Siirry tekstisisältöön ›
SV FI

Ajankohtaista

Ajankohtaista

Julkiset virheet lööpeissä


09.08.

Viime aikoina olemme useampaan otteeseen saaneet lukea Helsingin kaupungin palkanmaksuongelmista, jotka eivät ota loppuakseen.

 

Tietämättä tarkemmin, uskon että ongelman taustalla on useampi syy. Kaikki jäljet näyttävät johtavan sylttytehtaaseen, eli tietojärjestelmätoimittajaan, mutta usein päädytään samankaltaisiin ongelmatilanteisiin monen sattuman kautta. Anniina Kitula kirjoitti Helsingin Sanomissa 4.5.2022 etteivät Helsingin ongelmat ole pelkästään tietojärjestelmätoimittajan syytä ja että julkisen sektorin palkat ovat monimutkaisia. Hän on oikeassa. Kunnallinen palkanlaskenta on tehty todella monimutkaiseksi eikä palkkaneuvotteluja käytäessä ilmeisesti sekuntiakaan ole käytetty sen pohtimiseen, miten kunnat ja kaupungit selviytyvät muutoksista. Tämä on usein normi käytäntö julkisella sektorilla, eli uudistuksista päätettäessä ei käytetä paljoakaan aikaa pohtimalla, kuinka asiat pystytään ratkaisemaan käytännössä ja täten aiheutetaan lopulta pienempää ja suurempaa ahdinkoa sekä rahanmenoa kunnille.

 

Anniina Kitula kirjoitti myös, että Suomessa olisi neljä toimivaa julkisen sektorin palkanlaskentaohjelmaa. Hän ei mainitse järjestelmiä nimeltä, mutta meistä kuitenkin tuntuu, että hän on saattanut unohtaa laskea meidät mukaan. Abilita on nimittäin -90 luvun loppupuolelta lähtien kehittänyt ja toimittanut kunnille omaa palkanlaskentajärjestelmää, jota olemme juuri muutama vuosi sitten uudistaneet. Tarjonta Suomessa on siis hiukan laajempi kuin mitä Kitulan tekstissä annetaan ymmärtää.

 

Takaisin ongelmiin. Kun tietojärjestelmät ovat mukana kuviossa, ongelmat kiteytyvät usein kahteen kategoriaan. Joko ollaan hankittu keskeneräinen huonosti testattu ja toimimaton ratkaisu tai sitten käyttöönottoprojekti on hoidettu huonosti ja ollaan epäonnistuttu uuteen ratkaisuun siirtymisessä. Pahimmassa tapauksessa on menty metsään molemmissa asioissa ja silloinhan voi ongelmien ratkaiseminen sekä kestää että maksaa. Kun tietojärjestelmähankinnoissa möhlitään, on hankintaorganisaation syytä katsoa peiliin, koska he itse laativat hankintavaatimukset ja päättävät hankinnasta. Käyttöönottovaiheessa voi moni asia mennä pieleen, mutta ongelmat voivat olla hallittavissa. Käyttöönottoaikataulut ovat monesti ylioptimistisia, mutta myös projektien johtamisessa olisi usein parannettavaa. Yrityksen ja projektin johtamisessa ei ole suurtakaan eroa. Projektijohtaja on Projekti Oy:n toimitusjohtaja ja hänen vastuullaan on seurata ja ohjata projekti tavoitteeseen. Yritys Oy:n toimitusjohtajalla on johtoryhmä ja hallitus tukenaan ja projektijohtajalla ohjausryhmä. Jämäkällä otteella projekteista selvitään haasteista huolimatta.

 

Vaikka sekä tietojärjestelmähankinnat että käyttöönotot koetaan vaikeina ja työläinä, haluan rauhoittaa teitä kaikkia. Ensinnäkin hankinnat, eli kilpailutukset, eivät suinkaan ole rakettitiedettä, johon tarvitaan armeija konsultteja. Talous-, henkilöstöhallinto- ja palkanlaskentajärjestelmiä voidaan ihan hyvin omin voimin kilpailuttaa onnistuneesti. Kilpailutusprosessi ei loppujen lopuksi ole kovin vaikea eikä vaatimusmäärittelystä tule tehdä liian isoa asiaa, vaan on tärkeää keskittyä siihen, mitä parannuksia tarvitaan ja peilata näitä tarpeita markkinoilla oleviin ratkaisuihin. On myös hyvä muistaa, ettei jokainen järjestelmäkäyttöönotto epäonnistu. Kun varataan tarpeeksi aikaa sekä itselle että toimittajalle ja huolehditaan siitä, että molemmilla osapuolilla on pätevä johtaja sekä tarvittavat osaajat ja resurssit, onnistuvat käyttöönotot yleensä varsin hyvin. Kriittisiä vaiheita ovat tietojen siirrot sekä järjestelmätestaukset ennen käyttöönottoa. Isoissa projekteissa käyttöönotto on tehtävä vaiheittain ja organisaatiolla tulisi olla mahdollisuus rinnakkaisajoon sekä tietysti pahimman sattuessa roll back eli mahdollisuus palata aiempaan toimintatapaan ja järjestelmään. Helsingissä ei taidettu pystyä rinnakkaisajoon eikä tainnut myöskään olla suunnitelma B:tä, eli paluuta entiseen.

 

Harvemmin järjestelmävaihdoksissa kohdataan Helsingin kaltaisia suuria ongelmia, joten ei ole syytä pelätä, että oma suunnitteilla oleva hankinta ja käyttöönotto epäonnistuisi samalla tavalla. Kunnat osaavat hankkia järjestelmäratkaisuja ja yhdessä osaavan toimittajan kanssa saadaan järjestelmät käyttöön ilman suurempia vastoinkäymisiä. Tästä kohti järjestelmäkilpailutusten syksyä!


Takaisin tiedotteisiin
Asiakaspalvelu

Mainostoimisto Semio | Webio julkaisujärjestelmä