Ajankohtaista
Kilpailuta rohkeasti – näin onnistut julkisen sektorin järjestelmähankinnassa
29.05.
Julkisella sektorilla kilpailutus saattaa herättää enemmän huolta kuin innostusta. Monessa organisaatiossa hankintaprosessi nähdään usein raskaana, vaikeana ja jopa pelottavana asiana, jota mieluummin vältellään kuin kohdataan.
Miksi kilpailutus pelottaa?
Kilpailutukseen liittyvä epävarmuus on ymmärrettävää. Kaikissa organisaatioissa hankintoja ei tehdä jatkuvasti, jolloin osaaminen ei välttämättä ole arkipäivää.
Pelko voi liittyä mm. siihen, että:
- tehdään jotain hankintalain näkökulmasta väärin
- tarjouspyyntö ei ole tarpeeksi selkeä
- saadaan keskenään vertailukelvottomia tarjouksia
- aikataulu tai budjetti pettää
- prosessi päätyy valituksiin tai jopa markkinaoikeuteen
Todellisuudessa suurin riski ei kuitenkaan ole virheen tekeminen kilpailutusvaiheessa, vaan se, että päädytään hankkimaan ratkaisu, joka ei vastaa organisaation tarpeita.
Milloin kilpailuttaa itse ja milloin pyytää apua?
Jos organisaatiossa tunnetaan hankintalaki hyvin, markkinat ovat tuttuja ja tarpeet selkeitä, kilpailutus voidaan aivan hyvin toteuttaa itse. Mutta jos hankintoja tehdään harvoin tai vaikka nykyisen järjestelmän ylläpito on päättymässä ja aikaraja lähestyy, voi ulkopuolinen asiantuntija olla hyvä vaihtoehto.
Konsultin käyttöä voi harkita, jos:
- organisaatiossa ei ole kokemusta kilpailuttamisesta
- aikataulu on tiukka
- resurssit ovat rajalliset
- halutaan varmistaa prosessin juridinen turvallisuus
- oma organisaatio kaipaa sparrausta esimerkiksi vaatimusten määrittelyyn
Hyvä konsultti pitää hankintaprosessin napakkana ja auttaa välttämään yleisimmät sudenkuopat.
Yleisimmät virheet tarjouspyynnöissä
Toimittajan näkökulmasta yksi suurimmista ongelmista on epäselvä tarjouspyyntö.
Tyypillisiä virheitä ovat esimerkiksi:
- Ristiriitaiset tai tulkinnanvaraiset vaatimukset - Yhdessä liitteessä sanotaan yhtä ja toisessa toista tai vaatimusmäärittelyt ovat liian tulkinnanvaraisia, jolloin tarjoaminen on vaikeaa ja saattaa johtaa toisistaan hyvin poikkeaviin tarjouksiin.
- Liikaa pakollisia vaatimuksia - Jos kaikki toiveet kirjataan pakollisiksi vaatimuksiksi, lista paisuu helposti epärealistiseksi. Tämä nostaa hintaa, vie kaikkien aikaa ja voi turhaan sulkea hyviä toimittajia pois. Pahimmassa tapauksessa hankinta muuttuu kehitysprojektiksi.
- Epärealistiset aikataulut ja budjetit - Liian tiukka käyttöönottoaikataulu tai valmiiksi liian alhainen hintakatto voi tehdä tarjouksen jättämisestä mahdotonta.
- Kohtuuttomat referenssi- ja soveltuvuusvaatimukset - Nämä tulisi suhteuttaa markkinatilanteeseen ja hankittavaan kohteeseen. Jos vaatimukset näyttävät siltä, että vain yksi toimittaja voi täyttää ne, tarjouspyyntö voi näyttää syrjivältä.
- Hinnan painottaminen - Laadukaskin voi olla edullinen, mutta hintaa ei kannata pitää tärkeimpänä kriteerinä. On hyvä pohtia millainen ratkaisu tuottaa oikeasti lisäarvoa ja parhaassa tapauksessa johtaa jopa säästöihin pitkällä tähtäimellä. Laatu, vastuullisuus, käyttöönoton onnistuminen, kumppanuus ja toimittajan luotettavuus ovat usein paljon tärkeämpiä kuin pelkkä euromääräisesti halvin tarjous.
Markkinavuoropuhelu on onnistumisen avain
Jos yksi asia pitäisi nostaa ylitse muiden, se olisi markkinavuoropuhelu. Sen merkitystä ei voi liikaa korostaa. Ennen varsinaista kilpailutusta kannattaa keskustella toimittajien kanssa ja selvittää:
- mitä toimittajia ja järjestelmiä markkinoilla on tarjolla
- miten järjestelmät ovat kehittyneet
- mitä uusia mahdollisuuksia prosessien tehostamiseen löytyy
- miten oma toimintatapa voisi muuttua paremmaksi
- millainen hintataso on realistinen
Markkinavuoropuhelu ei ole vain tarjouspyynnön valmistelua – se on strategista toiminnan kehittämistä. Usein juuri markkinavuoropuhelun aikana huomataan, että järjestelmä voisi tehdä paljon enemmän kuin organisaatiossa oltiin alun perin ajateltu.
Pyydä demoja – älä osta pelkkää Exceliä
Ohjelmistohankinnoissa yksi parhaista käytännöistä on työnäytteiden ja demojen hyödyntäminen. Kaikkea ei voi kuvata vaatimuslistalla.
Erityisesti varhaiskasvatukseen sekä talous- ja henkilöstöhallintoon suunnatuissa järjestelmissä todelliset työnkulut ja arjen käyttö ratkaisevat. Siksi kannattaa pyytää toimittajia näyttämään konkreettisesti, miten tärkeimmät prosessit toimivat käytännössä. Paperilla kaikki voi näyttää hyvältä – käytännössä erot näkyvät nopeasti.
Hyvä kilpailutus ei synny kiireessä
Onnistunut hankinta vaatii aikaa. Ei vuosia, mutta tarvitaan riittävästi valmistautumista. Ensin pitää ymmärtää:
- missä ollaan nyt
- mikä nykyisessä toimintatavassa toimii
- mitä halutaan parantaa
- mitä uudelta järjestelmältä oikeasti odotetaan
Joskus paras ratkaisu ei ole vanhan toimintatavan siirtäminen uuteen järjestelmään, vaan koko prosessin yksinkertaistaminen. Ei kannata pitää kiinni ajatuksesta, että “näin on aina tehty”.
Lopuksi: älä pelkää kilpailutusta
Kilpailutus ei ole mörkö, se on työkalu. Onnistunut lopputulos ei kuitenkaan synny pelkästään kilpailutuksessa, vaan jo paljon ennen sitä. Hankinnan huolellinen valmistelu auttaa varmistamaan, että tarjouspyyntö vastaa todellisiin tarpeisiin ja että markkinoilta saadaan mahdollisimman hyviä ja vertailukelpoisia tarjouksia.
Virheitäkään ei tarvitse pelätä liikaa. Jos hankinnassa huomataan ongelma, sitä voidaan korjata, keskeyttää ja tehdä paremmin uudelleen. Tärkeintä on, että kaikki toimijat kohdataan tasapuolisesti ja tavoite pysyy kirkkaana: löytää omaan toimialaan perehtynyt ja asiantunteva kumppani ja saada käyttöön ratkaisu, joka oikeasti palvelee organisaation arkea nyt ja tulevaisuudessa.
