Ajankohtaista

Yhteishankinta toi modernin Päikky -toiminnanohjausjärjestelmän Jokioisten ja Humppilan varhaiskasvatukseen

05.09.

Yhteinen tarve johti yhteiseen kilpailutukseen

Jokioisten ja Humppilan varhaiskasvatuksessa tunnistettiin samanaikaisesti tarve uudistaa toiminnanohjausjärjestelmiä. Naapurikuntien järjestelmätoimittajat olivat ilmoittaneet, että varhaiskasvatuksessa käytössä olleiden järjestelmien ylläpito tulee pian päättymään.

 

Koska kuntien IT-palveluita ja palkkahallintoa oli jo aiemmin yhdistetty, nähtiin yhteishankinnassa mahdollisuus hyödyntää synergiaetuja ja rakentaa varhaiskasvatuksen tiedonhallintaa yhtenäisemmälle pohjalle. Kunnat valmistelivat kilpailutuksen yhdessä, mutta tekivät omat hankintapäätöksensä.

 

Hankinnan tavoitteena oli löytää järjestelmä, joka kokoaa varhaiskasvatuksen hallinnon, toimintayksiköt, henkilöstön ja huoltajat saman palvelun piiriin.

 

Yhteensä hankinnan piiriin kuuluu noin 78 työntekijää ja 265 lasta.

 

Tavoitteena sujuvampi arki ja parempi tiedonkulku

Uudelta järjestelmältä odotettiin ennen kaikkea arjen työn helpottamista. Varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmä on keskeinen työkalu niin hakemusten käsittelyssä ja sijoittamisessa, maksupäätöksissä, raportoinnissa kuin asiakasmaksujen laskutuksessakin.

 

Lisäksi uuden järjestelmän avulla haluttiin tehostaa henkilöstön työvuorosuunnittelua, tukea resurssien tarkoituksenmukaista kohdentamista sekä hoitaa perhepäivähoidon erityisprosesseja aiempaa sujuvammin.

 

Laatu ratkaisi valinnan

Kilpailutus toteutettiin avoimena hankintamenettelynä. Tarjousten arvioinnissa laadun painoarvo oli 60 prosenttia ja hinnan 40 prosenttia. Laatukriteereissä arvioitiin muun muassa järjestelmän toiminnallisuuksia, käyttöönottoprojektin suunnitelmaa sekä järjestelmän tuotekuvausta.

 

Määräaikaan mennessä tarjouksen jätti kaksi tarjouspyynnön kriteerit ja soveltuvuusvaatimukset täyttävää tarjoajaa. Tarjousvertailun pohjalta toiminnanohjausjärjestelmän toimittajaksi valittiin parhaat pisteet saaneen Abilita Oy:n toimittama Päikky-ratkaisu.

 

Päikky yhdistää kaikki varhaiskasvatukseen osallistuvat tahot samaan järjestelmään. Päikky Päiväkoti on päiväkodin johdon ja kasvattajien päivittäinen työkalu mm. lasten läsnäolojen seurantaan. Päikky Hallinto taas on suunnattu varhaiskasvatuksen johdolle ja hallinnolle. Päikky Huoltaja -sovelluksella hoidetaan päiväkodin ja huoltajien välinen kommunikointi. Päikky Työvuoron avulla suunnitellaan resurssitarpeet varattujen läsnäolosuunnitelmien mukaan.

 

Yhteistyöstä hyötyä myös tulevaisuudessa

Jokioisten ja Humppilan yhteishankinta osoittaa, kuinka naapurikunnat voivat saavuttaa hyötyjä yhdistämällä osaamistaan ja resurssejaan hankintavaiheessa. Yhteinen valmistelu mahdollisti vaatimusten huolellisen määrittelyn, vertailukelpoisen kilpailutuksen sekä hankinnan, joka vastaa molempien kuntien tarpeisiin.

 

Kun varhaiskasvatuksen keskeiset prosessit, viestintä ja tiedonhallinta toimivat yhden modernin järjestelmän kautta, vapautuu henkilöstön aikaa siihen kaikkein tärkeimpään – lasten laadukkaaseen ja turvalliseen varhaiskasvatukseen.

 

 

Takaisin tiedotteisiin