Julkinen sektori toimii suurten tehostamispaineiden alla, kun toimintaa ja prosesseja tulee jatkuvasti kehittää. Kunnat ovat vuosia kamppailleet budjettien, resurssivajeen ja tehtäviensä kanssa, eikä tilanne ole helpottunut. Osana kehittämistoimenpiteitä moni kunta on viimeisen vuosikymmenen aikana ulkoistanut paljon toimintoja aina lumen aurauksesta talous- ja henkilöstöpalveluihin.
Muun muassa digitalisaatiota ja automatisointia pidetään yhtenä ratkaisuna kuntien vaikeaan tilanteeseen, jossa toimintaa yritetään tehostaa entistä vähemmillä käsipareilla ja niukoilla budjeteilla.
- Nykyaikaiset ja joustavat tietojärjestelmät ovat edellytys julkisen sektorin kehittymiselle, sanoo Abilitan myyntijohtaja Frej Salmela.
Kaikista kalleinta on tekemättömyys
-Tietojärjestelmät luovat pitkälti raamit kunnan toiminnan kehittämiselle, Salmela toteaa.
Kehitystä vie eteenpäin hyvin suunniteltu ja toteutettu järjestelmien kilpailutus. Erityisen suureen rooliin ICT-kilpailutus nousee silloin, kun käytössä on vanhentuneita järjestelmiä, jotka estävät toimijan, kuten kunnan, oman toiminnan eteenpäin viemisen. On kuitenkin huolestuttavaa todeta, että moni kunta välttää kilpailuttamasta tietojärjestelmiä.
Jos kunta välttelee kilpailutusta tai valitsee in-house hankinnalla sen ainoan valittavissa olevan järjestelmän, tekee se silloin myös päätöksen jatkaa tavalla, joka ei välttämättä ole paras ja hyödyllisin ratkaisu kunnan toiminnan kehittämisen kannalta. Ja se saattaa käydä kalliiksi.
Oma tuotanto vai parhaat ratkaisut markkinoilta
Uusi, sekä mielenkiintoinen että huolestuttava ilmiö kilpailuttamatta jättämisen lisäksi on se, että kunnat ovat lähteneet haastamaan kaupallisia toimijoita ja kehittävät nyt itse tietojärjestelmäratkaisuja. Esimerkiksi eVaka on muutaman kaupungin kehittämä varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmä, jonka tuotekehityksestä ja ylläpidosta he vastaavat itse. Myös mm. Helsingillä on ollut oma vastaava Asti-hankkeensa. Kunnat ovat jo vuosia ulkoistaneet paljon toimintoja ja siinä valossa päätös ryhtyä nyt itse vastaamaan tietojärjestelmien kehittämisestä, on todella hämmentävä.
Kehittämistyö asettaa aivan uudenlaisia haasteita kuntien toiminnalle. Moni kunta on pienentänyt ICT osastojaan, ja moni on myös ulkoistanut tietohallintonsa. Kun päätetään lähteä itse kehittämään järjestelmäratkaisuja, päätetään samalla myös ICT-osaamisen lisätarpeesta, koska jonkun täytyy vastata järjestelmän tuotekehityksestä, riippumatta siitä, keneltä kehitystyö ostetaan. Kunnat ovat itse vastuussa myös uusien ominaisuuksien testauksesta ja tuotantoon ottamisesta, ylläpidosta sekä tuesta. Tehtäviä ja vastuita on paljon, eikä yksikään ole kovin helppo.
Oma tuotanto tarkoittaa kehittämisvapauden lisäksi myös sitä, että on riippuvainen siitä omasta tuotannostaan. Markkinatoimija kehittää jatkuvasti järjestelmiään tuhansia henkilötyötunteja käyttäen kaikkien asiakkaiden palautteen ja tarpeiden perusteella, jonka ansiosta järjestelmät kehittyvät nopeasti ja uusia versioita päivitetään asiakkaille useitakin kertoja vuodessa. Kunnat taas kehittävät oman budjettinsa ja resurssiensa varassa, jolloin kehitystahti on aivan toinen. Kun vielä huomioidaan, että järjestelmien elinkaari tulee olla vähintään 10 vuotta, sitoudutaan isoihin haasteisiin todella pitkäksi aikaa.
Parhaillaan käydään jälleen keskustelua kuntien perustehtävistä ja miten jotain vastuita ja tehtäviä voitaisiin karsia. – Kysymys kuuluukin, onko tietojärjestelmien kehittäminen kuntien uusi perustehtävä? ihmettelee Salmela.
