Ajankohtaista

Kokkolan kaupungilla on Päikky Hallinto täydessä käytössä

08.06.

Kokkolan kaupunki teki päätöksen laajentaa Päikky järjestelmän käytön päiväkotien mobiilisovelluksen lisäksi myös varhaiskasvatuksen hallintoon. Kokkolassa on ollut käytössä Päikky Päiväkoti koko varhaiskasvatuksessa ja usean vuoden ajan. Vanhan hallintojärjestelmän vaihtosuunnitelma ja aikataulu tehtiin alkuvuodesta 2021. Päikky Hallinto järjestelmän käyttöönotto varhaiskasvatuksen hallinnossa on mennyt suunnitelman mukaisesti ja käyttäjät ovat tyytyväisiä uuteen järjestelmään, jonka parhaita ominaisuuksia on se, että ohjelma ohjaa ja huomioi työntekijöiden työprosessit.

 

Käyttöönottoon sisältyi tiedonsiirto vanhasta järjestelmästä ja kaikissa toimipaikoissa siirryttiin uuteen järjestelmään samanaikaisesti. Tiedonsiirto tapahtui helmikuussa ja maaliskuun alussa järjestelmä otettiin käyttöön. Sähköiset palvelut, kuten hakemukset, ilmoitukset, sähköinen päätös ja viestit ovat huoltajien käytettävissä suomi.fi -palvelun kautta. Laskutus on tehty maaliskuusta lähtien Päikyn kautta, joten järjestelmien rinnakkaiskäyttö jää vain muutaman viikon mittaiseksi.

 

Käyttöönottoprojektin alkuvaiheessa pyysimme asiakasta käymään läpi työprosesseja ja niihin mahdollisesti tarvittavia muutoksia, jotta uuden järjestelmän toiminnot voitaisiin hyödyntää mahdollisimman hyvin. Lisäksi asiakkaan toivomuksesta opastuksessa pyrittiin löytämään keinoja tukea uusia työprosesseja.

 

Asiakas kommentoi uuden järjestelmän käyttöönoton vaikutuksia jo maaliskuun puolivälissä seuraavasti: ”Työnkuvissa suurin muutos on ollut päiväkodinjohtajien mukaantulo lasten sijoitusprosessiin. He vastaavat jonotietojen hallinnasta ja sijoitusehdotuksen tekemisestä. Tämä tehtävä siirtyi pois palvelupäälliköiltä. Toiminnanohjauksen avulla sähköpostien määrä vähenee huomattavasti. 25 päiväkodinjohtajaa tuli mukaan lasten sijoitusprosesseihin. Työnjako onnistui hyvin.”

 

Ohjelmatoimittajan toive käyttöönotoissa on, että asiakkaalla olisi aikaa miettiä työprosessien uudistamista ja että se työ jatkuisi vielä käyttöönoton jälkeenkin prosessien kriittisenä tarkasteluna ja työkulkujen yksinkertaistamisena.

 

Kokkolan kaupunki oli mukana jo Päikky Hallinnon pilotointi vaiheessa. Olemme saaneet arvokasta tietoa asiakkaaltamme. He ovat olleet ahkerasti mukana kehittämisessä ja antaneet palautetta niin pilotoinnin kuin myös koko käyttöönoton ajan.

 

Takaisin tiedotteisiin