 |
 |
 |
|
|
|
Helppous ja loogisuus avaimet nopeaan uudistukseen Vaasassa15 vuotta vaikuttaa ikuisuudelta nopeasti muuttuvassa tietokoneyhteiskunnassamme. Niin kauan Vaasan kaupunki käytti samaa tietokonejärjestelmää mm. toimeentulotukia maksaessaan. Nyt tietohallintoa palvelee uusi, tarpeeseen räätälöity järjestelmä. Kaikki tietopalvelut sosiaalityön ja perhepalveluiden tulosalueella keskitettiin yhteen, Abilita Sosiaalitoimeen, joka korvasi Vaasassa yhdeksän entistä, erillistä ohjelmaa!  - Tulosalueemme on todella laaja. Tarpeet eroavat eri osa-alueilla. Meillä on nyt räätälöity järjestelmä, joka soveltuu koko tulosalueellemme. Jos meillä oli prosessin aikana muutostoivomuksia järjestelmän toimintoihin ja rakenteeseen, Abilita reagoi nopeasti ja toteutti pyytämämme muutokset, Vaasan sosiaali- ja perhepalvelujen johtaja Erkki Penttinen toteaa tyytyväisenä.Pienessä on puhtia palvella paremminVaasan kaupungin IT-päällikkö Christer Levander on samalla linjalla. Abilitan etu kahteen muuhun tarjouksen jättäneeseen tuottajaan verrattuna on myös yrityksen pienempi koko. - Pienemmät toimittajat ovat joustavampia. Kaupungissa oli sellainen pelko, että Abilita pienempänä toimittajana ei pystyisi osallistumaan kansallisiin kehittämishankkeisiin ja ei näin ollen pysyisi mukana kehityksessä. Yhtiö on kuitenkin jo osoittanut, ettei ole syytä huoleen. - Pikemminkin päinvastoin. Se tosiasia, että pienempi toimittaja onnistuu toimittamaan vastaavan järjestelmän Vaasan kokoiselle kaupungille on vihje siitä, että suurempien toimittajien tulisi tarkistaa rutiininsa, toteaa Christer Levander. Hän tuo esille myös toisen konkreettisen seikan, jossa Abilitan onnistui päihittämään kilpailijansa. - Järjestelmän käyttäjätunnukset on integroitu järjestelmäämme. Toisin sanoen, kun käyttäjä kirjoittautuu sisään tietokoneelle, hän on heti valmis käyttämään järjestelmää. - Tämä toiminto säästää paljon aikaa, kun ei tarvitse luoda jokaiselle erillistä käyttäjätunnusta. Tämä on myös paljon turvallisempi ja mukavampi tapa käyttäjänkin kannalta, koska kirjautuminen järjestelmään tapahtuu heti tietokonetta käynnistettäessä, Levander kiittelee. På båda språken - naturligtvis!Abilitan kyky tarjoata palvelut ja sovellukset sekä suomeksi että ruotsiksi nähtiin etuna kaksikielisessä Vaasassa. - Olemme velvollisia palvelemaan asiakkaitamme heidän äidinkielellään. Abilitan järjestelmä toimii kitkattomasti molemmilla kotimaisilla kielillä. Kitkaton käyttöönottoKäyttöönotto jaettiin neljään vaiheeseen. Aikataulu oli tiukka. Ensimmäinen vaihe saatiin päätökseen toukokuussa 2007 ja viimeinen, neljäs vaihe toteutettiin lokakuussa. - Ensimmäinen vaihe, joka oli haastavin, meni todella hyvin. Silloin konvertoitiin kaikki tiedot vanhasta ohjelmasta. Tämä onnistui hienosti, ja kaikki toimeentulotuetkin saatiin järjestelmäuudistuksesta huolimatta maksuun ihan ajallaan,projektisihteeri Annika Hjorth kertoo. Hän painottaa, että jo ensimmäinen vaihe osoitti, kuinka käyttöönotto onnistuisi. Ensimmäiseen vaiheeseen osallistuneet olivat tottuneita tietokoneen käyttäjiä, jotka käyttävät tietokonetta päivittäin. - Kaikki ovat kehuneet järjestelmää ja olleet tyytyväisiä vaihdokseen. Abilitan järjestelmä on helppokäyttöinen ja loogisesti rakennettu, Hjorth kiteyttää käyttäjien kommentit. Tottuneella käyttäjällä kesti kuukaudesta puoleentoista kuukauteen oppia ohjelma. Ennen käyttöönottoa, mutta myös sen jälkeen, käyttäjät pystyivät harjoittelemaan eri toimintoja rinnakkaisesti toimivassa koulutusohjelmassa, joka asennettiin tietokoneisiin. - Kaikki käyttäjät saivat ennen käyttöönottoa koulutuksen, joka kesti puolesta päivästä kolmeen päivään käyttäjästä riippuen. Abilitan kaksikieliset kouluttajat ovat saaneet paljon kehuja työntekijöiltämme, mainitsee Hjorth. Lastensuojelu otti järjestelmän käyttöön projektin toisessa vaiheessa syksyn alussa. Kolmannessa ja neljännessä vaiheessa oli vuorossa kaupungin vammaisja psykososiaalinen sektori. - Silloin koulutettiin myös sellaisia käyttäjiä, jotka eivät aiemmin ole työssään käyttäneet tietokonepohjaisia järjestelmiä, Hjorth kertoo. Ja kehitys jatkuu...Noin 300 Vaasan kaupungin työntekijää käyttää nyt järjestelmää. Uusi järjestelmä eroaa edellisestä silläkin tavalla, että nyt tehtävät hoidetaan yhä useammin hiiriohjauksella. - Jotkut käyttäjistä olivat tottumattomia käyttämään hiirtä ja saivat hiirikäsivaivoja. Nyt olemme ostaneet rullahiiriä niille, jotka käyttävät ohjelmaa paljon työssään, Penttinen sanoo. - IT-toimittajat panostavat työntekijöihin, joilla on kokemusta julkiselta sektorilta. He ymmärtävät, millaisia ongelmia meillä voi olla. Kehitystyö helpottuu merkittävästi, kun toimittajat ymmärtävät millaisessa arjessa toimimme, Hjorth korostaa. Vaikkei ryhmä ole kokoontunut vielä kertaakaan ja ohjelma on ollut käytössä vain lyhyen ajan, sitä on jo ehditty päivittää. Uusi lastensuojelulaki edellytti uusia lomakkeita! - Palaute uudesta, päivitetystä versiosta on ollut positiivinen, Hjorth kertoo. Sosiaalityö- ja perhepalvelut -tulosalueella on Vaasassa lähemmäs 6000 asiakkuutta. Toimeentulotukea maksetaan yhtäjaksoisesti noin 3500 perheelle. Mittava uudistusprosessi uusine softineen, tietokoneineen, 19 tuuman näyttöineen sekä sijaisuuksineen henkilöstökoulutuksien aikana on maksanut Vaasan kaupungille 200 000 euroa. Teksti: Mikko Ollikainen Kuvat: Anna Koivisto, Mikko Ollikainen |
Käyttöönoton yhteydessä ilmeni myös pieniä ongelmia tekniikkapuolella. Ongelmat eivät aiheutuneet järjestelmästä vaan kaupungin verkkoyhteyksistä.