Ajankohtaista

Miten tunnistat hyvän varhaiskasvatuksen järjestelmän? 7 asiaa, joita kuntien kannattaa vertailla

Varhaiskasvatuksen järjestelmähankinta on yksi kunnan tärkeimmistä digitaalisista investoinneista. Järjestelmäkokonaisuutta käyttävät päivittäin niin hallinto, päiväkodin johtajat, henkilöstö kuin huoltajatkin. Valinnan vaikutukset näkyvät arjessa usein seuraavat 5–10 vuotta.

 

Mutta miten tunnistaa järjestelmä, joka ei ainoastaan täytä tämän päivän tarpeita, vaan tukee toimintaa myös tulevaisuudessa?

 

Tässä seitsemän näkökulmaa, joihin kannattaa kiinnittää huomiota, kun vertaillaan järjestelmiä, laaditaan hankinta-asiakirjoja ja tehdään päätöksiä.

 

1. Tukeeko järjestelmä aidosti varhaiskasvatuksen arkea?

Moni järjestelmä täyttää lakisääteiset vaatimukset. Todellinen ero syntyy kuitenkin siinä, kuinka hyvin järjestelmä tukee käyttäjiensä päivittäistä työtä.

 

Hyvän järjestelmän tehtävä on auttaa tekemään oikeita asioita oikeaan aikaan, ohjata prosesseja ja vähentää muistettavien asioiden määrää. Kun arjen rutiinit sujuvat helposti, henkilöstö voi keskittyä siihen, mikä on tärkeintä – toiminnan johtamiseen ja lasten kohtaamiseen.

 

2. Onko järjestelmä rakennettu varhaiskasvatusta varten?

Kaikki markkinoilla olevat ratkaisut eivät ole syntyneet samoista lähtökohdista.

 

Osa järjestelmistä on osa laajempaa kuntajärjestelmää, jossa varhaiskasvatus on vain yksi toiminto muiden joukossa. Toiset taas on suunniteltu nimenomaan varhaiskasvatuksen tarpeisiin.

 

Erikoistuneen järjestelmän etuna on usein se, että sen prosessit, käyttöliittymä ja toiminnallisuudet on rakennettu juuri varhaiskasvatuksen arkea varten ilman kompromisseja muiden toimialojen vaatimusten vuoksi.

 

3. Kuinka paljon manuaalista työtä jää käyttäjälle?

Hallinnollinen työ vie kunnissa merkittävän määrän aikaa.

 

Siksi kannattaa arvioida tarkasti, mitä järjestelmä tekee automaattisesti ja mitä käyttäjän täytyy edelleen tehdä käsin.

 

Esimerkkejä automatisoitavista prosesseista:

• maksupäätökset
• sijoitusprosessit
• laskutukseen liittyvät toiminnot
• raportointi

Mitä enemmän järjestelmä pystyy automatisoimaan turvallisesti ja luotettavasti, sitä enemmän aikaa jää ydintoimintaan.

 

4. Tukeeko järjestelmä tiedolla johtamista?

Tietoa syntyy varhaiskasvatuksessa jatkuvasti.

 

Oleellista on, kuinka helposti tietoa voidaan hyödyntää päätöksenteon tukena.

 

Hyvä järjestelmä ei ainoastaan kerää tietoa, vaan jalostaa sitä käytännön johtamisen työkaluksi. Päätöksentekijöiden pitäisi nähdä ajantasainen tilanne ilman erillistä Excel-jumppaa tai manuaalista tiedonkeruuta.

 

Tiedolla johtamisen tärkein hyöty ei ole raportointi, vaan paremmat päätökset.

 

5. Kuinka nopeasti järjestelmä saadaan käyttöön?

Moni järjestelmähanke viivästyy, koska ratkaisu vaatii laajaa määrittelyä, räätälöintiä ja projektityötä.

 

Siksi kannattaa selvittää:

• kuinka paljon järjestelmässä on valmiita toimintamalleja
• kuinka paljon käyttöönotto vaatii kunnalta resursseja
• kuinka nopeasti ensimmäiset hyödyt saadaan

Valmis ja hyväksi havaittu toimintamalli vähentää projektiriskiä merkittävästi.

 

6. Millainen toimittaja järjestelmän takana on?

Ohjelmiston ominaisuuksia on helppo vertailla.

 

Paljon vaikeampi on arvioida, millainen kumppani toimittaja todellisuudessa on.

 

Selvitä ja kysy rohkeasti:

• Miten nopeasti tukipalvelu vastaa?
• Miten asiakkaita kuunnellaan?
• Kuinka aktiivisesti järjestelmää kehitetään?
• Millaisia kokemuksia nykyisillä asiakkailla on?

Hyvä nyrkkisääntö on sama kuin missä tahansa isommassa hankinnassa: kysy puolueettomilta käyttäjiltä.

 

Naapurikunnan kokemukset kertovat usein enemmän kuin yksikään esite.

 

7. Onko ratkaisu tulevaisuuden kestävä?

Järjestelmähankintaa ei kannata tehdä vain tämän päivän tarpeisiin.

 

Teknologiat kehittyvät, lainsäädäntö muuttuu ja kuntien toimintaympäristö elää jatkuvasti. Siksi tärkeä kysymys kuuluu:

 

Auttaako tämä järjestelmä meitä myös viiden vuoden päästä?

 

Tulevaisuuden kestävä ratkaisu on:

• jatkuvasti kehittyvä
• tietoturvallinen
• saavutettava
• integroitava
• käyttäjäystävällinen
• luotettavan toimittajan ylläpitämä

Lopuksi: valitse kumppani, älä pelkkää ohjelmistoa

 

Varhaiskasvatuksen järjestelmän hankinta ei ole ohjelmiston ostamista. Se on päätös siitä, millaisen kumppanin kunta valitsee kehittämään toimintaansa tulevina vuosina.

 

Parhaimmillaan järjestelmä automatisoi rutiineja, vähentää virheitä, tukee tiedolla johtamista ja vapauttaa henkilöstön aikaa siihen, missä he ovat parhaimmillaan – laadukkaan varhaiskasvatuksen toteuttamisessa.

 

Siksi järjestelmää vertaillessa kannattaa katsoa hintalapun ja ominaisuuslistan taakse.

 

Usein ratkaisevin tekijä ei ole yksittäinen toiminto, vaan se, kuinka hyvin järjestelmä, palvelu ja kumppanuus toimivat yhdessä.

 

Suunnitteletteko varhaiskasvatuksen järjestelmän kilpailutusta tai uudistamista?

Varaa aika markkinavuoropuheluun, jotta pysyt kartalla markkinoilla olevista järjestelmistä.

 

 

Takaisin tiedotteisiin