Ajankohtaista

Mitä kuntien tulisi ottaa huomioon, kun tulee tarve uusia järjestelmiä

17.12.

Juttusarjan ensimmäisessä osassa ”Kuntien tulee lisätä IT-palveluiden kilpailutuksia” pohdittiin kuntien digitalisoitumista sekä järjestelmähankintojen haasteita. Totesimme, että kilpailutus on ainoa tapa päästä valitsemaan juuri oman kunnan tarpeisiin sopiva järjestelmäratkaisu. In-house hankinnat sitovat asiakkaan yhteen ainoaan vaihtoehtoon, kun taas toimintojen ulkoistaminen ratkaisee lähinnä resurssiongelmat, eivät niinkään tietojärjestelmiin liittyviä ongelmia.

 

Uusien tietojärjestelmien hankkimista pidetään kalliina ratkaisuna, mutta muita järkeviä vaihtoehtoja ei juurikaan ole. Nykyiset, pääosin 90-luvulta peräisin olevat järjestelmät, ovat elinkaarensa lopussa ja niiden ylläpitäminen sekä sovittaminen alati muuttuvaan toimintaympäristöön on kallista. Samalla jarrutetaan kunnan kykyä uusiutua sekä kehittää toimintaansa, ja tällä voi olla isokin merkitys.

 

Ulkoistamisen sudenkuopat

Useat kunnat ovat viimevuosina ulkoistaneet toimintojaan, kuten mm. taloushallinnon. Valitettavasti lopputulos tietojärjestelmien suhteen on yhtä surkea kuin ennen ulkoistamista, koska useat palveluntuottajat käyttävät asiakkaidensa järjestelmiä. Vielä valitettavammaksi tilanne muuttuu, jos järjestelmät joudutaan uusimaan jossain vaiheessa ja hankinta onkin hoidettava itse, vaikka toinen yhtiö tuottaakin palvelut.

 

Ulkoistaminen ratkaisee toki resurssiongelmat tai mahdolliset uhat resurssien suhteen. Moni kunta on siinä tilanteessa, että henkilöstöä eläköityy kiihtyvällä vauhdilla. Ulkoistamisen sijaan ratkaisu voi kuitenkin löytyä lähempää. Kuntien kannattaa selvittää, onko yhteistyö naapurikuntien kanssa mahdollinen, koska se antaisi parhaat edellytykset toiminnan kehittämiselle.

Mitä tietojärjestelmiin tulee, niin ne joko tukevat toiminnan kehittämistä, jarruttavat sitä tai pahimmassa tapauksessa tekevät kehityksen lähes mahdottomaksi. Ulkoistamista harkittaessa järjestelmät eivät siis ole vähäpätöinen asia, vaan päinvastoin asia, joka kannattaa ottaa huomioon.

 

Mitä järjestelmäuudistuksella tavoitellaan?

Kunnan tulee määritellä mitkä sen järjestelmäuudistuksen tavoitteet ovat. Laadittu kilpailutus määrittää, kuinka laaja ja/tai monimutkainen hankintaprosessista (tai jopa itse järjestelmästä) tulee. Tavalliselle kunnalle, jolla on tarve uusia perusjärjestelmänsä, kuten talous- ja henkilöstöhallinnon ratkaisunsa, riittää tavoitteeksi hankkia moderni, kuntasektorilla käytössä oleva ja kaikki viranomais- sekä yleisvaatimukset täyttävä, muuttuvaan toimintaympäristöön taipuva järjestelmä.

 

Vuosi 2020 on todistanut, että on vaikea ennustaa oman kunnan tilannetta tai edes Suomen tilannetta 7 vuoden päähän, joten käytössä olevien työkalujen on tuettava organisaation toimintaa ja sen käyttäjiä tässä ja nyt, sekä mahdollisessa toisenlaisessa arjessa joskus tulevaisuudessa.

 

Kilpailutuksen laajuudella on iso merkitys

Kilpailutuksen tärkeimpiä päätöksiä on hankinnan laajuus, eli yksinkertaisesti se, kuinka laajan järjestelmäkokonaisuuden kunta haluaa hankkia. Liian usein kilpailutetaan joko liian pieni osa jostain järjestelmästä (esim. pelkkä laskujen kierrätys) tai vastaavasti halutaan liian iso kokonaisuus ja edellytetään, että yhden toimittajan on tarjottava kaikki.

 

Ydinjärjestelmän on oltava riittävän laaja, muuten menetetään melko varmasti yhtenäisen järjestelmän edut. On mietittävä, mitkä järjestelmän osat ovat tarpeeksi riippumattomia ja itsenäisiä, jotta ne kannattaa hankkia erikseen. Välillä on pakostakin kilpailutettava vain jokin pieni osa, mutta ei pidä antaa sen jäädä lopulliseksi ratkaisuksi. Monesti useasta järjestelmästä koostuva kokonaisuus on hankala rakentaa, ylläpitää ja käyttää.

 

Kilpailuttaako itse vai konsulttien avulla?

Kilpailuttamista pidetään liian usein kalliina ja vaikeana asiana. Kyseessä ei sinänsä ole mikään hankala juttu, kunhan pitää muutaman perusasian mielessä. Ulkopuolisilta hankintaosaajilta (konsulteilta) saadaan apua rahaa vastaan ja monesti kilpailutuksista tulee turhan monimutkaisia.

 

Paras järjestelmäkilpailutus on yksinkertainen. Tämä saattaa kuulostaa toimittajan toiveajattelulta, mutta kokemuksesta voimme todeta, että näin se todellisuudessa on.  Papereiden tai vaatimusten määrä ei takaa hyvää kilpailutusta ja laadukasta ratkaisua, vaikka sitä kuinka toivoisi ja haluaisi.

 

Kilpailuttaminen vaatii jonkin verran työtä ja aikaa. Ellei molempia ole, on hankittava ulkopuolista apua, mutta siinä tapauksessa tulee tarkoin miettiä ja päättää mitkä työt ja mitkä osat kilpailutuksesta ulkoistetaan, koska kaikkea ei välttämättä ole järkevää antaa ulkopuolisiin käsiin.

Takaisin tiedotteisiin