Rohkeasti vain kilpailuttamaan, Salmela kiteyttää.

Takaisin tiedotteisiin